Bij factuurfraude vissen criminelen facturen uit de brievenbus. Vervolgens wordt alleen het rekeningnummer gewijzigd. De argeloze ontvanger maakt het geld ten slotte over naar de rekening van de crimineel. Met de tips van de Fraudehelpsdesk kunt u voorkomen dat u de dupe wordt van factuurfraude én factuurfraude herkennen.
Factuurfraude voorkomen
- Wijkt een rekeningnummer op een factuur af, neem dan altijd contact op met uw eigen contactpersoon bij de leverancier. Doe dat via het bij u bekende telefoonnummer en niet via het nummer dat op de factuur wordt genoemd.
- Check ook of nieuwe contactpersonen inderdaad voor het betreffende bedrijf werken. Ook hier weer via het u bekende telefoonnummer van deze leverancier.
- Maak één medewerker binnen uw organisatie verantwoordelijk voor het, indien nodig, aanpassen van bankrekeningnummers en zorg dat deze persoon de risico’s kent.
- Klik voor het beantwoorden van mail met uw klanten of leveranciers nooit op ‘reply’, maar selecteer het adres van de ontvanger altijd uit uw eigen adressenbestand.
- Beveilig uw mailserver goed en maak gebruik van een antivirussysteem. Laat uw personeel regelmatig hun inloggegevens aanpassen en zorg ervoor dat ze gebruikmaken van ‘sterke’ wachtwoorden.
- Geef enkele medewerkers toegang tot die schijven op uw server waar de facturatiesoftware op staat. Wijs hen vervolgens op de gevaren van virusaanvallen.
- Krijgt u een papieren factuur? Vraag voor de zekerheid een digitale versie zodat u die kunt vergelijken met de papieren factuur.
- Controleer het document voordat u de factuur betaalt. Kijk goed naar het rekeningnummer. Is hier gewerkt met Tipp-Ex, ziet u een stempel of een sticker? Neem dan contact op met de afzender. Zo kunt u checken of de factuur en het rekeningnummer kloppen.
- Als u contact opneemt met de afzender, gebruik dan de contactgegevens van de website die bij u bekend is. Wellicht hebben de fraudeurs op de factuur ook de contactgegevens of andere informatie aangepast.
- Controleer of de afzender van een verdachte factuur wordt gemeld bij de Fraudehelpdesk.
Kijk op de website van de Fraudehelpdesk voor meer informatie over factuurfraude, voor het herkennen van factuurfraude of wat u kunt doen als u de dupe bent van factuurfraude.
Bron: Bouwend Nederland / Fraudehelpdesk.nl
