Datamanagement richt zich op het opslaan, beschikbaar houden en veiligstellen van gegevens. Belangrijk, want u heeft betrouwbare data nodig voor het correct factureren van uw klanten en bijvoorbeeld voor het afleveren van bestellingen op het juiste adres.
Het doel van datamanagement is dus problemen (en daardoor vaak omzetderving) als gevolg van fouten in data te voorkomen. Maar het gaat veel verder dan dat. Wist u dat u uw klanten langer kunt behouden en meer kunt verkopen door data goed te managen?
Het belang van datamanagement
Als we het hebben over datamanagement, hebben we het over ‘actuele dynamische data’ (van nu) en ‘statische historische data’ (van vroeger). Actuele data zijn van belang voor uw dagelijkse processen, zoals het afleveren van goederen op het juiste adres. Bij statische data gaat het enerzijds om zaken als compliance (sommige gegevens bent u wettelijk verplicht te bewaren), maar ook om gebruik voor marketingactiviteiten als cross-sell, up-sell en loyaliteitscampagnes. U kunt de gegevens ‘van vroeger’, zoals aankoopgedrag of klikgedrag op uw website, immers analyseren. Daardoor kunt u een nauwkeurig klantbeeld krijgen en op basis daarvan uw marketing efficiënter inrichten. Hoe beter u uw klant kent, hoe beter u kunt inspelen op zijn behoeftes – en hoe meer u verkoopt.
Wat maakt het vaak lastig?
Bij goed datamanagement komen vijf onderwerpen aan de orde die zowel gericht zijn op actuele als op statische data: compliance, beheer, opslag, back-up en herstelmogelijkheden. De meeste bedrijven zoeken daarvoor de oplossing in decentrale datasystemen die verspreid over het bedrijf worden bijgehouden. Gegevens worden daardoor vaak meerdere keren ingevoerd, wat de foutgevoeligheid vergroot. Er ontstaat een ongecontroleerde groei van informatie – en gegevens worden niet gesynchroniseerd of gecontroleerd. Zo wordt de kans steeds groter dat facturen of pakketten niet aankomen (bij fouten in dynamische data) en dat beleidsbeslissingen worden genomen op basis van verkeerde analyseresultaten (van statische data).
Hoe moet het dan wel?
Als u uw database centraliseert of er minimaal voor zorgt dat gedecentraliseerde databases communiceren met een centraal systeem, weet u zeker dat iedereen met dezelfde gegevens werkt. Een beheerder kan er vervolgens voor zorgen dat alle gegevens correct worden ingevoerd en regelmatig worden geactualiseerd. Steeds vaker worden hiervoor ‘as a service’-oplossingen aangeboden. Dit zijn oplossingen voor de meest uiteenlopende (zakelijke) problemen die via de cloud worden beheerd. Zo is er ook een oplossing genaamd ‘Datamanagement as a Service’ – kortweg DMaaS of DaaS. Dit heeft enkele belangrijke voordelen:
- Voor ieder bedrijf. DMaaS kan als maatwerk worden aangeboden en daardoor ingezet worden door grote én kleine bedrijven – van administratiekantoren tot fietsenmakers en kinderdagverblijven.
- Voordelig. Koopt u een database, dan is dat de oplossing waarmee u het moet doen. Werkt u ‘in the cloud’ dan kan de database met u meebewegen. Moeten er tijdelijk extra veel medewerkers gebruik van maken, bijvoorbeeld door een piekverkoop tijdens de feestdagen? Dan kan dat zonder dat de database vastloopt. En maakt u snelle groei door of moet u reorganiseren omdat het juist even tegenzit? Dan is extra of minder opslagcapaciteit eenvoudig geregeld. DMaaS werkt dus niet alleen efficiënt, u merkt het uiteindelijk ook in uw portemonnee doordat u niet iedere keer een nieuwe database hoeft aan te kopen of door IT-experts hoeft te laten aanpassen als er iets in de capaciteitsbehoefte van uw bedrijf verandert.
- Veilig. Als data in een cloud worden opgeslagen, gebeurt dat buiten uw bedrijfspand. Dat heeft als voordeel dat zelfs als het ergste gebeurt (uw pand stort in of brandt af), alle gegevens nog beschikbaar zijn. Uw bedrijf blijft daardoor aan compliance eisen voldoen en kan snel de draad weer oppakken. Aanbieders van DMaaS oplossingen hebben bovendien beveiligingsexperts in dienst die ervoor zorgen dat ongewenste gasten nooit toegang tot uw gegevens kunnen krijgen.
Meer informatie
Lees ook onze andere artikelen om meer te weten te komen over de stappen voor datamanagement die u doorloopt en hoe u datamanagement kunt invoeren. Lees daarnaast ook deze ePaper, waarin u onder andere een overzichtelijk stappenplan vindt.
Bron: Graydon Blog
