De dagen dat we met z’n allen naar opa en oma gingen liggen alweer enige tijd achter ons. Maar wie had er ooit gedacht dat je nu met opa en oma zou facetimen, whatsappen of skypen? Het stigma “ouderen zijn niet digitaal” kunnen we in de prullenbak gooien. Iedereen is nu digitaal en online. De digitale verschuiving die in ons privéleven plaatsvindt zien we ook terugkomen bij alle organisaties. Er moet immers wel gecommuniceerd kunnen worden met klanten, prospects en natuurlijk collega’s.
Verschuiving van offline naar online
Digitalisatie staat al een tijdje op de agenda bij de meeste organisaties. Echter is alles door de recente ontwikkelingen in een stroomversnelling geraakt. Organisaties, overheidsinstellingen en de bevolking, jong en oud, iedereen moet online.
Digitale communicatie
De eerste stap die veel organisaties moesten nemen was communicatie, zowel intern als extern. Door het verplichte thuiswerken zijn veel organisaties nu volledig operationeel vanuit huis. Afdelingen werken samen in de cloud en communiceren met elkaar via chat kanalen. Vergaderingen worden volledig digitaal gehouden via Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of een andere tool. Hetzelfde geldt voor de salesafspraken. Deze worden veelal vanuit huis gevoerd, op en neer rijden naar de klant is niet meer aan de orde.
Digitale overeenkomsten
Een tweede verandering die bij veel organisaties snel werd doorgevoerd is de mogelijkheid van het digitaal ondertekenen van overeenkomsten. Waar voorheen veel handelingen verricht moesten worden om een overeenkomst getekend en rechtsgeldig retour gestuurd te krijgen, is dit nu allemaal gedigitaliseerd. Klanten ontvangen de overeenkomst via de mail en kunnen deze direct op de computer, tablet of telefoon ondertekenen. Na de bevestiging wordt de overeenkomst direct verwerkt en is de samenwerking een feit.
Digitale betalingen
Ten slotte zijn er natuurlijk de betalingen. Het incasseren van openstaande rekeningen maakt ook de definitieve verschuiving naar digitaal. Veel organisaties zien de kracht van het digitaal betalen steeds meer in. Met de recente ontwikkelingen in het achterhoofd is het nu de tijd om de overstap te maken. Dit kan middels een betaallink in e-mail, een betaallink in sms, een betaallink in ‘mijn omgeving’, een betaallink in app of middels een QR code op factuur. Klanten kunnen deze eenvoudig, snel en veilig betalen. De betaling wordt vervolgens direct verwerkt in het systeem van de organisatie.
Online betalen
Met bijna 700 miljoen online iDeal transacties, 115 miljoen creditcard transacties en nog eens 20 miljoen PayPal transacties in het afgelopen jaar kunnen we stellen dat Nederland zeer actief is met online betalen. Daarbij wordt bijna 80% van alle betalingen verricht met een mobiel apparaat (*). Deze aantallen zullen sterk toenemen. Je kunt je het als organisatie niet meer permitteren om klanten geen mogelijkheid tot online betalen aan te bieden.
* Bron: ideal.nl & Betaalvereniging.nl
Winst voor organisatie
Digitalisatie maakt de mogelijkheden voor een organisatie oneindig. Immers, wanneer een bedrijfsproces digitaal is, is deze te automatiseren en te optimaliseren. Arbeidsintensieve handelingen kunnen worden geautomatiseerd. Data is beter beheersbaar en altijd up-to-date. Dit zorgt er weer voor dat er betere optimalisaties kunnen worden doorgevoerd. Dit levert niet alleen een besparing in tijd op, maar ook in de kosten.
Geautomatiseerde oplossingen
Neem bijvoorbeeld het proces voor het incasseren van een openstaande facturen. Dit proces is in de basis voor iedere factuur hetzelfde. Maar de uitvoering kan per klant verschillen. Wat als de klant, gezien de huidige situatie, een factuur niet tijdig, gedeeltelijk of helemaal niet kan betalen? Door digitalisatie kun je dit geautomatiseerd opvangen door de niet betaalde factuur op te volgen met een bericht waarin de klant kan aangeven waarom de factuur niet is betaald. Aan de hand van het gekozen antwoord en de ingestelde business rules kan het systeem bepalen of de klant een betalingsregeling, eenmalige korting of uitstel van betaling wordt aangeboden.
Gemak voor jouw klant
Wanneer een organisatie eenmaal de overstap naar digitaal heeft gemaakt ervaren ook haar klanten het gemak van digitaal. Alle klanten kunnen optimaal worden bediend. Klanten hoeven het huis niet meer onnodig te verlaten en dat geeft, zeker in deze tijd, een veilig gevoel en minder stress. Contracten worden digitaal toegestuurd, ondertekend en direct verwerkt in het systeem. Facturen worden digitaal verzonden en voorzien van een betaallink. Klanten kunnen de betaling direct via hun telefoon betalen. Dit alles zonder extra handelingen en wandelingen. Eenvoudig, veilig en snel!
Jouw debiteurenproces digitaliseren en automatiseren
Het digitaliseren en automatiseren van het debiteurenproces is nog nooit zo eenvoudig geweest. Dankzij de totaaloplossing van Mail to Pay ben je binnen een paar weken volledig digitaal.
Bron: Mail to Pay
