Veel bedrijven laten kansen liggen om de financieringsdruk te verlichten. Zo is het vaak mogelijk om de doorlooptijd te verkorten tussen een bestelling van een klant en het moment dat de betaling is ontvangen. Dit order to cash (O2C) proces kan optimaler door vaker te factureren, e-facturatie toe te passen, foutgevoeligheid en inefficiënties te verkleinen. De potentiële verlichting voor het mkb als totaal loopt in de miljarden. Dit blijkt uit de resultaten van de ‘Order to Cash Monitor’ van het lectoraat Supply Chain Finance van hogeschool Windesheim en Diesis.
66 dagen tussen order en betaling
In een economie die geteisterd wordt door personeelsgebrek, oplopende betaaltermijnen, stijgende energiekosten en grondstoffenschaarste, is het verbeteren van de cashflow voor veel mkb-bedrijven cruciaal. Ondernemers zoeken naar manieren om hun liquiditeit te verbeteren. Uit de Order to Cash Monitor blijkt dat er gemiddeld 51 dagen zit tussen de ontvangst van de order en de betaling, met nog eens 15 extra dagen bij een dispuut. Gregory Cronie, hoofdonderzoeker van de monitor: “De monitor toont aan dat bedrijven door het optimaliseren van hun order to cash proces sneller over hun liquide middelen kunnen beschikken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van externe financiering.”
Disputen als oorzaak
Het verminderen van disputen is een grote kans om de liquiditeit te verbeteren. Christiaan de Goeij, senior onderzoeker bij Supply Chain Finance: “Eén voorbeeld van een dispuut is een fout in de prijsstelling. Systemen kunnen complexe afspraken vaak niet goed verwerken. Wat je dan ziet, is dat personeel er omheen gaat werken. Als dit over meerdere lagen gaat, ontstaat er ergens in dit proces een dispuut. We analyseren waar deze fouten ontstaan en bieden oplossingen aan om deze processen te verbeteren.”
Trage adoptie van e-facturatie
Een andere reden voor de lange tijd tussen order en betaling is dat 70% van de Nederlandse bedrijven nog met foutgevoelige pdf-facturen werkt. Cronie: “E-facturatie kan een groot verschil maken. Het duurt nu gemiddeld 8,6 dagen voordat een factuur verstuurd is, met e-facturatie kan dit binnen één dag.” Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkort ook de goedkeuringstermijn bij de afnemer en vermindert de kans op disputen. Bedrijven met e-facturatie zijn ook beter voorbereid op de regelgeving die eraan zit te komen. Bijvoorbeeld het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) van de Europese Commissie. Cronie: “We zien dat verandering lastig is voor kleine bedrijven, omdat ze er simpelweg te weinig over weten en niet zomaar iemand vrij kunnen maken om de mogelijkheden van e-facturatie uit te zoeken en op te zetten”.
Factureren per order
Een andere kans die uit de monitor naar voren komt is dat bedrijven vaker kunnen factureren. “Het lijkt het efficiënter om een verzamelfactuur te sturen, maar toch kost dit bedrijven vaak onnodig veel tijd en geld,” zegt De Goeij. Bij maandelijks factureren verliest een bedrijf gemiddeld 15 dagen in het order to cash proces. Bedrijven die per order factureren, hebben een aanzienlijk kortere doorlooptijd, wat directe voordelen oplevert. De Goeij: “Als je je geld eerder binnen hebt, kun je dat investeren waar het nodig is, bijvoorbeeld voor dringende reparaties”.
Overzicht van het hele order to cash proces
Een goed overzicht van het proces van het order to cash proces komt de liquiditeit ten goede. Er is bij veel bedrijven echter vaak niemand die het volledige proces overziet. Dat is een probleem volgens Cronie: “De verantwoordelijkheid voor het eerste deel van het proces ligt vaak bij de sales afdeling, het nakomen van de afspraken bij de operatie, de facturatie ligt bij de administratie en de betaling hiervan bij finance. En al die afdelingen hebben hun eigen belangen. Iemand van de sales afdeling zegt bijvoorbeeld gemakkelijk toe dat een afnemer later mag betalen, terwijl de financiële collega nergens vanaf weet. Die balans is lastig.”
Het voordeel van een korte doorlooptijd
Het verkorten van de doorlooptijd van het order to cash proces heeft direct impact op de liquiditeit van een bedrijf. Cronie geeft een voorbeeld: “Stel je voor dat een bedrijf met een omzet van 50 miljoen euro de doorlooptijd van 51 naar 41 dagen verkort. Dit levert bijna 1,4 miljoen euro extra aan liquiditeit op. Dat betekent minder afhankelijkheid van banken, maar ook ruimte voor investeringen op de lange termijn.”
Door betere samenwerking tussen afdelingen en een strategisch plan op te stellen, kunnen bedrijven hun processen efficiënter maken en hun liquiditeit versterken. “Door het optimaliseren van het order to cash proces kunnen bedrijven hun concurrentiepositie versterken, met als resultaat meer liquiditeit, kostenreductie en een betere klantrelatie,” besluit De Goeij.
Download hier de Order to Cash Monitor 2024
Bron: Diesis
