Wanneer je te maken hebt met wanbetaling van klanten zijn deze vaak in te delen in twee verschillende categorieën.
Wanbetalers die niet willen betalen en wanbetalers die niet kunnen betalen. Wanbetalers die niet willen betalen zorgen vaak voor serieuze problemen.
In deze categorie worden door de debiteuren regelmatig smoezen gebruikt. Soms voorspelbaar, soms gewoon vervelend en het kost altijd extra tijd. We hebben de meest gebruikte smoezen even op een rijtje gezet. Daarnaast hebben we deze aangevuld met tegenwerpingen die je kunnen helpen om de klant toch te laten betalen.
De factuur is niet ontvangen
Dit is verreweg een van de meest gebruikte smoezen. Uiteraard controleer je allereerst het adres. Wanneer het adres juist is en er is niet gereageerd op de herinneringen, dan weet je dat de klant tijd probeert te rekken. Stuur een kopie van de factuur per e-mail en maak een concrete afspraak voor een snelle betaling.
Er is een klacht of de factuur is niet juist
Achterhaal of de klant al eerder heeft gereageerd en of de klacht is opgelost. Wanneer de klacht terecht is, zal er eerst een oplossing moeten komen. Als de klacht is opgelost kan er ook gelijk een concrete afspraak worden gemaakt over de betaling.
Ik ga niet over de betalingen
Vraag wie er dan wel verantwoordelijk is, en zorg ervoor dat je de contactgegevens van deze persoon hebt. Wanneer de afspraken niet na worden gekomen kun je op deze manier zelf contact opnemen.
De factuur is nog niet akkoord gegeven door de budgethouder
En blijkbaar is deze persoon altijd moeilijk te bereiken of te spreken. En terugbellen gebeurt helemaal niet. Zorg ook hier voor de contactgegevens van deze persoon en zorg zelf voor concrete en snelle opvolging.
Die factuur is toch al lang betaald?
Zorg er in ieder geval voor dat je je eigen administratie goed op orde hebt. Als je klant de vermoorde onschuld speelt, kun je altijd vragen naar een betalingsbewijs van de overboeking. Dit kan bijvoorbeeld een kopie van het afschrift zijn. Wanneer deze uitblijft kun je de vorderingsprocedure voort zetten.
Wij hanteren onze eigen betalingscondities
Zorg ervoor dat je precies weet welke voorwaarden worden gehanteerd en wanneer de betaling wordt voldaan. Ga ook na welke betalingsafspraken er bij de samenwerkingsovereenkomst zijn afgesproken. Zijn er leverings- en betalingsvoorwaarden ondertekend, en bespreek eventueel de betalingscondities voor een volgende levering.
De factuur is betaalbaar gesteld
Dit houdt in dat de klant de betaling in gang heeft gezet. Dan is er ook een datum bekend wanneer de betaling daadwerkelijk zal worden overgeboekt. Zorg dat je precies weet welke dag je het geld op je eigen rekening kunt verwachten.
Bij veel van de genoemde smoezen is het raadzaam om na de reactie van de klant de vorderingen strak op te volgen. Na een telefonische aanmaning én een herinnering, is het raadzaam om niet te lang te wachten met een ingebrekestelling waarbij je de vordering uit handen geeft aan een externe partij.
Wanbetalers die niet kunnen betalen vanwege financiële problemen zijn natuurlijk erg vervelend. Het is echter moeilijk om hier actie op te ondernemen, want bij een faillissement is de kans op het ontvangen van je geld zeer gering. Je kunt dan beter een betalingsregeling treffen die zorgt dat er op de langere termijn nog inkomsten zijn.
Om deze problemen te voorkomen is een kredietverzekering een alternatief, want dan ben je ook in geval van een faillissement verzekerd van je geld.
Bron: www.creditexpo.nl
