De afgelopen jaren is de aansturing van supply chains een stuk complexer geworden. Dit komt onder andere door de veranderende vraag, gereduceerde voorraden, kortere levenscyclus van producten en druk op snelle levertijden.
Logistiek dienstverleners nemen de zorgen van bedrijven over hun logistiek uit handen. Zij organiseren de processen en plannen alle activiteiten, maar nemen steeds minder vaak ook de daadwerkelijke uitvoering voor hun rekening. Regelmatig doen ze een beroep op gespecialiseerde vervoerders, bijvoorbeeld op het gebied van groupage of pakketvervoer. Die vervoerders schakelen op hun beurt vaak weer charters in, zoals eigen rijders.
Als gevolg groeit het aantal vervoerders dat door een 3PL (third party logistics) wordt ingeschakeld om een deel van het transport voor eigen rekening te nemen. Dat maakt het lastig om grip op de toeleveringsketen te houden. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid voor het leveringsproces vaak bij verschillende mensen binnen de organisatie, wat de complexiteit vergroot. Om grip te kunnen houden op de supply chain, benoemt Kewill vijf stappen die logistieke dienstverleners kunnen helpen.
1. Standaardiseer processen
Om controle te houden op de supply chain is het belangrijk dat de activiteiten die volgens plan verlopen automatisch worden afgehandeld en dat de betrokkenen worden gealarmeerd wanneer dit niet het geval is. Dat is alleen mogelijk als processen, zoals alle vaste ritten, zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd en voorspelbaar worden gemaakt. Dat leidt niet alleen tot een beter beheersbaar proces, maar voorkomt ook dat medewerkers steeds opnieuw het wiel moeten uitvinden. Bovendien biedt standaardisatie van processen de mogelijkheid om prestaties te meten en verbeteren.
2. Richt workflows in op basis van gestandaardiseerde processen
Standaardisatie begint al op het moment dat een transportorder binnenkomt via EDI, een portal, e-mail of telefoon. Op dat moment wordt een hele reeks activiteiten opgestart, variërend van het vastleggen van de order in het transportmanagementsysteem (TMS) en het plannen van het transport, tot het toewijzen van een truck en trailer, briefen van de chauffeur en informeren van de klant. Als al deze activiteiten zijn gestandaardiseerd, is het mogelijk een workflow in te richten die – ondersteund door het TMS – zorgt voor geautomatiseerde afhandeling.
3. Stel alerts in en maak tijd voor interventies
Als een proces is gestandaardiseerd en als workflow in het TMS is ingericht, is het zaak de uitvoering op de voet te volgen. Dit kan door een ‘trackcode’ aan de transportorder te koppelen om de status te volgen. Als het systeem signaleert dat ergens in de uitvoering van het proces vertraging dreigt op te treden, stuurt het een alert uit naar de betrokken medewerker. Zaak is om voldoende tijd in te bouwen, zodat deze medewerker gelegenheid heeft om de oorzaak van een verstoring te achterhalen, in te grijpen en de nadelige consequenties te beperken.
4. Ontwikkel scenario’s en zoek structurele oplossingen
Wat bijdraagt aan een snelle en effectieve oplossing is voorbereid zijn op vertragingen in het proces. Ga na welke vertragingen zich kunnen voordoen en ontwikkel scenario’s voor die gevallen. Wat zijn de te nemen stappen als een zending bij het laden van de vrachtauto niet compleet blijkt te zijn? Wat moet er gebeuren als een exportzending bij de douane wordt tegengehouden? Wie een stap vooruitdenkt, kan de nadelige effecten van een verstoring tot een minimum beperken. Veelvoorkomende scenario’s kunnen opnieuw worden gestandaardiseerd, zodat alle betrokkenen in de organisatie en daarbuiten direct weten wat er moet gebeuren.
5. Leer van de vertragingen en achterliggende problemen
Een geavanceerd TMS biedt tot slot de mogelijkheid om te leren van verstoringen. De data die centraal zijn vastgelegd, geven na analyse inzicht in de frequentie waarin verstoringen voorkomen. Wie dieper graaft in de data, kan patronen ontdekken, bottlenecks achterhalen en verbeterplannen opstellen. Dat biedt de mogelijkheid om processen in de toekomst nog beter te plannen en verstoringen structureel te voorkomen.
Al met al is het voor logistiek dienstverleners essentieel om processen zoveel mogelijk te automatiseren en de oorzaken van verstoringen te achterhalen en structureel op te lossen. Alleen op die manier kunnen zij grip houden op de supply chain en tijd en kosten besparen.
Kijk hier en hier voor meer informatie over betere aansturing van supply chains.
Bron: Persberichten.com
