U doet zaken met veel meer bedrijven dan u denkt. Daardoor is de kans dat u betrokken raakt bij omkoping, kinderarbeid en witwassen ook groter dan u denkt. Want zelfs de leveranciers van uw leveranciers hebben invloed op de reputatie van uw bedrijf. Zo zag menig kledingmerk zijn omzet verdampen zodra bekend werd dat die kleding (deels) door kinderhandjes werd gemaakt. Vaak bleek de leverancier de opdracht stiekem doorgeschoven te hebben naar ‘foute’ ateliers. Desondanks lieten de meeste consumenten de winkel de eerste paar maanden links liggen. Met een flinke winstdaling tot gevolg. In dit blog vindt u de bouwstenen om reputatieschade te voorkomen.
Door de toenemende druk vanuit de media en social media zijn steeds meer bedrijven zich bewust van het belang goed bij te houden met wie ze eigenlijk zakendoen of willen doen. Maar hoe achterhaal je dat? Met een third party due diligence-beleid. Hierbij onderzoekt u alle partijen die niet direct klant of leverancier zijn, de keten dus. Na afloop van dit onderzoek weet u precies met wie u zakendoet en of het u (op termijn) mogelijke problemen oplevert. Die wetenschap kan u dus een hoop omzetderving besparen.
Het optuigen van een third party due diligence-beleid mag dan ook eigenlijk geen kostenpost worden genoemd, eerder een slimme investering. We geven u 4 redenen waarom zo’n proces bijdraagt aan de groei van uw bedrijf.
1. Kosten drukken
We gaan er in dit voorbeeld even van uit dat u ieder jaar 50 nieuwe relaties aangaat. En daar zit dan – in het meest gunstige geval – slechts één rotte appel tussen. Toch zorgt die ene partij wel voor een boel narigheid. Denk aan niet op tijd leveren, verhalen in de media over omkoping en dubieuze tussenpersonen die ineens opduiken bijvoorbeeld. Maar door het contract is snel afscheid nemen er niet bij. U bent als bedrijf dan onevenredig veel tijd, geld en middelen kwijt aan die ene partij die door de voordeur is komen binnenwandelen. Een third party due diligence-beleid had u deze ellende bespaard. De alarmbellen waren dan al bij de screening gaan rinkelen namelijk.
2. Smetteloze reputatie
Bedrijven doen graag zaken met partijen die ze kunnen vertrouwen. Wetende dat u uw compliance-zaken goed op orde heeft, zijn ze eerder geneigd met u in zee te gaan. Die bedrijven hoeven dan zelf geen extern onderzoek te doen naar andere partijen in de keten, dat heeft u immers al uitgevoerd. Dit imago zingt rond in de markt en levert op den duur nieuwe klanten op. En nieuwe klanten betekent extra omzet.
3. Efficiënter sales bedrijven
Salesafdelingen stoppen doorgaans veel tijd en energie in het benaderen van prospects. Screenen gebeurt meestal pas wanneer zo’n potentiële klant op het punt staat de handtekening onder het contract te zetten. Waarom eigenlijk niet eerder? Breng elk half jaar in kaart welke prospects er goed voor staan op de factoren die u belangrijk acht. Het lijstje prospects waar accountmanagers mee aan de slag gaan, wordt op die manier een stuk waardevoller. Zij richten hun aandacht immers niet meer op rotte appels.
4. Bestaande relaties verduurzamen
Ook binnen uw relatiebestand verandert er het nodige. Stel, de oprichter van één van uw leveranciers is 67 en draagt het stokje binnenkort over aan zijn zoon. Die blijkt in het verleden al een keer in verband te zijn gebracht met fraude en heeft destijds geschikt met het OM. Voldoende aanleiding om af te vragen: hoe gaan wij hier mee om? Contracten wijzigen? Voorwaarden aanscherpen? Misschien is het wel tijd om afscheid van elkaar te nemen, voordat het echt tot problemen leidt. Relaties monitoren is een continu proces en het zorgt ervoor dat u altijd in control blijft.
Intrinsieke motivatie
Er zijn dus voldoende redenen waarom het loont om third party due diligence stevig te verankeren in uw bedrijfsvoering. Meteen meer omzet levert het weliswaar niet op, op de lange termijn heeft deze strategie zich in veel organisaties al bewezen. U wilt immers niet in aanraking komen met zaken als oplichting, omkoopschandalen of kinderarbeid. Bovendien past dit denken in de huidige tijdsgeest waar alleen winst niet meer voldoende is om je als bedrijf staande te houden. Klanten hechten steeds meer waarde aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid die bedrijven zeggen te nemen. Dat betekent dat organisaties vanuit een intrinsieke motivatie horen te weten wie hun relaties zijn.
Goed organiseren
Wat ervoor nodig is om uw third party due diligence-processen goed te organiseren? Allereerst moet u de compliance-afdeling de ruimte geven. In de praktijk levert dit vaak wat interne strijd op. Sales denkt in eerste instantie vooral aan verkoop, de juridische tak wil met name de risico’s zoveel mogelijk afdekken. Het is de uitdaging hier een goede balans in te vinden. Gelukkig zijn third party due diligence-processen tegenwoordig goed te automatiseren en te standaardiseren. Ga ermee aan de slag. Zo wordt uw bedrijf namelijk sustainable en toekomstproof en verwerft het een reputatie die nieuwe klanten als een magneet naar zich toetrekt.
Volg ook de live talkshow rond dit onderwerp op donderdag 22 september van 15.30u tot 16.30u. Voor registratie, klik hier.
Bron: Graydon blog
