Vaste prik in de beleidsvoering op wekelijkse, maandelijkse, halfjaarlijks en jaarlijkse basis: de rapportages. De eerste vraag is: wat rapporteren we? De vervolgvraag luidt: hoe rapporteren we?
Grote onderneming zullen hun Order-to-Cash in ERP-systemen van bijvoorbeeld SAP en Oracle hebben vastgelegd, inclusief de rapportages. Maar als een bedrijf geen miljoenen aan IT-budget heeft om dergelijke complexe systemen in laten richten, dan is er altijd nog… Excel. Simpel, doeltreffend. De mogelijkheden van bijvoorbeeld Microsoft Office zijn vaak groter dan gedacht.
Excel is eigenlijk een prima tool om rapportages mee te maken. Met een cursus van een halve of zelfs hele dag, kan iemand al prima uit de voeten met de mogelijkheden binnen het programma. Mits je van tevoren goed hebt doorgesproken op welke onderdelen er gerapporteerd moet worden.
Schot voor de boeg: klant, totaal aan offertes, totaal aan openstaande offertes, gefactureerd, geïnd, openstaande facturen, DSO (days sales outstanding), bruto marges, operationele marges. Dat zijn door de bank genomen de ijkpunten voor het management van een bedrijf en die kun je prima kwijt in Excel-tabellen. Redelijk rechttoe-rechtaan. En: het werkt.
Excel biedt evenwel mogelijkheden die veel verder gaan dan tabellen. In het programma kun je allerlei visualisaties laten genereren over diverse parameters binnen de ’hoofdtabel’. Iemand die thuis is in macro’s en ’pivots’ kan snel goede weergaven maken van onderdelen binnen tabellen. Grote voordeel is dat je die weergaven binnen de Office-omgeving ook eenvoudig kunt verwerken in bijvoorbeeld Word- of Powerpoint-templates. Diverse opleidingsinstituten bieden goede dagtrainingen aan op het gebied van Excel-gebruik binnen credit management.
Toch een stapje verder? Voordat u aan ERP denkt, kunt u ook eens kijken naar de mogelijkheden die ’boekhoudpakketten’ tegenwoordig bieden. Zelfs vanuit de cloud, zodat u niet zelf allerlei systemen hoeft te onderhouden. Exact, marktleider op dit gebied, kent bijvoorbeeld Exact Online. Principe is eenvoudig: op abonnementsbasis kunt u binnen duidelijke dashboards gebruik maken van diverse modules en precies aangeven wat u wanneer en in welke vorm gerapporteerd wilt hebben. Maar ook hier geldt: bepaal van tevoren de inhoud van de rapporten.
Suzanne van der Horst is trainer, personal coach en eigenaar van Debtor Business. Debtor Business helpt haar bedrijven aan het verbeteren van hun werkkapitaal d.m.v. vier pilaren: Consultancy – Outsourcing – Training/ opleiding – Factoring. Volg Suzanne ook op twitter.com/Debtorbusiness.
Bron: Debtor Business
