Na meer dan 25 jaar ervaring in het optimaliseren van Order to Cash-processen (lees: OTC), valt het ons op dat veel bedrijven nog zonder een goed gestructureerde OTC-policy werken. Dit kan leiden tot inefficiënties, verhoogde risico’s, lagere marges en gemiste kansen. In een tijd van technologische versnelling is een toekomstbestendige OTC-strategie essentieel. Een solide OTC-policy stroomlijnt financiële processen en bereidt bedrijven voor op veranderende markteisen en regelgeving, waardoor bedrijven proactief kunnen reageren en efficiënter samenwerken tussen afdelingen.
Waarom een Order to Cash policy?
Een andere belangrijke aanpak is het opstellen van een end-to-end (Order-to-Cash) beleidsdocument. Voor echte transformatie moeten mensen het (OTC) proces zelf volledig begrijpen. Deze basis stelt ons in staat om systemen te stroomlijnen, overbodige integraties te verminderen en onnodige tools (waaronder software) te elimineren, waardoor een veerkrachtigere tech-stack wordt opgebouwd. Vaak gaat digitale transformatie over vereenvoudigen in plaats van toevoegen.
Verbeter uw Order to Cash KPI’s
Bedrijven die een order to cash policy implementeren, zien doorgaans een verbetering van meer dan 30% in hun belangrijkste KPI’s. Denk hierbij aan kortere doorlooptijden, hogere factureringsnauwkeurigheid en verbeterde klanttevredenheid. Bovendien worden medewerkers binnen het Order to Cash proces efficiënter en gelukkiger doordat ze zich kunnen richten op uitzonderingen in plaats van repetitief werk.
De top 5 verbeterde Order to Cash KPI’s:
- Days Sales Outstanding (DSO): Meet het gemiddelde aantal dagen dat een factuur openstaat voordat deze wordt betaald. Een lagere DSO betekent snellere cashflow en minder openstaande schulden.
- Invoice Accuracy: Het percentage facturen dat in één keer correct wordt verzonden, zonder fouten of aanpassingen. Hogere nauwkeurigheid vermindert geschillen en versnelt betalingen.
- Collection Effectiveness Index (CEI): Meet de effectiviteit van het innen van uitstaande betalingen. Een hogere CEI betekent efficiënter innen en betere liquiditeit.
- Dispute Rate: Het percentage facturen dat door klanten wordt betwist. Een lagere betwistingsgraad betekent minder vertragingen in betalingen en een betere klantrelatie.
- Cost to Collect: De kosten die gepaard gaan met het innen van betalingen, als percentage van de totale omzet. Lagere inningskosten dragen bij aan een hogere winstgevendheid.
Voordelen van een Policy on Excellence
- Grondige Data-analyse: Analyseer uw huidige prestaties en identificeer mogelijkheden voor verbetering.
- Stakeholder Interviews: Verwerf waardevolle inzichten door gesprekken met sleutelfiguren binnen uw organisatie.
- Knelpunten Identificeren: Ontdek en los de obstakels op die uw financiële gezondheid kunnen belemmeren.
- Heldere Eindpresentatie: Ontvang een uitgebreid actieplan met concrete aanbevelingen.
- Implementatie Ondersteuning: Realiseer duurzame veranderingen met begeleiding, zodat uw team optimaal kan functioneren.
Ontwikkeling van talent
Tijdens de interviewfase blijkt vaak dat medewerkers ruwe diamanten zijn, klaar om zich te ontwikkelen tot leidinggevenden binnen het Order to Cash proces. Met de juiste training en ondersteuning kunnen zij doorgroeien naar rollen zoals end-to-end order to cash director, waardoor uw organisatie niet alleen efficiënter wordt, maar ook intern talent bevordert.
De kracht van SMART e-Invoicing in het Order to Cash-proces
In een wereld waar snelheid en efficiëntie essentieel zijn, biedt SMART e-Invoicing een effectieve oplossing. Met de inzet van data, AI, en software wordt samenwerking binnen en buiten de organisatie bevorderd, waardoor disputen worden geëlimineerd en de betalingscyclus versnelt. SMART e-Invoicing centraliseert en standaardiseert het proces, minimaliseert fouten en disputen en biedt end-to-end zichtbaarheid. De oplossing is wereldwijd compliant en flexibel inzetbaar.
AI en automatisering
De drijvende krachten achter OTC-transformatie technologieën zoals AI en automatisering hebben de manier waarop financiële processen worden beheerd veranderd. AI kan bijvoorbeeld betalingsgedrag voorspellen, routinetaken automatiseren en geschillenbeheer optimaliseren. Door terugkerende taken te automatiseren en geschillen sneller op te lossen, wordt de efficiëntie verhoogd en de klanttevredenheid verbeterd.
Waarom nu investeren in een toekomstbestendige OTC-strategie?
Q1 in 2025 is de juiste periode zowel intern als extern compliant te zijn. Bedrijven die investeren in SMART e-Invoicing en AI verkrijgen een concurrentievoordeel door processen te stroomlijnen, efficiëntie te verhogen en de cashflow te verbeteren. Deze geïntegreerde benadering helpt bedrijven een flexibele en toekomstbestendige OTC-structuur op te zetten, die voldoet aan de behoeften van klanten, leveranciers en overheden. Kies voor een toekomstbestendig OTC-proces en zet nu de eerste stap naar financiële transformatie!
Capture the moment, get ready for the future of Order to Cash!
Bron: BVCM
Wil je meer weten? BVCM is Gold Partner van Credit Expo. Bezoek BVCM op standnummer 27 tijdens Credit Expo 2024 op 7 november in Den Bosch en volg tevens ook de expert sessie Order to Cash & de smart e-Invoice. verzorgd door Dimitry Borgstijn, Director Innovations BVCM
