Als credit managers besteden we veel aandacht aan onze eigen positie. En terecht. Maar laten we eens in de rol stappen van ‘de tegenpartij': onze klant. Stel, we hebben goederen of diensten gekregen, en de factuur ontvangen. Daarop staat van alles vermeld, onder andere de vervaldag. Betalen we die factuur op tijd en of juist niet? En waarom?
Waarom op tijd betalen?
Bekijken we eerst even de positieve invalshoek. In elke omstandigheden zullen we goede redenen vinden om tijdig te betalen?
Goede relatie met de leverancier is belangrijk
Als een goede relatie met de leverancier zeer belangrijk is, kan het wellicht beter zijn alle afspraken zo correct mogelijk na te komen. De leverancier die ons van op maat gemaakte onderdelen voorziet, waarbij ons bedrijfsproces van frequente leveringen afhankelijk is, kan zeker als strategisch worden beschouwd. Omgekeerd zal het voor deze leverancier niet mogelijk zijn de voor ons geproduceerde goederen aan een andere klant te verkopen.
Er is dan ook sprake van een wederzijdse afhankelijkheid, en dat kan ervoor zorgen dat de gebruikelijke oorzaken van te late betaling niet aan de orde zijn. Tevens zal de leverancier ervoor zorgen dat de geleverde goederen voldoen aan de afgesproken specificaties, zodat er ook op dat vlak weinig aanleiding kan zijn om niet te betalen.
De leverancier heeft het financieel moeilijk
Soms kan het nuttig zijn een leverancier die het moeilijk heeft, wat extra te ondersteunen. Dat is uiteraard alleen mogelijk als we zelf over voldoende liquide middelen beschikken. Veel zal hierbij afhangen van de omstandigheden. Het belang van de leverancier vandaag, maar ook het toekomstig samenwerkingspotentieel. Snel betalen zal een blijk van bereidheid tot verdere samenwerking zijn. Het kan overigens nuttig zijn de leverancier daar ten gepaste tijde (al dan niet discreet) op te wijzen.
De leverancier heeft een zeer strikte incassopolitiek
We weten uit ervaring dat er nog steeds vrij veel ondernemingen zijn waar credit management nog niet echt proprofessioneel wordt uitgevoerd. Vaak heeft dat te maken met een verkeerd beeld van de klantrelatie: men gaat ervan uit dat een strikt incassobeleid de relatie op het spel zet. In de praktijk blijkt dat vaak veel minder sterk dan gedacht. Veel klanten vinden het niet meer dan normaal dat de leverancier erop aandringt de overeengekomen betalingstermijnen te respecteren. Als we dan ook met een leverancier te maken hebben van wie we weten dat hij op een correcte naleving van de afspraken staat, kan dat een reden zijn hem stipt te betalen.
Korting contant
Als we een riante korting voor contante betaling kunnen krijgen, is evident dat we daarvan gebruik moeten maken. Een korting van 2% voor betaling binnen de 10 dagen, die tegenover een normale betalingstermijn van 60 dagen zou staan, betekent voor ons als klant een investering met een rendement op jaarbasis van 2/98*360/50 = 14,7% (bij correcte berekening met samengestelde interest komt het zelfs op 15,7%). In de crisisperiode van de jongste jaren hebben vrij veel leveranciers stevige kortingen (soms zelfs tot 4 à 5%!) aangeboden. Bovendien gaat het om een investering met een hoog rendement en zonder risico, dus moeilijk te evenaren.
Waarom niet op tijd betalen?
Anderzijds kunnen we een aantal redenen bedenken om een factuur (nog) niet te betalen.
Onduidelijkheid over de afgesproken betalingstermijn
Als we vaststellen dat onze leverancier op de factuur uitpakt met een betalingstermijn die niet overeenkomt met onze aankoopvoorwaarden, kan hier snel en accuraat op gereageerd worden – althans indien de betalingstermijn korter is dan de onze. In dat geval moet zeker aan de leverancier duidelijk gemaakt worden (liefst op formele en expliciete manier) dat de vermelde betalingstermijn niet overeenstemt met de afgesproken termijn. Dat wordt moeilijk als deze termijn nergens expliciet is vastgelegd en door de leverancier aanvaard. Gewoon de factuur betalen kan worden uitgelegd als een aanvaarding van de vermelde betalingstermijn.
Geleverde goederen en diensten waren niet in orde
Bij betwistingen is evident dat we de factuur niet zonder meer zullen betalen. Ook hier is duidelijk dat het zorgvuldig formuleren van de betwisting nodig is. Pas bij de eerste aanmaning aandraven met een probleem dat nooit vooraf gesignaleerd werd, zal in ons nadeel kunnen werken. Dus: bij een probleem met de geleverde goederen of diensten liefst zo snel mogelijk reageren. Ook problemen met de factuur (verkeerde vermelding, verkeerde prijs, ….) moeten meteen worden gemeld.
We zitten krap in het geld en kunnen niet betalen
Als we krap bij kas zitten, kan het nuttig of nodig zijn uitgaande kasstromen een beetje uit te stellen. In welke mate we daarbij open kaart spelen, zal van verschillende factoren afhangen. Om te beginnen is er de financiële situatie van de leverancier en onze wederzijdse relatie. Als de leverancier zelf ruime financieringsmogelijkheden heeft, en dus in staat is een tijdje te wachten op zijn geld, kan het nuttig zijn ons probleem openlijk te bespreken – vroeg of laat wordt het hem toch duidelijk. De vertrouwensband die daarbij ontstaat, kan zeer nuttig zijn in de toekomst.
We hebben wel voldoende cash maar willen nog niet betalen
De goedkope financiering die we van onze leveranciers kunnen krijgen, zal – zeker in crisistijden – heel wat ondernemingen in de verleiding brengen om leverancierskrediet te beschouwen als een goedkoop alternatief voor de dure bankfinanciering. Zeker als we vermoeden of weten dat de leverancier het niet hard zal durven spelen, kan het rekken van de betaling aantrekkelijk zijn. In sommige gevallen zullen we proberen een bijkomend excuus te verzinnen, maar er zijn ook gevallen bekend waarin dat niet eens nodig is. Zo is in België in april 2009 in de pers een opmerkelijke aankondiging verschenen: AB Inbev, de Belgisch-Braziliaanse brouwer, had besloten voortaan alle leveranciers te betalen na 120 dagen… en kwam daar openlijk voor uit. De Belgische overheid heeft nog onderzocht wat ertegen kon worden gedaan, maar dat bleek weinig te zijn. Als je geen machtspositie hebt, moet het spel misschien iets subtieler worden gespeeld, maar de ‘normale' betalingstermijnen een beetje uitbreiden zal vaak wel kunnen. Hierbij kunnen allerhande trucs worden toegepast. Verplichte vermelding van een bestelnummer biedt zeker mogelijkheden, zeker als we wel eens slordig omspringen met het doorgeven ervan of met aanpassingen van bestellingen. Onidentificeerbare betalingen zijn ook soms nuttig, zij het in de praktijk vaak moeilijker toe te passen als we een strikte organisatie hebben.
Onze organisatie is zo chaotisch dat we niet tijdig kunnen betalen
Een merkwaardig argument. Toch hoor ik (en ik zal niet de enige zijn) soms beweren dat 'in onze onderneming geen enkele factuur binnen 60 dagen betaald kan worden, want zolang duurt het om alle administratieve echelons en goedkeuringsniveaus te doorlopen.' Een vrij potsierlijke redenering, want je bent óf een extreem slecht georganiseerde (kleine?) organisatie – en dan is het aantal beslissings- en goedkeuringsniveaus zo laag dat je niet veel tijd nodig hebt om alle handtekeningen te verzamelen. Óf je bent een grotere organisatie en dan is de kans groot dat je met een mooi geïntegreerd ERP-systeem werkt. De autorisatie kan dan in een mum van tijd worden gerealiseerd.
Conclusie
Uit deze beperkte en eenvoudige overwegingen kunnen we toch enkele conclusies trekken. De mate waarin en de volgorde waarin leveranciers betaald worden, wordt onder andere bepaald door:
– het belang van de goede samenwerking klant/leverancier;
– de financiële situatie van de klant;
– de strengheid van ons incassoproces;
– de duidelijkheid en volledigheid van de gemaakte afspraken;
– de machtsverhouding tussen klant en levera
ncier;
– de betalingsmoraal van de klant.
Het kan voor een credit manager nuttig zijn om eens in de huid te kruipen van de verantwoordelijke voor de uitgaande betalingen. Wellicht kan dat helpen om vast te stellen welke van de bovenstaande elementen een belangrijke rol spelen, en aldus bepaalde beslissingen en prioriteiten bij onze eigen klanten beter te begrijpen. Dus: morgen allemaal even langsgaan bij de collega's van Accounts Payable en bekijken hoe zij hun beslissingen nemen!
Bron: De Credit Manager
