Portbase en Ricoh richten samen een shared service center in dat de bedrijven en autoriteiten in de Nederlandse havens faciliteert bij de omschakeling naar een volledig elektronisch factureringsproces. Volgens een schatting gaat het om 20 miljoen facturen per jaar. Met de omschakeling is een besparing van vele miljoenen euro's mogelijk.
Portbase, een dochteronderneming van Havenbedrijf Rotterdam en Haven Amsterdam, verzorgt de communicatie rond de logistieke processen in de haven. Het gaat om berichtenverkeer tussen rederijen, verladers en achterlandtransporteurs onderling en met de autoriteiten. Portbase wil deze dienstverlening uitbreiden met verschillende elektronische diensten, waaronder elektronisch factureren. De aangesloten bedrijven kunnen hun facturen in elk formaat aanleveren en de ontvangende partij krijgt de nota's binnen in de door hen gewenste vorm, desnoods op papier.
Vorige week begon Portbase aan een opstartfase met vijf bedrijven die actief zijn in de Rotterdamse haven. Eind april volgt een evaluatie en bij gebleken succes volgt het aansluiten van de overige geïnteresseerde bedrijven. "Elektronisch factureren staat al enige tijd op de wensenlijst van onze klanten", schetst Paul Swaak, director Strategy & Business Development van Portbase, de verwachte belangstelling.
"Bedrijven in de logistiek concurreren voornamelijk op prijs. Doordat het factureringsproces elektronisch een factor vier tot vijf goedkoper kan, zal het systeem een sterk aanzuigende werking hebben. We verwachten dat binnen vijf jaar zeker 60 procent van de 1500 bedrijven in de Rotterdamse haven gebruikmaakt van het systeem", zegt Rob Zwart, business innovation manager van Ricoh Nederland.
Ricoh heeft al een shared service center voor e-facturering in Lisse en Capelle a/d IJssel, waar het bedrijf inmiddels een stroom van zo'n 7 miljoen facturen voor verschillende bedrijven afhandelt. De klanten van Portbase kunnen die faciliteiten via de beveiligde omgeving MyPortbase benaderen.
Het ministerie van Economische Zaken is enthousiast over het Portbase-initiatief.
De overheid werkt zelf sinds begin 2009 aan een programma waarmee eind dit jaar al 1 miljoen facturen ofwel 10 procent van het totaal, elektronisch moet worden aangeleverd.
Na het afronden van twee haalbaarheidsonderzoeken start naar verwachting in april de aanbestedingsprocedure. Door zich als innovatiegerichte inkoper op te stellen, wil de overheid stimuleren dat ook andere bedrijven elektronisch gaan factureren. Het Portbase-initiatief kan eenzelfde effect hebben. In totaal gaat het om enkele duizenden bedrijven die gebruik kunnen maken van deze toevoeging op het Nationaal Port Community Systeem.
De aangesloten bedrijven hebben zelf ook weer toeleveranciers en andere klanten die gestimuleerd worden tot een elektronische factuurverwerking. "Zo kan het als een olievlek uitbreiden", denkt Zwart.
ICT~Office sloot vorig jaar met de overheid en werkgeversorganisaties een convenant om het gebruik van e-facturen te stimuleren. "Een regionale bundeling van de vraag zoals in Rotterdam is natuurlijk geweldig", reageert directeur Sylvia Roelofs. "Het is wel belangrijk dat bij dergelijke initiatieven de standaarden worden gevolgd, maar dat is een les die inmiddels wel is geleerd." Roelofs zegt niet op de hoogte te zijn van andere regionale vraagbundeling voor e-factureren op die schaal.
Ricoh is wel op zoek naar meer knooppunten in het factureringsproces zoals Portbase, in plaats van individuele bedrijven te benaderen voor de e-factureringsdiensten.
De Nederlandse luchthavens of die in het buitenland zijn voorbeelden van dergelijke knooppunten.
Welk bedrag de bij Portbase aangesloten bedrijven gaan betalen voor de elektronische facturering, hangt onder meer af van de resultaten van de proefperiode. Zwart heeft de ervaring dat de verwerking van een papieren factuur een bedrijf gemiddeld zo'n 15 tot 20 euro kost. De verwerkingskosten van een elektronische factuur liggen volgens Zwart eerder in de orde van 3 tot 5 euro.
Overigens kunnen de kosten van de facturering sterk uiteenlopen, afhankelijk van de wensen ten aanzien van bijvoorbeeld vormgeving, signering van bestanden of verzending naar het buitenland en de manier waarop een bedrijf intern zijn facturen verwerkt.
Bron: Automatiseringgids.nl
