Sinds de kredietcrisis wereldwijd een van de diepste recessies ooit veroorzaakte, is het vakgebied Credit Management vol in de schijnwerpers komen te staan. In eerste instantie als een quick win om werkkapitaal te optimaliseren. Inmiddels zijn de werkkapitaal quick wins opgedroogd en doet de vraag zich voor welke stappen gezet moeten worden om tot een structurele verbetering van het werkkapitaal te komen. Daarbij is het van belang om een bedrijfsbrede aanpak te kiezen, werkkapitaalbesturing overstijgt namelijk het aandachtsgebied van het Credit Management.
Hoe bepaal ik de doelstellingen van een werkkapitaalprogramma?
Steeds meer bedrijven starten een bedrijfsbreed werkkapitaalprogramma, vaak ontstaan vanuit de noodzaak om het werkkapitaal te verlagen vanwege te kort aan financierings-mogelijkheden. Door deze noodzaak blijven bedrijven vaak steken bij het optimaliseren van werkkapitaal wat puur gericht is op het op korte termijn vrijmaken van Euro’s die opgesloten zitten in het werkkapitaal. Bij werkkapitaalbesturing gaat om het op lange termijn in de grip krijgen van het werkkapitaal en het pro-actief kunnen sturen op werkkapitaal als business driver. Om het werkkapitaalprogramma zo vorm te geven dat gewerkt wordt aan een structurele verbetering, is het van belang om de juiste doelstellingen, prioriteiten en ingrediënten voor het optimaliseren en besturen van werkkapitaal vast te stellen.
Aan de hand van het ‘Working Capital Maturity Model’ en de ‘Working Capital Target Matrix’ worden de elementen toegelicht die van belang zijn bij het vaststellen van de doelstellingen, prioriteiten en inhoud van een bedrijfsbreed werkkapitaalprogramma. In de praktijk kom ik situaties tegen waarin een werkkapitaalprogramma gestart wordt, zonder dat bij alle betrokkenen duidelijk is waar de ‘pijn’ precies zit en welke gewenste oplossingen er zijn. Belangrijker nog is dat het ‘ambitie’ niveau in een werkkapitaal-programma vaak onderhuids blijft en dat daarover per betrokkene een verschillend beeld bestaat. De essentie van een goed werkkapitaalprogramma schuilt in het feit dat bij het opstellen van het plan van aanpak voor dit programma, eerst door alle betrokkenen duidelijk de ‘pijn’ en de ambitie in kaart gebracht wordt. Dit bepaalt de uitgangspunten voor het formuleren van de doelstellingen.
De Working Capital Target Matrix is een hulpmiddel voor het in kaart brengen van de ‘pijn’ en de ambitie als basis voor het formuleren van de doelstellingen. Het grootste effect van deze matrix creëert u als u de matrix (blanco, dus zonder IST en SOLL) presenteert voor de groep van alle key spelers in het werkkapitaalprogramma. U zult versteld staan van de hoeveelheid informatie die u krijgt voor het opstellen van het plan van aanpak. Veronderstellingen, uitgangspunten, oorzaken, mogelijkheden en onmogelijkheden zullen over tafel gaan bij het ‘plotten’ van de IST en Soll in de matrix. Het grote voordeel van het bespreken van deze Working Capital Target Matrix is dat de betrokkenen elkaars uitgangspunten en argumentaties gaan begrijpen en met elkaar op het zelfde ambitie niveau komen. De Working Capital Target Matrix bestaat uit de volgende drie niveaus:
Niveau 1: Euro’s
Op dit niveau bevinden zich de problemen en uitdagingen op het beschikbaar hebben van cash. Dit varieert van de noodzaak om op korte termijn geld beschikbaar te hebben, tot het investeren van cash.
Niveau 2: Inzicht
Op het niveau van ‘inzicht’ worden problemen en uitdagingen geïnventariseerd op het gebied van het tijdig en juist inzichtelijk hebben van werkkapitaalcijfers en het kunnen voorspellen van het werkkapitaalcijfer als basis voor strategische besluitvorming.
Niveau 3: Besturing
Dit niveau betreft de problemen en uitdagingen op het gebied van het pro-actief kunnen sturen op waarde creatie door beïnvloeding van het werkkapitaal. Dit varieert van het opzetten en effectueren van een werkkapitaalstrategie die is afgestemd op de bedrijfsstrategie tot aan het ‘tussen de oren’ krijgen van werkkapitaal door het creëren van een werkkapitaal cultuur
Nadat de doelstellingen, verwachtingen, veronderstellingen en uitdagingen met de matrix zijn vastgesteld, wordt de slag gemaakt naar het inhoudelijk vormgeven van het werkkapitaalprogramma. De juiste mix van ingrediënten in dit plan kan worden bepaald aan de hand van best practices uit de markt. Deze best practices zijn echter heel divers. Wat voor het ene bedrijf werkt, is niet per definitie ook goed voor uw organisatie.
Het ‘Working Capital Maturity Model’ biedt handvatten om te bepalen welke onderdelen van de best practices voor uw bedrijf van toepassing zijn.
Hoe bepaal ik de inhoud van een werkkapitaalprogramma die bij mijn organisatie past?
In het ‘Working Capital Maturity Model’ zijn de beste practices op werkkapitaalgebied samengebracht in 7 groeifases. Deze fases zijn als opeenvolgende stappen geformeerd, met als uitgangspunt dat een effectieve uitvoering van een fase alleen tot stand komt op basis van de uitkomsten van de voorgaande fases.
Het ‘Working Capital Maturity Model’ geeft u op een gestructureerde en gefaseerde manier handvatten voor het bepalen van de optimale mix van ingrediënten van het werkkapitaalprogramma. Aan de hand van de 7 fases bepaalt u de stappen die gezet moeten worden en in welke volgorde. Hieronder vindt u een toelichting op de 7 fases:
Fase 1 Traditioneel werkkapitaalbeheer
Credit Management, Purchase management, Stock Control
Fase 2 Ketenbesturing
Procesgericht werken, inrichten van ketens en cross-function teams
Fase 3 Integratie
Opzetten proces KPI’s en werkkapitaal KPI’s. Vaststellen oorzaak-gevolg relatie en het verbinden van deze KPI’s
Fase 4 Inzicht
Werkkapitaalmonitoring, optimalisatie van werkkapitaal forecasting en het inrichten van een integraal rapportage systeem
Fase 5 Incentive systeem
Opzetten van incentives op de verschillende niveaus in de organisatie op basis van de in fase 3 vastgestelde KPI’s
Fase 6 Bottom-up besturing
Werkkapitaal ‘tussen de oren’, uitvoering primair proces aangesloten op het verkrijgen van werkkapitaal inzicht, pro-actieve bijdrage voor verbeteracties vanuit cross-functional-team
Fase 7 Working Capital Excellence
Werkkapitaal onderdeel van strategische beslissingen, lange termijn sponsorship op
C-Level niveau, in staat om what-if scenario’s te maken ten behoeve van bepalen balans tussen rendement en kapitaal
Door dit ‘Working Capital Maturity Model’ vooraf met alle betrokkenen door te nemen, ontstaat bij iedereen hetzelfde referentie kader over wat werkkapitaalbesturing inhoud en welke stappen van belang zijn. Hiermee creëert u draagvlak voor de inhoud en uitvoering van het werkkapitaalprogramma.
Door de Target Matrix met het groeifasemodel te combineren, wordt op een effectieve manier de relevante inhoud in de gewenste volgorde voor het werkkapitaalprogramma bepaald, met daarbij de prioriteiten die gedragen worden door alle betrokkenen.
De geschetste toepassing van de ‘Working Capital Target Matrix’ en het ‘Working Capital Maturity Model’ zijn een korte weergave van de mogelijkheden. Op de 6e Credit Expo gaat de auteur Henri Kuyl in de presentatie Scenario’s naar werkkapitaalbesturing’ verder in op de verschillende toepassingen van de combinatie van beide modellen, zoals; prioriteiten bepalen, draagvlak creëren, inhoud bepalen, reëel ambitie niveau vaststellen, ‘pijn-ambitie’ niveaus vertalen naar werkkapitaal scenario’s en componenten vanuit het groeifasemodel. De sessie is vrij toegankelijk.
Bron: www.creditexpo.nl
