Markeur Holding, een organisatie in de Automotive sector, besloot eind vorig jaar het debiteurenbeheer onder te brengen op een centrale afdeling. Als IT-oplossing werd gekozen voor Credit Manager, een applicatie van Credit Tools.
Markeur Holding, goed voor een jaaromzet van ongeveer 500 miljoen euro, is eigenaar van een aantal dochterondernemingen, waaronder Multilease, Golease, Multirent, Motorhuis, het Autoschadehuis en MultiEnergy. Tot 2011 werd het debiteurenbeheer door iedere BV decentraal uitgevoerd. Wouter van den Bergh, hoofd van de afdeling Debiteurenbeheer, legt uit waarom tot centralisatie werd besloten.
“De drie belangrijkste redenen zijn een kostenbesparing door efficiëntie, een verdere professionalisering en het bewerkstelligen van risicobeperking en DSO-verlaging door het ontwikkelen en uitvoeren van een centraal uniform debiteurenbeleid.”
Wat is de positie van de nieuwe centrale afdeling debiteurenbeheer?
”De afdeling wordt gezien als een externe organisatie met de verschillende BV’s als haar klanten. Er is gekozen voor een structuur waarin alle debiteurenbeheerders werkzaam zijn voor alle klanten van de verschillende BV’s. Alle medewerkers zijn daardoor flexibel inzetbaar en er wordt bovendien een optimale bezetting en borging bewerkstelligd.”
Wat is voor de individuele beheerders de belangrijkste verandering?
”Debiteurenbeheerders zijn in de regel gewend een eigen portefeuille te hebben. Een ander uiterste variant is een willekeurige random verdeling van dagelijkse werkzaamheden onder alle medewerkers. In dat geval heeft geen van de debiteurenbeheerders een eigen portefeuille. Wij streven naar een tussenmodel: het koppelen van Key Accounts aan een vaste debiteurenbeheerder en daarnaast – ten aanzien van andere klanten- een random verdeling van alle werkzaamheden onder alle medewerkers. Die verdeling gebeurt dan op basis van het aantal uren dat iemand werkt. Op die manier wordt de workload dagelijks evenredig verdeeld onder de aanwezig medewerkers.”
Wat is het voordeel van die werkwijze?
”Het is efficiënt en effectief. Naast individueel resultaat, zoals het aantal betalingsafspraken en de mate waarin betalingstoezeggingen worden nagekomen, wordt er gestreefd naar een groepsresultaat. Een positief effect is ook de uniforme wijze van registreren van klachten en betaaltoezeggingen. Het random verdelen van de workload leidt automatisch tot interne controle onder medewerkers en heeft hierdoor tevens een kwaliteitsverhogende werking.”
Wat betekent het voor de automatisering?
“De werkwijze die wij voorstaan vraagt een flexibele IT- oplossing. Die hebben we gevonden in Credit Manager, een applicatie van Credit Tools BV. Door deze applicatie is een efficiëntieslag gemaakt niet alleen wat betreft het toepassen van een automatische workflow en de registratiefunctionaliteit, maar ook door andere maatwerkoplossingen. Bijvoorbeeld de geautomatiseerde dagelijkse werkverdeling op basis van in te voeren roosters. Credit Manager geeft bovendien de mogelijkheid om tal van managementrapportages op te vragen, zoals de DSO-ontwikkeling en de stand van zaken van de debiteurenpakketten. Bovendien biedt de applicatie een automatische overdracht aan de creditmanagementpartners en een resultatenmeting van medewerkers, waardoor we op een optimale wijze kunnen sturen en bijsturen.”
Van den Bergh is vooral tevreden over Credit Manager omdat het uitstekend past bij de succesformule die hij voor ogen heeft. “Een efficiënt en effectief debiteurenbeheer is in eerste instantie gebaseerd op mensen, vervolgens op het beleid en de uitvoering daarvan, maar tenslotte evenzeer op ondersteunende middelen als Credit Manager.”
Bron: www.creditexpo.nl
