Een belangrijk deel van de bedrijven en organisaties vindt het elektronisch verwerken en archiveren van inkomende facturen nog te duur en te ingewikkeld.
Dat blijkt uit een recent onderzoek van DDi Document Software. Jaarlijks houdt DDi een enquête onder haar (potentiële) klanten om te zien hoe zij zich bezig houden met het ontvangen en verwerken van factuurstromen. Na een aantal edities is het vervolgens heel goed mogelijk om de belangrijkste trends te ontdekken en daarop in te spelen. Uit het onderzoek van vorig jaar bleek dat voor 2012 de verwachtingen hooggespannen waren. Het is echter iets anders gelopen.
Aarzeling door kosten
Hoe groot de mogelijkheden tot procesoptimalisatie en efficiency bij elektronische factuurverwerking ook zijn, voor veel organisaties die deze optie nog niet gebruiken blijkt het nog altijd een brug te ver. Terwijl deze organisaties volgens het onderzoek wel erkennen dat het proces van verwerken van papieren facturen te veel tijd kost (29,6% van de respondenten), regelmatig facturen zoek raken (18,5%) en er (te) weinig grip is op het totale proces (29,6%). Meer dan de helft van de respondenten (52%) is dan ook matig of niet tevreden over het proces zoals het nu verloopt. Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi Document Software: ‘Redenen genoeg om zowel het proces als de alternatieven eens goed onder de loep te nemen.’ En dat doen de respondenten ook: meer dan 65% overweegt de stap te maken naar automatisering van het proces. Echter, daar hebben ze dan een termijn voor in gedachte die varieert van 6 maanden tot 1 jaar (50%) en de overige denken er zeker langer dan een jaar over te wille nadenken. Er is blijkbaar toch iets wat deze bedrijven tegenhoudt om sneller te handelen. En dat is de reële prijs die men in het algemeen over heeft voor het oplossen van de genoemde problemen. Deze bedraagt maximaal 10.000 euro (66,7%).
Verschuiving respondentengroep
Zo’n 70% van de respondenten ontvangt en verwerkt maximaal zo’n 10.000 facturen per jaar en de grootste groep respondenten komt uit de zorg (37%), uit transport & logistiek (29,6%). De derde grootste groep respondenten komt uit de financiële instellingen en dienstverleners (18,5%). Blijkbaar speelt de problematiek in deze drie groepen het meest. De overheid vormt deze editie slechts een klein percentage van de respondenten, dat zou kunnen betekenen dat die groep al in ruime mate is voorzien en daarvoor de enquête minder relevant is geworden. Dat klopt met eerdere onderzoeken waaruit naar voren kwam dat juist die groep al heel actief was met elektronisch factureren en -archiveren.
Het onderzoek wijst uit dat de bereidheid er wel is, maar de aarzeling over de investeringen is er aan de andere kant ook meteen. “Dat verbaast me nog steeds. De winst in efficiency, gebruiksgemak en inzicht is dermate groot dat de investeringen gemiddeld binnen een half jaar terug verdiend kunnen zijn. En dan heb ik het nog niet over de winst in compliancy, verantwoording ten aanzien van wet- en regelgeving. Iets wat tegenwoordig als bijzonder belangrijk wordt ervaren.” Aldus Thom Menssink.
Bron: www.nieuwsbank.nl
