Samsung Electronics Benelux is onderdeel van het Koreaanse moederbedrijf, marktleider op het gebied van consumentenelektronica. Op het kantoor in Delft worden de sales- en marketingactiviteiten verzorgd voor de grotere winkelketens en resellers. Wij spraken Matthijs van de Burg, Credit analyst & teamleader customer claims, over hoe Samsung een flinke efficiëntieverbetering heeft weten te realiseren dankzij de oplossing van Certipost voor het elektronisch uitwisselen van documenten.
Kun je aangeven wat de oplossing van Certipost inhoudt?
Met behulp van Certipost hebben we ons complete orderproces geautomatiseerd. Vroeger ging het meeste handmatig, van het verwerken van een order tot het uitschrijven van een factuur. Behalve dat dit erg tijdrovend was, werkte het ook fouten in de hand. De oplossing van Certipost is gebaseerd op elektronische gegevensuitwisseling (Electronic Data Interchange, EDI). Onze systemen zijn via het platform van Certipost verbonden met de systemen van onze klanten. Hierdoor kunnen we heel efficiënt documenten en gegevens uitwisselen met onze klanten, zonder dat we met al onze klanten een rechtstreekse EDI-verbinding tot stand hoeven te brengen.
Hoe ziet het proces er in de praktijk uit?
Dat kan ik het beste schetsen aan de hand van een voorbeeld. Als een klant bij ons bijvoorbeeld honderd televisies bestelt, dan komt die order op hetzelfde moment via de e-ordering module van Certipost direct in ons systeem. Deze order wordt vervolgens opgepakt door iemand van de orderdesk. Deze persoon zet het proces van de levering in gang. Wanneer de klant zijn bestelling bezorgd krijgt, tekent hij voor de orderontvangst op een mobiele device die de vrachtwagenchauffeur bij zich draagt. Via dezelfde EDI-verbinding zien wij de ontvangstbevestiging ook weer direct in ons systeem. Dit triggert de factuurmodule. De factuur wordt aangemaakt en wordt via e-invoicing direct in het systeem van de klant gebracht. Het volledige proces is dus geautomatiseerd.
Hoe gaat de aansluiting in zijn werk?
Meestal is het zo dat wij bij onze klanten inventariseren of zij er voor open staan om over te stappen op het elektronisch uitwisselen van documenten. Wij proberen dan de voordelen van elektronische gegevensuitwisseling op een goede manier voor het voetlicht te brengen. Maar het komt ook veelvuldig voor dat wij van Certipost te horen krijgen welke klanten klaar zijn voor een EDI-verbinding of welke al bij hen zijn aangesloten. Dit komt doordat Certipost een grote speler in de markt is en er veel bedrijven op hun platform zijn aangesloten. Het helpt ons om het aantal klanten waar wij elektronisch documenten mee uit wisselen snel en eenvoudig uit te breiden. Op het moment dat Op het moment dat een klant een verbinding via Certipost tot stand wil brengen, wordt een team van technische mensen samengesteld die de implementatie voor hun rekening nemen. In zo’n team zitten mensen van ons, van Certipost en van de klant. Ook nadat de implementatie een feit is, houden we regelmatig contact met de mensen van Certipost. Het is prettig om te merken dat zij ons als een belangrijke partner zien en ook daarnaar handelen.
Wat zijn de voordelen waarmee jullie je klanten proberen te overtuigen om zich bij Certipost aan te sluiten?
Een belangrijk voordeel voor onze klanten is dat Certipost een open platform betreft, waardoor ze eenvoudig kunnen aansluiten. Ze hoeven niet met al hun leveranciers en zakelijke contacten een aparte EDI-verbinding op te zetten. De verbinding met Certipost volstaat. Daarnaast zijn de voordelen voor onze klanten grotendeels hetzelfde als dat ze voor Samsung zijn. Het elektronisch uitwisselen van documenten levert aanzienlijke kosten- en efficiëntieverbeteringen op. Met de oplossing van Certipost hebben wij de doorlooptijd van ons orderproces aanzienlijk verkort. Ook hebben we het aantal issues vrijwel tot nul kunnen reduceren voor de klanten waarmee we een EDI-verbinding hebben.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Certipost biedt? Bezoek dan standnummer NB.29 op de 7e Credit Expo op donderdag 10 november 2011 in Nieuwegein.
Bron: www.creditexpo.nl
