Hoeveel aanmaningen verstuurt u om uw klanten te herinneren aan de betaling van uw facturen? In de praktijk zijn er bedrijven die tot vijf aanmaningen sturen. Maar het is effectiever om nooit meer dan twee rappelbrieven te sturen. Waarom?
Ervaring leert dat de meeste reacties pas volgen na de eerste en de laatste aanmaning. Sommige klanten zijn inderdaad uw factuur uit het oog verloren en maken het goed nadat u hen daaraan herinnert; andere komen pas in actie als u hen erop wijst dat het hun laatste herinnering is en dat er daarna kosten en interesten worden aangerekend. Waarschijnlijk betalen ze pas dan uw factuur.
Deze reactie is niet helemaal onbegrijpelijk. Veel bedrijven hebben een beleid ontwikkeld om zo laat mogelijk te betalen. Daarin hoeft u echter niet mee te gaan.
Dat klanten zo reageren, is niet helemaal onbegrijpelijk. Heel wat bedrijven hebben een beleid ontwikkeld om zo laat mogelijk te betalen. Maar wil dat zeggen dat u hierin moet meegaan? Wil dit ook zeggen dat alle rappelbrieven vóór uw laatste aanmaning geen zin hebben?
Tip 1. Bel alleen uw belangrijkste klanten
Een goed debiteurenbeheer bestaat niet alleen uit aanmaningen per e-mail en per brief. Het is van belang om uw rappels te combineren met telefonische interventies. Bellen is echter een duur en de meeste medewerkers doen het ook niet graag. Veelal deze taak wordt afgeschoven op iemand van de boekhouding. Die moet dan maar die lastige telefoontjes erbij nemen. Helaas zijn deze medewerkers er meestal niet voor opgeleid. Ze hebben niet de nodige bagage om zich te verweren tegen de vaak mondige debiteuren die de meest originele uitvluchten uit hun mouw schudden. Het zijn dan ook geen eenvoudige en inderdaad geen aangename gesprekken.
80/20-regel in debiteurenbeheer
Toch kan telefonisch debiteurenbeheer erg efficiënt zijn. Het is namelijk de enige vorm van communicatie op afstand waarop u meteen reactie krijgt. Bij een telefoongesprek weet een getrainde medewerker snel waarom iemand niet betaalt. Wil hij niet of kan hij niet? Daarop kunt u uw verdere incassostrategie afstemmen. De 80-20-regel kan u helpen bij uw debiteurenbeheer. Deze regel zegt dat 80% van al uw uitstaande bedragen worden gedragen door 20% van uw debiteuren. Door deze wet te volgen, hoeft u niet iedereen te bellen. Focus u daarentegen op die 20%. Of om het in termen van debiteurenbeheerders te omschrijven: bel eerst de debiteuren met het hoogst openstaande bedrag. Beslis vervolgens hoeveel inspanningen u wilt doen voor de kleinere bedragen.
Tip 2. Beperk u tot twee aanmaningen
De snelheid van handelen is essentieel in een goed debiteurentraject. We hebben u al eerder uitgelegd waarom u maar beter werk maakt van uw incasso. Laat openstaande facturen niet onbehandeld. Als u met een debiteur afspraken heeft gemaakt, geef er dan ook meteen gevolg aan. Een korte opvolging is noodzakelijk voor het succes van uw incasso. Daaruit blijkt meteen ook dat vijf rappelbrieven onzin zijn. Stuur er voortaan nog twee: een eerste en een laatste brief. Dat is meer dan genoeg.
Klant kreeg voldoende kansen
Met een factuur, enkele telefonische incassogesprekken en twee aanmaningen heeft uw klant genoeg kansen gekregen om te betalen. Bovendien rekenen bedrijven meestal geen kosten en intresten, terwijl uw cost of collections wel hoog oploopt.
Wees daarom niet de speelbal van uw klanten. Besteed uw openstaande facturen binnen 90 dagen na de vervaldag uit aan een externe partij. En het liefst nog vroeger, want hoe vroeger, hoe groter de kans op recuperatie. Verlengt u het incassoproces, dan verliest u uw geloofwaardigheid.
U kunt uw kosten laag houden door uw intern en uw extern proces aan elkaar te koppelen. Zo kan het incassobureau bijvoorbeeld verder bouwen op de escalatie die u in uw aanmaningstraject integreert. Het bureau hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen. Ook uw incassopartner begint in minnelijke fase, maar zal de escalatie verderzetten en verandert indien nodig van identiteit. Bijvoorbeeld door de inschakeling van een deurwaarder of een advocaat.
Wat moet u nog weten over uw incassotraject?
De hoogste escalatievorm is als u naar de rechtbank gaat. Advocaten willen zich 100% indekken door bijvoorbeeld een aangetekende brief te sturen. Maar dit is eigenlijk niet nodig. Onze jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat geen enkele rechter vraagt om een aangetekende brief voor te leggen. Door de combinatie van uw intern en het extern traject via uw incassopartner, heeft u voldoende bewijs dat er acties ondernomen zijn. U moet wel kunnen aantonen dat u voldoende actie heeft ondernomen, wat uw CRM-systeem ongetwijfeld eenvoudig en automatisch bijhoudt.
Deze blog schreef ik uit mijn ervaringen met onze klanten. Maar ik sta open voor andere meningen, vragen of opmerkingen. Hoe ziet uw incassotraject eruit? Aantal brieven, aantal incassogesprekken, duur van het traject? Laat gerust een reactie achter. Ik hoor het graag.
Bron: Graydon Blog
