De overheid is druk bezig met elektronisch factureren. Mede ingegeven door de Europese richtlijn 2014/55/EU die voorschrijft dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU vanaf 2019 elektronisch factureren moet ondersteunen. Maar daar heeft de gemiddelde MKB-ondernemer bar weinig aan volgens mij. We moeten het roer snel omgooien om juist de MKB-ondernemers te laten profiteren van elektronisch factureren.
Digitaal vs elektronisch factureren
Veruit de meeste MKB-ondernemers kunnen digitaal factureren (daarmee bedoel ik facturen mailen in PDF-formaat) vanuit hun boekhoud-, factuur- of ERP-software. Daarmee besparen deze ondernemers in elk geval de steeds verder stijgende portokosten. Een zeer beperkt aantal MKB-ondernemers stuurt, naast de factuur in PDF-formaat, een factuur in UBL-formaat. We hebben het dan over “elektronisch factureren“. De MKB-ondernemer zelf heeft geen direct voordeel door de factuur ook in UBL-formaat te sturen.
Maar….
Als die zelfde MKB-ondernemer al haar inkomende facturen elektronisch ontvangt in haar boekhouding scheelt dat administratiekosten. Facturen in UBL-formaat kunnen namelijk (geheel of voor een belangrijk deel) volledig automatisch geboekt worden of in elk geval leiden tot een automatisch boekingsvoorstel. De PDF-factuur wordt dan opgenomen in het factuurarchief (als leesbaar document voor de ondernemer en de accountant) en de UBL-factuur leidt dan tot automatische opname van de factuur in de boekhouding. Als bijkomend voordeel kan zelfs een nieuwe leverancier volledig automatisch (met de juiste basisgegevens) opgenomen worden in die zelfde boekhouding. Geen typefouten bij opname van naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN, maar automatisch vanuit de UBL opgeslagen bij de leverancier.
Leveranciers van boekhoudsoftware moeten er dan wel voor zorgen dat inkomende facturen volledig automatisch terecht komen in de boekhouding. Dit laatste kan door een specifiek factuur emailadres per administratie te gebruiken en te zorgen dat deze facturen per email automatisch in de administratie terecht komen. Of door aansluiting te zoeken bij het eFacturatienetwerk PEPPOL. In elk geval niet op een wijze waarop de ondernemer eerst alsnog handmatig documenten (PDF+UBL) moet uploaden. Gelukkig zien steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware het belang van elektronisch factureren in voor hun klanten en hebben zij bovenstaande goed geregeld of zijn dat in elk geval voornemens.
Vanuit Onderzoeksbureau GBNED sturen we al ruim 2 jaar facturen in zowel PDF- en UBL-formaat naar onze klanten per email. Zo proberen wij in elk geval het goede voorbeeld te geven. En als een kleine organisatie als GBNED dit kan, dan moet het grote organisaties en de overheid toch zeker lukken. We hebben nimmer gehoord dat de factuur in UBL ongewenst is of belemmerend werkt.
Rijksoverheid denkt vooral vanuit eigen belang
De Rijksoverheid maakt zich al jaren sterk voor elektronisch factureren, maar dan met name gericht vanuit het belang van de overheid en niet vanuit het directe belang van de MKB-ondernemer volgens mij. Met name vanuit het Ministerie van Economische zaken zijn ze volgens mij met name gericht op het elektronisch factureren richting overheid. In elk geval tijdens de regeerperiode van voormalig Minister Kamp van economische zaken. Op zich een prima zaak dat de overheid elektronisch factureren omarmt en daarmee efficiënter wil werken. Daar is natuurlijk niets op aan te merken. Ook het komende jaar zal de overheid haar best moeten doen om, volgens de Europese richtlijn 2014/55/EU, het ontvangen van elektronische facturen mogeljk te maken voor alle overheden.
Maar diezelfde overheid kan er voor zorgen dat juist ook de ondernemers gaan profiteren van elektronisch factureren. Medio november 2017 kreeg ik een factuur van Stichting Reprorecht voor het jaar 2017 en 2018. Helaas op papier en niet direct als boekingsvoorstel in mijn boekhouding. En dat laatste is wat ik graag wil en ik denk vele ondernemers met mij. Denk bijvoorbeeld ook aan heffingen die ondernemers vanuit bijvoorbeeld gemeenten en andere (semi)overheden ontvangen. Laat deze overheden zorgen dat ze niet alleen elektronische facturen kunnen ontvangen, maar dat ze ook zelf elekronisch factureren aan ondernemers. En dan bedoel ik niet een factuur in PDF-formaat, maar in het UBL-formaat en via een kanaal dat het beste aansluit bij die zelfde, veelal MKB, ondernemers.
Bij elektronisch factureren wordt veelal een onderverdeling gemaakt naar:
1. Business to Business (B2B);
2. Business to Government (B2G);
3. Business to Consumer (B2C);
Maar wat ik mis is:
4. Government to Business (G2B).
We hebben een nieuw en fris kabinet. Ik wil in elk geval een oproep doen aan alle ministers en staatssecretarissen om te denken vanuit de (MKB-)ondernemer. In elk geval zorgen dat: elektronisch factureren in UBL-formaat wordt toegepast voor alle facturen die vanuit de overheid en semi overheden aan ondernemers worden gezonden. In elk geval hoop ik de volgende factuur vanuit Stichting Reprorecht elektronisch te ontvangen en niet per post. Dan kunnen de kosten van diezelfde stichting ook weer omlaag.
