“Kom in contact met je klanten vóórdat ze in de problemen komen.”
Bij volmachthouder Aevitae is Wim Mols sinds 2015 teamleider debiteurenbeheer en administratie. De afdeling met zeven personen heeft diverse operationele taken, maar Wim is vooral aan boord gekomen om het debiteurenbeleid van de 221.000 verzekerden bij Aevitae in betere banen te leiden. Als professional is zijn grootste uitdaging het voorkomen van schuld. Precies daarom herkent hij zich zo goed in het streven van Janssen & Janssen naar een schuldenvrije maatschappij.
“Als volmachthouder moet je het beter doen dan je opdrachtgever”
In zijn verantwoordelijkheid als teamleider ziet Wim het als zijn primaire verantwoordelijkheid om het hele traject van nieuwe klant tot schade-afhandeling nog beter te organiseren. Daarbij is het leveren van maatwerk essentieel. Aevitae wordt daarvoor ook door haar opdrachtgevers ingehuurd. Dat heeft vooral met schaalgrootte te maken. In vergelijking met opdrachtgevers heeft Aevitae een kleinere omvang en dat maakt het mogelijk klanten individueel en optimaal te behandelen. “Wij zijn in staat om mee te bewegen met de markt en doen dit beter dan grote partijen.” Hoewel 221.000 verzekerden een fors aantal is, blijft het in verzekeringsland een bescheiden omvang. Juist dat biedt ruimte voor flexibiliteit op verschillende gebieden. Wim Mols: “Zo hebben we casemanagers in dienst waardoor we bijvoorbeeld ook bij kleinere, zakelijke klanten verzuimvraagstukken kunnen oplossen.”
Niet-kunners en niet-willers
Aevitae is een commercieel bedrijf. Het even heldere als eenvoudige uitgangspunt op de afdeling debiteurenbeheer is dan ook een zo laag mogelijk DSO (Daily Sales Outstanding). Juist in dat streven is een proactieve benadering van groot belang. Daarbij hebben alle betrokken partijen, zowel overheid als bedrijfsleven, een verantwoordelijkheid. Ook de debiteur zelf. Wim maakt nadrukkelijk een onderscheid tussen de niet-kunners en niet-willers. Het is vooral de eerste groep waar een tijdige helpende hand erger kan voorkomen.
Zorg voor goede analyse van je data
Ondanks het belang van samenwerking tussen verschillende partijen, kan privacywetgeving uitwisseling van gegevens in de weg staan. Dat neemt niet weg dat je ook door de juiste analyse van je eigen data al veel kunt doen. Wim geeft een voorbeeld: “Stel je signaleert dat iemand voor het eerst een tweede aanmaning krijgt, stuur dan geen derde, maar neem gelijk contact op om hulp te bieden. Met de kanttekening dat iemand daar wel voor open moet staan.”
Samenwerking maakt het verschil
Kortom, speel in op signalen die je in eigen systemen ziet en werk samen waar het kan. Een belangrijke rol is weggelegd voor de deurwaarder. “Wat Janssen & Janssen kan doen is meedenken en een echt partnership met ons aangaan. Helpen met aansturen aan de voorkant en het verbeteren van processen, zodat het aan de achterkant beter wordt.”
Wim is daarover zeer tevreden: “Het is een jonge, flexibele, deskundige en meedenkende club. Als ik een vraag stel: hoor ik nooit ‘dat gaat niet’, maar altijd ‘we gaan kijken hoe we het voor je kunnen oplossen’.”
Wees toegankelijk en zorg voor lage drempels
In de samenwerking met Janssen & Janssen kijkt Aevitae heel erg goed naar hoe en wanneer je wel of niet besluit juridische stappen te zetten. “Die processen zijn we in de samenwerking succesvol in beeld aan het brengen zodat we er ook echt op kunnen sturen.” Als we Wim vragen wat zijn advies is aan collega’s hoeft hij niet lang na te denken: “Zorg ervoor dat je als bedrijf toegankelijk bent voor je klanten. Zorg voor lage drempels.” Hij wil er als zorgverzekeraar zijn voor zijn klanten, maar spreekt ze ook tijdig aan als de situatie daarom vraagt. Niet agressief najagen van onbetaalde rekeningen, maar op een intelligente manier een helpende hand bieden daar waar het kan. Zo maak je een goede start op weg naar een schuldenvrije maatschappij.
