Veel organisaties verwerken betalingen in een apart systeem, los van hun debiteurenbeheer oplossing. Dit lijkt op het eerste gezicht logisch: afdeling A beheert de betalingen en afdeling B richt zich op openstaande facturen en klantcontact. Maar deze scheiding brengt onnodige complexiteit en risico’s met zich mee. In dit artikel bespreken we waarom deze werkwijze onterecht nog steeds de standaard is en welke voordelen een geïntegreerde aanpak biedt.
De traditionele aanpak: aparte systemen voor betalingen en debiteurenbeheer
In veel organisaties wordt met verschillende systemen gewerkt. De betalingsverwerking vindt plaats in een financieel (boekhoud)pakket of via een aparte betaalverwerkingsoplossing terwijl herinneringen, aanmaningen en klantcontact vaak via een debiteurenbeheersysteem worden geregeld.
Hierdoor ontstaat een situatie waarin afdeling A betalingen verwerkt door deze te koppelen aan openstaande facturen, waarna vervolgens afdeling B op de hoogte moet worden gebracht van de wijzigingen in het openstaande bedrag van de klant. Dit kan leiden tot vertragingen en fouten. Bijvoorbeeld wanneer betalingen te laat worden verwerkt. Klanten ontvangen dan bijvoorbeeld onterecht een betalingsherinnering, wat leidt tot extra klantcontact (en dus extra kosten), piekbelasting voor je medewerkers en langere wachttijden voor je klanten.
Andersom kunnen er bij afdeling B bijvoorbeeld afschrijvingen plaatsvinden of boeterentes en andere toeslagen worden toegepast, waar afdeling A van op de hoogte moet worden gebracht. Nu kun je systemen natuurlijk met elkaar integreren, maar dat blijft een uitwisseling van informatie. Bovendien is zo’n uitwisseling door de integratie beperkt tot wat de integratie kan en veelal niet realtime, waardoor je meerdere waarheden en communicatie rondom het systeem behoudt.
Waarom werken bedrijven nog steeds met aparte systemen?
De belangrijkste reden is historisch gegroeid: veel financiële afdelingen hebben van oorsprong hun boekhoudsysteem – inclusief betaalverwerking – ingezet voor debiteurenbeheer. Daarbij is de financiële administratie ook leidend voor veel andere processen die niet direct aan debiteurenbeheer gerelateerd zijn.
Zodra de eisen die gesteld worden aan debiteurenbeheer de financiële administratie overstijgen, wordt er een apart pakket of systeem aangeschaft. Vaak met als resultaat dat de betaalverwerking achterblijft in de financiële administratie.
Hiermee ontstaat ook de noodzaak om beide omgevingen te koppelen, waarbij de verschillende afdelingen werkzaamheden verrichten in hun eigen systeem, binnen dezelfde order to cash-keten.
Een andere belangrijke oorzaak waarom er in verschillende systemen wordt gewerkt, is dat er vaak wordt gedacht dat het niet anders kan. Er is nog weinig ervaring met en bewustzijn van de mogelijkheden van een geïntegreerde aanpak waarbij de verschillende afdelingen gezamenlijk in één geïntegreerde creditmanagementoplossing werken.
En tot slot is er vaak ook sprake van terughoudendheid (of misschien zelfs angst?) om processen te verbeteren die de primaire geldstroom raken. Juist omdat het de cashflow raakt en er meerdere afdelingen bij betrokken zijn.
De voordelen van een geïntegreerd platform
Een oplossing waarin betaalverwerking en debiteurenbeheer zijn geïntegreerd, zorgt voor één centrale creditmanagement-waarheid met realtime informatie-uitwisseling en minder IT-complexiteit en afhankelijkheden. Dit heeft grote voordelen:
- Betere interne- en klantcommunicatie (ook via het klantportaal of app) doordat je altijd realtime inzicht hebt in de status van je klant en het proces.
- Een groter deel van de klantvragen kan direct beantwoord worden.
- Een solide en complete basis met minder IT-complexiteit is randvoorwaardelijk voor slimme en datagedreven end-to-end automatisering van het creditmanagementproces (het ‘one touch’-principe)
- Efficiënter debiteurenbeheer met minder fouten en verstoringen. Hiermee voorkom je (dus) samenhangende herstelkosten.
- Minder klantvragen en disputen zorgen voor snellere betalingen.
Naast deze directe business voordelen zijn er ook IT-voordelen. Door minder IT-complexiteit zijn er minder kosten voor beheer, onderhoud en wijzigingen en is er geen noodzaak meer voor aanvullende IT zoals subadministraties in Excel of RPA. Bovendien kan de financiële administratie weer ‘lean en mean’ ingericht worden voor haar kerntaak.
Conclusie
Hoewel aparte systemen voor verschillende afdelingen de norm is, is deze werkwijze niet optimaal. Een geïntegreerde creditmanagementaanpak vermindert fouten, verhoogt de efficiëntie, verlaagd de kosten, versnelt processen en verbetert de klantrelatie.
Bron: FIQAS
