Herkent u het? U heeft verschillende rapportages maar wil graag de belangrijkste KPI’s op een Balance Scorecard weergeven. Excel heeft hier verschillende handige functies voor.
Balance Scorecards
Maand rapportages voor het management zijn vaak in de vorm van Balance Scorecards. De voor het Credit Management gedefinieerde KPI’s worden opgenomen tussen de overige financiële KPI’s. Op dit soort rapportages zullen geen detail gegevens van de debiteuren zichtbaar zijn.
De meest voorkomende KPI’s op een Balance Scorecard bestaan uit het totale debiteurensaldo, eventueel uitsplitst naar het saldo buiten betaaltermijn (een hoog debiteuren saldo is immers niet erg als alles binnen betaaltermijn is), het saldo en percentage van de voorziening dubieuze debiteuren en de DSO.
Vanuit Excel gezien is het maken van een Balance Scorecard eenvoudig. Er zal eenmalig een frame ontwikkeld moeten worden met daarop alle te rapporteren KPI’s. Dit frame zal gevuld worden door een koppeling te maken met de uitgebreide Credit Management en financiële maandrapportage. De Balance Scorecard bevat immers maar een deel van de totaal te rapporteren gegevens.
Het ophalen van de cijfers kan met bijvoorbeeld de formule VERT.ZOEKEN / VLOOKUP. Want of er nu een openstaand saldo of het bedrag van de voorziening opgehaald moet worden, de werking, vanuit Excel gezien, blijft hetzelfde. De berekening van de waardes vindt namelijk niet plaats op de scorecard maar op onderliggende bestanden.
Om de leesbaarheid van de Balance Scorecard te verhogen en daarmee de KPI’s snel inzichtelijk te hebben, is een presentatie op grafische wijze een oplossing. Excel biedt de mogelijkheid om grafieken in de vorm van een verkeerslichten en snelheidsmeters te maken.
Verkeerslichten en snelheidsmeter als mogelijkheid voor KPI’s
Een andere mogelijkheid kan zijn een DSO thermometer. Deze kunnen we maken met de functie Voorwaardelijke opmaak / Conditional formatting. Door verschillende ranges op te nemen in de thermometer kunnen we in één oogopslag drie verschillende DSO onderdelen zien. De best mogelijke DSO voor als alle klanten conform de overeen gekomen conditie zouden betalen wordt groen weergegeven, de te behalen target maken we oranje en de actuele status rood.
Met het opnemen van dit soort grafische presentaties wordt onze Balance Scorecard een stuk leesbaarder. En doordat we koppelingen leggen met bron gegevens is het periodiek opstellen van de Balance Scorecard een werkje van een paar minuten geworden.
Over de auteur
Irma de Bruijn zet haar expertise op het gebied van Credit Management, Finance en ICT in om organisaties te helpen bij rapportage vraagstukken.
Ook geeft zij trainingen over het werken en rapporteren met Excel binnen het vakgebied credit management.
Op woensdag 27 mei aanstaande verzorgt zij de training Excel voor debiteurenbeheerders in het NBC Congrescentrum.
Bron: www.creditexpo.nl
