Of u nu beginnend ondernemer bent of debiteurenbeheerder bij een groot bedrijf: het managen van uw debiteurenportefeuille blijft een lastig ‘spel’.
Een spel dat gespeeld wordt met u als bedrijf dat de rekening zo snel mogelijk betaald wil krijgen – en uw debiteur die dat het liefst zo lang mogelijk uitstelt. Inzicht in wie uw klanten zijn, wat hun betaalgedrag is en overzicht van afspraken zijn belangrijke troeven die u helpen dit spel te winnen. In dit blog leest u wat u over uw debiteurenportefeuille moet weten.
Inzicht in uw debiteurenportefeuille
Hoeveel debiteuren heeft u? Hoeveel had u de afgelopen maanden aan uitstaande facturen openstaan? Zit daar een stijgende of dalende lijn in? En hoe verhoudt dit zich ten opzichte van dezelfde maanden vorig jaar? Inzicht in de hoeveelheid debiteuren – en hun waarde en prognose, laat u zien hoe u er op papier voor staat.
Betalingsafspraken met uw debiteuren
Vaak staan betalingsafspraken op 30 dagen. Maar is dat voor al uw klanten passend? Soms is het nodig hiervan af te wijken. Heeft u in beeld bij welke debiteuren welke betalingsafspraken gelden? Inzicht hierin biedt tevens inzicht in wie zich aan deze afspraken houden en verkleint de kans op onvrede over het te vroeg nabellen van facturen.
Betaalgedrag van uw debiteuren
Als u uw betalingsafspraken per debiteur op een rijtje heeft, is het belangrijk te weten hoe goed of slecht uw debiteuren betalen. Een aantal analysevragen is hierbij van belang:
- Welke debiteuren betaalden de afgelopen maanden te laat?
- Wat is het betaalgedrag van mijn debiteuren als ik deze over een bepaalde periode indeel in betaling na 0-14 dagen, 15-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen of 91 dagen en meer?
- Hoe drukt zich dat uit in geld? Met andere woorden: hoe groot is het totale orderbedrag van iedere categorie? Zijn de late betalers ook de klanten die voor grote bedragen bestellen?
Wat is uw gemiddelde DSO? DSO staat voor ‘days sales outstanding’ en geeft een gemiddelde weer van hoe snel u betaald krijgt. - Is er een trend te zien? Met andere woorden: zijn klanten slechter gaan betalen? Welke klanten betalen ineens slechter dan voorheen – of juist beter?
Met bovenstaande informatie krijgt u een goed inzicht in hoe uw klanten betalen, de trend hierin en hoe groot het risico is. Ook krijgt u een beter beeld van de klanten waarmee u een gesprek moet voeren over hun betaalgedrag. Hiermee is overigens niet gezegd dat het laat betalen altijd alleen aan de klant ligt. Wellicht is uw facturatieproces ook niet optimaal (zie volgende alinea). En bekijk het betaalgedrag ook eens positief. Stuur de crediteurenadministratie van goed betalende klanten bijvoorbeeld eens een bloemetje of biedt korting om het goede gedrag te stimuleren.
Wat is de reden van een dispuut?
U las het al: een late betaling is niet altijd de ‘schuld’ van de klant. Er kan ook sprake zijn van een dispuut, wat reden is om niet tot betaling over te gaan. Zo’n dispuut kan bijvoorbeeld gaan over een verkeerde levering, ontevredenheid over de levering of een onjuiste factuur. Wat u in ieder geval moet weten over uw debiteurenportefeuille is dus: wat is de reden van een discussie over een factuur? Dit begint bij een goede registratie van disputen. Op deze manier werkt u niet alleen aan de verbetering van uw credit management, door inzicht en een snelle afhandeling verhoogt u ook de klanttevredenheid. Een win-win dus.
De juiste klantgegevens
U kunt de hiervoor genoemde aandachtspunten opvangen op basis van interne informatie. Maar ook externe informatie kan u helpen. Het correct invoeren van klantinformatie, zoals factuuradressen, is bijvoorbeeld van groot belang. Deze informatie kunt u extern laten controleren of zelfs laten aanvullen. Denk daarbij aan KvK-uittreksels of het automatisch in uw systemen laten instromen van bedrijfsinformatie, zodat u altijd up-to-date bent.
Kredietwaardigheid van uw klanten
Nog een belangrijk aandachtspunt: hoe kredietwaardig zijn uw klanten? Uw klant kan vandaag braaf betalen en morgen ineens failliet zijn. Daarnaast wilt u vast weten welke klanten potentie hebben om meer bij u te kopen. Door kredietinformatie op te vragen, weet u welke klanten groeien, welke meer aandacht verdienen en welke een risico vormen. Vragen waarop kredietinformatie helpt antwoord te geven, zijn:
- Hoe groot is het risico van mijn klant? Met kredietinformatie ziet u hoe uw klant anderen betaalt (door middel van betalingservaringen). Daarnaast krijgt u jaarcijfers en andere ‘risico-indicatoren’ die van belang zijn. U kunt kijken naar de algemene credit rating die wordt aangeduid met een cijfer of u kunt dieper in de klantinformatie duiken.
- Wie zijn mijn meest waardevolle klanten en waar zit potentie? Niet alleen kunt u bovenstaande informatie gebruiken om uw risicoklanten in kaart te brengen, u kunt ook kijken naar de groeipotentie van klanten.
- Wie trekt aan de touwtjes? Mogelijk is uw klant onderdeel van een concern. Als dit concern failliet gaat of in slecht weer verkeert, kan dit invloed hebben op het risico dat uw klant vormt. Omgekeerd kan een achterliggend concern ook veel financiële zekerheid geven. Kredietinformatie legt deze relatie bloot en laat u zien wie aan de touwtjes trekt.
- Tot welk orderbedrag is het verantwoord om te leveren? Met kredietinformatie krijgt u een kredietadvies – en weet u tot welk bedrag u veilig kunt leveren en vanaf welk bedrag u beter aangepaste voorwaarden kunt hanteren, zoals vooruitbetaling of deellevering.
Hoe ziet de markt van mijn debiteur eruit? Met welke branche doet u het meest zaken? Hoe ontwikkelt die branche zich? Met kredietinformatie krijgt u marktinformatie om de potentie of krimp van een markt in kaart te hebben. Belangrijke input voor strategische beslissingen.
Optimaal facturatie- en aanmaanproces
Wanneer u bovenstaande informatie over uw debiteurenportefeuille inzichtelijk heeft, is het belangrijk u af te vragen hoe u uw eigen processen kunt verbeteren. U kunt uw debiteurenportefeuille bijvoorbeeld segmenteren en indelen van AAA tot CCC, waarbij AAA-klanten goed betalen, frequent bestellen en een goede kredietwaardigheid hebben. CCC-klanten vormen het tegenovergestelde. Per segment kunt u vervolgens bekijken welk facturatie- en aanmaanproces het beste past. Tip: begin klein en bouw daarna uit. Daarmee houdt u grip en overzicht.
Uw debiteurenportefeuille verstevigen
Als u uw debiteurenportefeuille wilt verstevigen, is het in de eerste plaats belangrijk uw inzicht te vergroten. Dit inzicht komt vooral voort uit het in kaart brengen van uw risico’s en kansen. Interne informatie speelt daarbij een belangrijke rol – en externe informatie zoals kredietinformatie is zeer belangrijk om een 360 graden beeld te krijgen en afschrijvingen te beperken. Voor veel (kleinere) bedrijven zal dit inzicht voldoende zijn. Wanneer u antwoord kunt geven op alle bovenstaande vragen, heeft u uw debiteurenportefeuille aardig op een rijtje.
Bedrijven die verder willen optimaliseren, kunnen kijken naar de volgende stap: het automatiseren van debiteurenbeheer. Oplossingen zoals Credit Management Online en risicomanager helpen u daarbij. Veel van de bovenstaande analyses hoeft u daarmee niet meer handmatig te doen – u krijgt met een druk op de knop inzichtelijk wat u wilt weten, waarna u het segmenteren en het gewenste facturatieproces passend kunt automatiseren. Een voordeel van dit soort tooling is dat u tegen lage kosten inzicht heeft in uw portefeuille en processen kunt automatiseren.
Wilt u nóg minder tijd kwijt zijn en vindt u het geen probleem daarvoor wat meer kosten te maken? Dan kunt u kijken naar mogelijkheden om uw debiteurenportefeuille uit handen te geven aan een derde partij, bijvoorbeeld in de vorm van factoring.
Bron: Graydon Blog
