Spookfacturen. Je hoort én ziet ze steeds vaker voorbij komen. De spookfacturen worden steeds beter en zijn bijna niet meer van de echte facturen te onderscheiden. Waar moet je als consument of bedrijf op letten bij het bepalen van de echtheid van een factuur? In deze blog geven we je een aantal tips & tricks om dit te kunnen bepalen.
Wat zijn spookfacturen?
Een spookfactuur is een factuur, nota, of iets wat daar op moet lijken, waarmee de ontvanger gemanipuleerd wordt om te betalen. Het doel van het verzenden van zo’n spookfactuur is het ontvangen van geld voor producten of diensten die geen waarde hebben, waar geen opdracht voor gegeven is of nooit geleverd zijn. Het verzenden van spookfacturen is een vorm van acquisitiefraude en is dan ook strafbaar. Hiervan kan een melding gedaan worden bij de Fraudehelpdesk.
Wanneer we over spookfacturen spreken kunnen we deze opdelen in twee verschillende categorieën: offerte-spookfacturen en spookfacturen zonder tegenprestatie.
Offerte-spookfacturen
Wanneer je een offerte-spookfactuur ontvangt, krijg je een aanbieding die eruitziet als een factuur. In de kleine lettertjes (als deze er al op staan) valt dan te lezen dat het om een aanbieding gaat. Betaal je de factuur, dan ga je een overeenkomst aan met de afzender van de offerte-spookfactuur. Dit kan een eenmalige, maar ook een langdurige overeenkomst zijn. Lees dus altijd goed waarvoor je betaalt.
Spookfacturen zonder tegenprestatie
Dit is de meest voorkomende spookfactuur. Je ontvangt een spookfactuur met daarop (enkele) diensten of producten die door jou zouden zijn afgenomen. De bedragen zijn vaak laag om interne controle processen te vermijden.
Hoe kun je spookfacturen herkennen?
Spookfacturen worden tegenwoordig steeds beter en zijn haast niet meer te onderscheiden van echte facturen. Toch zijn er altijd kleine, specifieke punten waarop gelet moet worden bij het beoordelen van een factuur.
1. Afzender
Een voor de hand liggende controle, maar misschien wel de belangrijkste: wie is de afzender? Ga voor jezelf na of je de afgelopen tijd iets bij deze afzender besteld hebt. Je kunt de afzender ook altijd opzoeken door gebruik te maken van zoekmachines zoals Google en Bing, en door deze op te zoeken in registers zoals de Kamer van Koophandel (NL) en de Kruispuntbank van Ondernemingen (BE). Neem bij twijfel altijd contact op met het bedrijf waar je het product afneemt/ met de afzender van de factuur.
2. E-mailadres
Ook een hele belangrijke: het e-mailadres van de afzender. Controleer altijd vanaf welk e-mailadres de factuur is verzonden en of deze de juiste domeinnaam bevat. Neem altijd goed de tijd voor deze controle! Fraudeurs gebruiken veelal domeinen die erg lijken op het originele domein. De verschillen zijn vaak klein. Dit kan variëren van het toevoegen van een koppelstreepje tussen de naam, het omdraaien van twee letters of door gebruik te maken van een andere domeinextensie (.cz, .io, .ch, etc.).
3. Overeenkomst
De afzender moet aan kunnen tonen dat er een overeenkomst is afgesloten en dat jij vooraf op de hoogte was van de inhoud van de overeenkomst. Zonder bewijs hiervan heb je geen betalingsverplichting. Controleer ook of jouw gegevens op de factuur juist zijn.
4. Bedrag
Op spookfacturen wordt veelal gewerkt met kleine bedragen. Een klein bedrag, zodat je niet uitvoerig gaat controleren waarvoor je nu eigenlijk echt gaat betalen. De meeste bedragen op spookfacturen variëren tussen de 10 tot 250 euro.
5. Aanhef
Aan wie is de (spook)factuur gericht? Vaak is de spookfactuur niet aan jou als persoon gericht, maar wordt er een algemene aanhef gebruikt. Ook wil het nog wel eens voorkomen dat er een fictieve naam wordt gebruikt.
6. Bankrekeningnummer
Wanneer er gevraagd wordt om het bedrag over te maken op een specifiek bankrekeningnummer, controleer deze dan goed. Hier wordt vaak gebruik gemaakt van buitenlandse bankrekeningen. Check daarom altijd of het bankrekeningnummer (IBAN) begint met NL.
Wat moet je doen wanneer je een spookfactuur hebt ontvangen?
Heb je een spookfactuur ontvangen? Maak hier dan zo spoedig mogelijk melding van. Je kunt de spookfactuur melden bij de Fraudehelpdesk of een melding maken bij de politie: Bel hiervoor met 0900-8844.
Hoe helpt Mail to Pay bij het vertrouwen
Vertrouwen is het belangrijkste punt bij het verzenden van facturen of betaalverzoeken. Er mag geen ruimte voor twijfel zijn. Om eventuele twijfel weg te nemen bij jouw klanten worden alle berichten verzonden vanuit het domein van jouw organisatie en is Mail to Pay volledig onzichtbaar. De betalingen worden verricht op het bankrekeningnummer van jouw organisatie. Zo ziet de klant op zijn of haar bankafschrift de juiste tegenrekening en kan er geen twijfel ontstaan. Om extra zekerheid te geven over de echtheid van het bericht worden de berichten voorzien van een veiligheidscheck. Het vertrouwen in het betaalverzoek stijgt hierdoor aanzienlijk.
Meer weten over het voorkomen van spookfacturen? Neem contact met ons op.
Bron: MailtoPay
