Steeds meer bedrijven ontvangen het verzoek van klanten om een e-factuur te sturen. In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de PDF-factuur die je altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat. Natuurlijk wil je de relatie goed houden en snel aan de klantwens voldoen. Maar hoe pak je het digitaliseren van de uitgaande facturen aan?
Wat is een e-factuur precies?
Een e-factuur is een databestand waarin de factuurgegevens in een vaste structuur staan. De e-factuur voldoet aan wettelijke en fiscale richtlijnen. E-facturen kunnen automatisch ‘gelezen’ en verwerkt worden in een financieel systeem of ERP. In tegenstelling tot de verwerking van een PDF-factuur, waar nog altijd handmatig werk bij komt kijken.
Uitgaande factuurstroom digitaliseren
Het automatiseren en digitaliseren van de (uitgaande) factuurstroom biedt organisaties de volgende voordelen:
- Real-time inzage in openstaande facturen;
- Herinneringen kunnen automatisch verstuurd worden;
- Je ontvangt notificaties wanneer de klant de factuur ontvangt;
- Facturen worden sneller verwerkt en betaald;
- Je faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal).
Optie 1: Factureren vanuit je softwarepakket
Voor het activeren van de e-facturatie mogelijkheid binnen je huidige financiële of boekhoudpakket is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kun je navragen wat je moet regelen voor het versturen van een e-factuur. Vanuit het systeem kan er door een Access Point (zoals TIE Kinetix) een verbinding gelegd worden met het PEPPOL-netwerk. Zodat e-facturen uitgewisseld worden via een beveiligde verbinding.
Beschik je over een ERP- of boekhoudsysteem en wissel je met regelmaat facturen uit met een specifieke klant? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat jouw systeem en het systeem van de klant met elkaar kunnen ‘communiceren’.
Optie 2: Factureren via een e-facturatie portaal
Heb je (nog) geen financiële software of verstuur je onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij een e-facturatie portaal van een e-facturatie dienstverlener. Na het aanmaken van een account kun je handmatig de gegevens van de factuur invullen en creëer je met gemak een e-factuur (XML-factuur). De factuur wordt óf rechtstreeks afgeleverd bij het systeem van jouw klant of je krijgt de XML-factuur retour zodat je deze per e-mail kunt versturen.
Optie 3: PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur
Maakt jouw softwareprogramma standaard een PDF-factuur en wil je snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? Er zijn oplossingen zoals PDF-2-FLOW die jouw PDF-factuur automatisch omzetten in een XML-factuur. Het enige dat je hoeft te veranderen in het facturatieproces is dat je de factuur niet langer stuurt naar het e-mailadres van de klant maar naar het e-mailadres van de dienstverlener. De e-factuur wordt aangemaakt en rechtstreeks afgeleverd bij de klant of retour gezonden zodat je de factuur zelf kunt opsturen. Let er wel op dat de factuur alle vereiste informatie bevat.
Whitepaper: Alles wat je moet weten over elektronisch factureren
Wil je meer weten over de mogelijkheden die er zijn voor jouw organisatie om zowel de inkomende als de uitgaande facturatiestroom te digitaliseren? Download dan hier de nieuwe whitepaper van TIE Kinetix.
Bron: TIE Kinetix
