Waarom wordt in publicaties over credit management vaak gefocust op het terugdringen van de DSO? Waarom komen zaken die voorafgaan aan een overeenkomst en op basis waarvan wel of niet wordt gecontracteerd, zelden aan de orde? Waarom wordt niet of nauwelijks uit de doeken gedaan wanneer en hoe de credit manager acteert tijdens de looptijd van een contract?
Waarom zijn er credit managers die hoofdzakelijk denken – en deze gedachte ook uiten – aan het genieten van sigaren en whisky samen met de directeur, dankzij de kredietcrisis? Ik heb geen idee, iemand anders misschien?
Brealey en Myers 1) geven een mooi beeld van wat de credit manager doet. “The job of the credit manager is not to minimize the number of bad debts. The job of the credit manager is to maximize profit!”
Hoe de credit manager profit maximalizeert wordt uitvoerig uit de doeken gedaan door dezelfde B&M en door onder anderen Burt Edwards 2) en Ron Wells 3). Een Nederlands werkje over credit management is van Debets en Diele 4). En dit laatste werkje wil ik gebruiken om een kleine theorie over credit management en incasso op te zetten.
Debets en Diele onderscheiden drie vormen van credit management:
1. Risk based credit management
2. Quality based credit management
3. Time based credit management
De andere, genoemde schrijvers beschouwen risk, quality en time based credit management als aspecten van credit management. Het komt mij voor, dat dit meer strookt met de praktijk want zowel risk, als quality, als time based credit management kunnen tijdens de gehele looptijd van een overeenkomst worden toegepast. Risico’s doen zich niet alleen voor alvorens er wordt gecontracteerd maar ook na het sluiten van de overeenkomst.
Kwaliteit wordt gekoppeld aan alles wat zich tijdens de looptijd (en daarvoor, en daarna) van de overeenkomst voordoet. Time based credit management wordt ingeschakeld om een aantal voorwaarden van de overeenkomst in te vullen en om calamiteiten tijdens de looptijd aan te pakken. En hier wringt de schoen van Debets en Diele. Zij vinden dat time based credit management een synoniem is van incasso.
Op dit moment moeten we eerst afspreken wat incasso is. In beginsel is incasso het ontvangen en in je boeken verwerken van wat je toekomt. De klant betaalt de afgesproken som voor het geleverde product of dienst, precies zoals dit werd overeengekomen.
Intussen wordt met incasso – helaas – ook bedoeld het (doen) incasseren van opeisbare maar niet betaalde vorderingen. Debets en Diele doelen op deze ontaarde vorm van incasso. Voor het gemak wil ik voorstellen deze incasso ‘geforceerde incasso’ te noemen.
Teruggaand naar de basis, ook om dit verhaal niet te lang te maken, wil ik nog eens kijken naar credit management. Wat is de doelstelling en welk resultaat wil de toepassing van credit management bereiken?
Doelstelling: Credit management is een proces dat is gericht op het wel of niet tot stand doen komen van een overeenkomst. Resultaat: Komt er geen overeenkomst tot stand dan is er ook geen sprake meer van credit management.
Komt de gewenste overeenkomst wel tot stand dan komen alle aspecten van credit management aan bod om voor beide partijen een profijtelijk samenwerken te bewerkstelligen. Beide partijen krijgen wat hen toekomt. De credit manager gaat er hier niet vanuit dat de andere partij NIET zal betalen (of anderszins presteren). Zou hij (of zij) dit wel doen dan werkt credit management niet.
Ook time based credit management van Debets en Diele werkt niet als de overeenkomst niet wordt nagekomen. De credit manager die wel in time based credit management gelooft houdt zichzelf voor de gek. Hij managet helemaal niet meer.
De ander, de wanbetaler managet. Deze houdt betaling net zo lang op als hij kan en zo lang als hem de gelegenheid wordt geboden. Aanmaningen stellen een nieuwe betaaltermijn, een dagvaarding geeft nog meer rek. En altijd is er de gelegenheid voor de wanbetaler om een deelbetaling aan te bieden of alsnog met bezwaren aan te komen.
Geforceerde incasso wil uitsluitend de schade beperken en is een opvolgend proces dat al dan niet na de toepassing van credit management wordt uitgevoerd. Vergelijk credit management en incasso met het communicatieproces. Communicatie bestaat volgens Niklas Luhmann 5) uit:
1. Het geven van informatie;
2. Het doen van een mededeling, en
3. Het begrijpen van de mededeling door de ontvanger.
Een voorbeeld: De huisarts vertelt de patiënt wat het roken van sigaretten teweeg brengt. Hij toont foto’s van zwartgeblakerde longen en deelt de patiënt mede dat zijn longen er ook zo uitzien of spoedig zullen uitzien en dat hij een goede kans maakt om dankzij het roken spoedig te overlijden. De patiënt neem aan dat de dokter gelijk heeft. Communicatie geslaagd, verdere verduidelijking door de arts is niet nodig. Maar… de patiënt staat het vrij om te kiezen voor of stoppen met roken of hiermee door te gaan.
Zo is het ook met de andere partij in de overeenkomst. Ondanks alle goede zorg rondom het contract, kan de klant kiezen voor wanbetaling. Even terugdenken aan de communicatie: kiest de patiënt al tijdens het aanhoren van de informatie voor door roken, dan komt er geen communicatie tot stand. Het doen van enige mededeling is zinloos. Kiest de klant bij het aangaan van de overeenkomst voor lekker toch niet betalen, dan is er feitelijk geen overeenkomst en geen credit management.
Aan te bevelen is mijns inziens om credit management en geforceerde incasso los van elkaar te zien. Dat maakt het managen van deze twee processen en van elk van de processen afzonderlijk ook nog eens veel makkelijker en veel duidelijker. Waarbij je nog kunt bedenken dat credit management een intramuraal proces is en incasso prima kan worden uitbesteed. Maar dan wel aan een incassospecialist!
- Brealey, Richard A. en Myers, Stewart C. Principles of Corporate Finance. Hoofdstuk 30 Credit Management. The McGraw-Hill Companies, Inc. Reprint Bath Press, 2001
- Edwards, Burt (redacteur). Credit Management Handbook (vijfde editie). Goweer 2004
- Wells, Ron. Global Credit Management, An Executive Summary. John Wiley & Sons, Ltd. 2004
- Debets, J.H. en Diele, O. Credit Management, Rendement op geïnvesteerd kapitaal. Uit de serie Controlling in de praktijk, deel 23. Kluwer Bedrijfsinformatie 1997
- Niklas Luhmann schreef meerdere boeken en bouwt daarin een algemene theorie op over communicatie
Bron: www.creditexpo.nl
