Vanaf 1 september 2017 moeten advocaten bij de rechtbanken Midden-Nederland en Gelderland in civiele vorderingszaken met een belang vanaf 25.000 euro digitaal procederen. Rechter Dory Reiling, vanaf het allereerste begin nauw betrokken bij het vormgeven en invoeren van de digitale procesgang in civiel recht, geeft antwoord op vragen die mogelijk bij advocaten leven.
Wat is uw advies aan advocaten als zij zich moeten voorbereiden op de eerste zitting die digitaal is aangebracht?
Dory Reiling: ‘In de eerste plaats: neem een eigen laptop of tablet mee naar de zitting. Controleer voor de zitting of er nog nieuwe stukken aan het dossier zijn toegevoegd, en download het hele dossier op de laptop. Zo heb je de laatste stand van zaken steeds bij de hand. Eventuele spreekaantekeningen kunnen voor, maar eventueel ook tijdens of na de zitting aan het dossier worden toegevoegd door die te uploaden. Verder raad ik advocaten aan hun schermbeveiliging tijdens de zitting uit te zetten. Dan gaat tijdens de zitting niet opeens het scherm op zwart.’
Welke apparatuur en software hebben advocaten minimaal nodig hebben om digitaal te kunnen procederen?
‘Om Mijn Rechtspraak te gebruiken is alleen een computer nodig met een internetverbinding. Advocaten loggen in met hun advocatenpas. De andere manier om digitaal te procederen, is via het Aansluitpunt Rechtspraak. Dan wordt vanuit de eigen kantoorautomatisering rechtstreeks gecommuniceerd met de rechtbank.’ (Meer uitleg: Digitaal procederen via Aansluitpunt Rechtspraak of Mijn Rechtspraak?)
Waar moeten advocaten aan denken bij het uploaden van documenten in het digitale zaaksdossier? Worden er bijvoorbeeld eisen gesteld aan de naamgeving?
‘Goede naamgeving is belangrijk, want daarmee kan de rechter snel zien hoe het dossier in elkaar zit. Voor bewijsstukken heeft de rechtspraak met de Nederlandse Orde van Advocaten, de NOvA, een afspraak gemaakt. De naam luidt: bewijsstuk, afkomstig van, en een volgnummer. Het voorschrift is ook te vinden in het civiele procesreglement.’
‘Belangrijk is verder om te weten is dat documenten het pdf-formaat moeten hebben. Dit formaat zorgt ervoor dat het document niet zomaar kan worden gewijzigd. Praktisch alle kantoorsoftware kan een tekstdocument, bijvoorbeeld een word-document, omzetten naar een pdf-bestand.’
Heeft u nog overige tips & tricks?
‘Mijn Rechtspraak is een communicatieplatform, géén werkomgeving. Via Mijn Rechtspraak wordt informatie uitgewisseld. Zorg ervoor dat de informatie die via Mijn Rechtspraak naar het gerecht gaat, van tevoren klaar is gemaakt. Als de procesinleiding in een word-document staat, dan zijn de onderdelen makkelijk te knippen en plakken in het formulier in Mijn Rechtspraak. Wie via het Aansluitpunt werkt, volgt de voorschriften van de eigen kantooromgeving. Die kan per provider verschillen.’
‘Verder: ’in het openbare zaakverloopregister op rechtspraak.nl (de pagina www.rechtspraak.nl/zaakverloopregister gaat donderdagavond 31 augustus 2017 live), is op elk gewenst moment de actuele stand van een zaak te zien en wanneer termijnen verlopen. Om dit te kunnen zien, hoeft alleen het zaaknummer te worden ingevoerd. Zo kan met behulp van het zaaknummer een zaak geobserveerd worden.’
‘Een derde tip: We krijgen veel vragen over storingen die kunnen optreden vlak voor een termijn verloopt. Mijn advies: laat het daar niet op aan komen! Als het een advocaat niet lukt op tijd stukken aan te bieden en de oorzaak ligt bij hem, dan is dit het risico van de advocaat.’
Is op www.rechtspraak.nl te zien of er storingen zijn?
‘Er is een speciale pagina gemaakt waarop actuele storingen en gepland onderhoud staat. Deze pagina is altijd up to date, zodra er een storing bekend is, is dat op deze pagina te zien. Verder is er een pagina Wat te doen bij onderhoud en storingen. Op die pagina staat ook informatie wanneer er sprake is van verschoonbare termijnoverschrijding en wat een advocaat dan moet doen. Verder wijs ik graag op de mogelijkheid een abonnement te nemen op RSS-meldingen over storingen. Er zijn verschillende RSS-feeds beschikbaar. Het is mogelijk alle storingen binnen te krijgen, maar ook per rechtsgebied.’
Is al bekend wanneer het ook bij de andere rechtbanken verplicht wordt in civiele vorderingszaken vanaf 25.000 euro digitaal te procederen?
‘Nee, dat is nog niet precies bekend. In juni werd digitaal te procederen in asiel- en bewaringszaken verplicht bij alle rechtbanken. Dat loopt heel goed. De stap die we nu zetten is de tweede. Als die ook goed verloopt, dan kan in het voorjaar van 2018 de volgende stap worden gezet: dan wordt digitaal procederen in civiele vorderingszaken vanaf 25.000 euro verplicht bij alle rechtbanken. De minister van Veiligheid en Justitie moet hiervoor een Koninklijk Besluit laten nemen. De Rechtspraak adviseert de minister hierover. We hebben er bewust voor gekozen in fasen te werken. Zo leren we telkens van de vorige fasen, en is de kans op succes voor elke nieuwe fase het grootst.’
Als advocaten er niet uit komen, kunnen ze dan ergens terecht met vragen?
‘Ja, het Rechtspraak Servicecentrum (RSC) is speciaal opgericht om externe vragen te beantwoorden. Medewerkers zijn van 8 uur ’s morgens tot 20 uur ’s avonds en ook op zondagmiddag en zondagavond van 16 tot 20 uur bereikbaar voor hulp. RSC-medewerkers zijn er op getraind om advocaten door procedures heen te leiden en problemen snel op te lossen. Zij kunnen het zaakverloop zien, maar hebben natuurlijk geen toegang tot de informatie over het geschil zelf. Het RSC is bereikbaar via telefoonnummer 088 – 361 61 61. Ook kunnen vragen worden gesteld via Facebook.com/rechtspraak en Twitter (@RechtspraakNL ). Het RSC scoort een 8,5 op klanttevredenheid. De gebruikers zijn dus zeer tevreden over de hulp die ze van het RSC krijgen.’
Bron: de Rechtspraak
