Nederlandse organisaties slagen er nog onvoldoende in om projecten effectief te managen en de geplande voordelen van een project te realiseren.
Hoewel de meeste organisaties vinden dat het slagen van projecten van essentieel belang is voor de realisatie van hun strategie, blijft een succesvolle afronding van dit soort projecten vaak achter. Uit onderzoek van KPMG naar de wijze waarop Nederlandse organisaties met projectmanagement omgaan, blijkt dat ruim 60% van de organisaties het belang van succesvolle projecten ziet toenemen. Toch blijken de organisaties nauwelijks oog te hebben voor de uiteindelijke opbrengst van het project.
Bijna 60% blijkt niet over een proces te beschikken voor het identificeren en monitoren van de opbrengsten van het project. Deze organisaties rapporteren in het algemeen dan ook een lagere succesgraad van hun projecten dan de organisaties die hiervoor wel een proces hebben.
Van de onderzochte organisaties blijkt slechts 20% erin te slagen om bijna alle projecten binnen de gestelde tijd en de gestelde tijd af te ronden. Voor 50% van de onderzochte organisaties is dit ongeveer de helft. De resterende 30% weet minder dan de helft van de projecten binnen de gestelde tijd en het gestelde budget af te ronden.
“Hoewel organisaties over voldoende instrumenten beschikken om adequaat te sturen op projecten, grijpen de meeste bedrijven en instellingen pas in wanneer het fout dreigt te gaan”, constateert Hans Donkers, partner bij KPMG. Donkers: “Een Quality Assessment bijvoorbeeld is een zeer probaat middel om de voortgang van een project te meten. Doorgaans wordt de kwaliteit van projecten door organisaties qua tijd bewaakt door voortgangsrapportages, qua geld door gerealiseerd versus gepland budget en qua kwaliteit door de inzet van ervaren collega’s of reviews. Deze informatie komt echter van medewerkers aan het project zelf.
Een Quality Assessment biedt echter een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling. Iets meer dan 40% van de onderzochte organisaties voert op adhoc basis een waardering uit. Slechts 17% voert dit soort tests structureel uit bij belangrijke mijlpalen in het project. Uit het onderzoek blijkt overduidelijk dat projecten waarbij gebruik werd gemaakt van een assessment vaker binnen de geplande tijd werden afgerond.”
Volgens Donkers slagen organisaties er nog altijd niet in om project- en programmamanagement gestructureerd in te zetten. Donkers: “Juist nu, na twee opeenvolgende crisissen, zou de wil om efficiënt en effectief projecten uit te voeren alom aanwezig moeten zijn. Door de aansturing en de uitvoering van projecten te verbeteren, ontstaat immers ruimte om slagvaardiger te opereren en meer te bereiken met dezelfde inzet en hetzelfde budget. Hiervoor is het van groot belang om portfoliomanagement in te richten voor het selecteren én het actief sturen op de performance van projecten, zodat bij wijzigende omstandigheden een betere bijsturing mogelijk is.
Daarnaast is het belangrijk om projecten te koppelen aan strategische doelstellingen. Vervolgens moet prioriteit worden toegekend aan projecten op basis van de bijdrage aan de strategie, waardoor een maximaal effect uit de projectportfolio wordt gehaald. Ten slotte is het van groot belang dat organisaties de moed hebben om met falende projecten te stoppen. Hierdoor ontstaat ruimte voor andere en betere initiatieven, die een grotere bijdrage kunnen leveren aan de strategie.
Bron: www.kpmg.com
