Het verbeteren en klantgerichter maken van het order to cash proces staat bij steeds meer ondernemingen hoog op de agenda. Daarbij speelt automatisering in toenemende mate een belangrijke rol.
In credit management gaat het allang niet meer alleen om het beoordelen van het kredietrisico en zorgen voor tijdige betaling. Samenwerking met andere stakeholders en het verbeteren van processen (intern, extern) worden steeds vaker aan het takenpakket van credit management toegevoegd. In dit interview spreek ik met Pim van der Hagen, directeur Credit Tools, over het belang van integratie van datastromen en samenwerking tussen stakeholders.
Credit Tools maakt al jaren een autonome groei door. Hoe verklaar je het succes van Credit Tools?
Pim: “Sinds 2013 groeit Credit Tools autonoom tussen de 15 en 20% per jaar. Dit jaar zullen we naar 40 medewerkers groeien. Op de eerste plaats valt ons succes te verklaren uit het feit dat we zeer betrokken en ervaren medewerkers hebben. Dat betekent dat onze medewerkers over goede kennis van onze producten, onze organisatie en uiteraard onze klanten beschikken. Verder werken de aandeelhouders (3) van Credit Tools actief mee in het bedrijf en hebben we een eenduidige visie waar we met onze onderneming naar toe willen. De derde factor is dat wij nauwe banden met onze klanten onderhouden, waardoor we sneller en beter inzicht krijgen in nieuwe marktontwikkelingen en behoeften van onze klanten. Daardoor kunnen we ook sneller op klantbehoeften inspelen.”
Welke producten voeren jullie nu en welke richting gaat Credit Tools op?
Pim: “De Credit Tools software suite bestaat momenteel uit drie softwareproducten:
- CreditManager 3.0 richt zich op het automatiseren van debiteurenbeheer in grote en middelgrote organisaties.
- MatchMaker richt zich op het verregaand automatiseren van de betalingsverwerking (reconciliatie).
- Collector COOL: het zeer uitgebreide softwareplatform voor zowel bijzonder beheer als incasso.
Technisch richten we ons steeds meer op hosted installatie (SaaS – Software as a Service), waar we al sinds 2012 zwaar in investeren. Op dit moment kiest ongeveer 75 procent van onze nieuwe klanten voor een SaaS oplossing. De zeer grote bedrijven of bedrijven die te maken hebben met privacy gevoelige informatie kiezen vaak nog voor een lokale installatie (on premise, client server). SaaS is echter geen trend meer, maar eerder ‘business as usual’ geworden. De keuze voor een specifieke technologie speelt ook steeds minder een rol, want je kunt een client server applicatie met een terminal server verbinding of RDP (Remote Desktop Protocol) sessie ook in de cloud draaien.”
Wat is een belangrijk verschil tussen ‘best of breed’ applicaties 10 jaar geleden en nu?
Pim: “Het probleem in het verleden om voor een ‘best of breed’ applicatie – zoals Credit Tools – te kiezen lag voornamelijk op het gebied van (data)interfacing, dus de datacommunicatie tussen de credit management applicatie en het (financiële) bronsysteem. Inmiddels is de technologie door middel van web services, APIs en SOAP koppelingen zo ver doorontwikkeld, dat je heel makkelijk een berichtenstructuur met elkaar kunt afspreken. Credit Tools heeft een standaard set van webservices ontwikkeld (zie kader) om daarmee makkelijk communicatie tussen systemen op te zetten. We zien ook dat steeds meer boekhoudpakketten en ERP systemen op een redelijk snelle en goede manier met elkaar kunnen communiceren. Je spreekt met elkaar een berichtenstructuur af en als die eenmaal is ingericht, dan verandert er in principe weinig.
Daarnaast hebben er ook grote veranderingen op het gebied van data-integratie plaatsgevonden. In credit management speelt klantcontact een belangrijke rol, maar credit management is natuurlijk niet de enige afdeling in een organisatie die zich met klantcontact bezighoudt. Voor afdelingen zoals service en verkoop is klantcontact ook essentieel en dus willen zij (ook) weten wat er met de klant is afgesproken. Dankzij technologie is het mogelijk om (relevante) informatie real time uit te wisselen. Dat spaart afdelingen enorm veel tijd uit. Vroeger was dat een stuk lastiger en vooral tijdrovender.”
Kun je van deze real time informatie-uitwisseling een voorbeeld geven?
Pim: “Een mooi voorbeeld van data-integratie is woningcorporatie Wonen Breburg. Een medewerker van de credit management afdeling ziet nu bij een klant met betalingsachterstand dat er een serviceverzoek is ingediend. Of een front office medewerk(st)er krijgt een klant aan de balie en ziet dat er betalingsachterstand is. De systemen zijn nu zo opgezet en aan elkaar gekoppeld, dat iedere afdeling over dezelfde informatie van de klant beschikt op het moment dat daar behoefte aan is. In de praktijk zijn organisaties vaak de meeste tijd kwijt aan het informeren bij andere afdelingen of externe partijen wat er met een klant aan de hand is. Door centrale bundeling en koppeling van klantinformatie weet nu de hele organisatie direct wat er speelt. In de praktijk werkt het als volgt. Wanneer bijvoorbeeld een klantenservicemedewerk(st)er via het CRM systeem informatie over een klant opvraagt, dan legt het CRM systeem automatisch contact met de Credit Tools applicatie en vraagt statusinformatie op over bijvoorbeeld betalingen. De Credit Tools applicatie geeft dan een betalingscode of tekst aan de CRM applicatie terug, die real time in het beeldscherm van de medewerk(st)er verschijnt. Op deze manier kun je dus optimaal gebruik maken van bij diverse afdelingen opgeslagen (actuele) klantinformatie.”
Welke andere mogelijkheden biedt deze real time technologie? Kun je een voorbeeld geven?
Pim: “Als je nog een stap verder gaat, dan kun je deze technologie ook voor externe partijen als handels- en kredietinformatie en incasso inzetten. Laten we een klant die ter incasso is gegaan als voorbeeld nemen. Stel een klant is overgedragen aan een incassopartner die gebruik maakt van ons Collector COOL platform. De klant (opdrachtgever) moest vroeger apart bij het klantportaal van de incassopartner inloggen om de status van het incassotraject op te vragen. Dankzij de integratie tussen CreditManager en Collector hoeft dit niet meer. Onze klant kan nu eenvoudig zijn klantgegevens opvragen in CreditManager, waarbij door middel van een web service automatisch de actuele status van zijn klant bij het incassobureau wordt opgevraagd. Het incassobureau bepaalt nog wel welke informatie ze willen delen, maar de klant (opdrachtgever) hoeft niet meer naar een extern portaal. Bovendien heb je zo alle relevante en actuele klantinformatie op één beeldscherm bij elkaar. In de toekomst zal het uitwisselen van datastromen steeds meer online en real time gaan plaatsvinden. Tijdens de Credit Expo zullen we van deze belangrijke technische ontwikkeling uitgebreid het een en ander laten zien.”
Dit jaar is Credit Tools weer aanwezig op de Credit Expo, zowel in België als in Nederland. Wat kunnen de bezoekers van Credit Tools verwachten?
Pim: “Verbinding is het centrale thema. Het creditmanagementproces is bij uitstek een integraal bedrijfsproces met veel interne en externe stakeholders. Daarnaast nemen digitalisering en automatisering een steeds hogere vlucht. Natuurlijk zijn bedrijven nog steeds bezig met het verder automatiseren van de basisprocessen. De aanvullende kracht van onze software ligt echter met name in het verbinden van deze stakeholders en informatiestromen, het liefst realtime. Onze product roadmap staat vooral in het teken van integrale oplossingen. Verbinding en ketenintegratie, daar gaan we het uitgebreid op de Credit Expo over hebben.”
Ketenintegratie (b)lijkt een hot topic te zijn in ons vakgebied. Wat versta je daar precies onder?
Pim: “Ketenintegratie is een toonaangevend onderwerp. Een mooi voorbeeld is onze samenwerking met Anachron. Anachron biedt een service genaamd ‘Order2Cash’. Daar hoort naast e-Invoicing ook creditmanagement bij. Samen met Anachron zorgt Credit Tools voor een naadloze integratie met hun platform, zodat de klanten van Anachron vanaf nu gebruik kunnen maken van ons creditmanagement platform. In onze Collector software integreren we de incassomonitor van Assensia, zodat je de externe partijen die je inschakelt goed kunt benchmarken en monitoren. Ook dat is een mooi voorbeeld van ketenintegratie. Je ziet steeds meer dat credit management dienstverleners beseffen dat we samen een keten vormen. Als je dat goed integreert en voor de klant faciliteert, dan wordt uiteindelijk iedereen in de keten hier beter van. Wij passen ketenintegratie in ieder geval zeer actief toe en denken dat dit in de toekomst alleen maar zal toenemen.”
Wat zou je de lezer nog willen meegeven?
Pim: “Ik denk dat je goed moet kijken naar wat je met credit management software wilt bereiken, ook strategisch. Kijk niet alleen naar het automatiseren van het basisproces, maar kijk ook verder. Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik ook waarde toevoeg aan het hele bedrijf of de hele procesketen. Hoe kan ik ervoor zorgen dat mensen beter geïnformeerd zijn en ook beter samenwerken? Kijk naar de doelstelling(en) en strategie van het bedrijf en bepaal hoe je daar als credit management op kunt aanhaken.”
Web services van Credit Tools
- Informatie-uitwisseling tussen interne systemen. Veel grote bedrijven willen alle klantcontacten centraal geregistreerd hebben en dat elke afdeling is voorzien van alle actuele klantgegevens. Met onze CRM web services zorgen we er voor dat ook alle klantcontacten centraal worden geregistreerd en alle klantdata real time up to date is.
- Informatie-uitwisseling met externe stakeholders. Denk daarbij bijvoorbeeld aan integratie van externe handelsinformatie, zowel eenmalig als via automatische monitoring. Deze kun je weer inzetten in je acceptatieproces, of je eigen credit scoringmodel. Koppelingen met Creditsafe, Dun & Bradstreet en Graydon zijn standaard beschikbaar.
- Op de Credit Expo gaan we nog een stap verder. Vanaf de nieuwste versie van CreditManager (versie 3.4) kun je straks real time incassodossiers overdragen. De status wordt ook real time bijgewerkt als je zaken doet met een incassopartner die ons platform Collector gebruikt, waaronder gerenommeerde incassobedrijven als Bierens, BvCM, Call2Collect, Certin, Graydon (Nederland en België) en N.I.B.
Op donderdag 5 november aanstaande geven Hans Pragt, Martin de Heus (Credit Tools) en Rene van den Brand (VVA Informatisering) tijdens de 11e editie van Credit Expo in het NBC Congrescentrum een presentatie over “Integrated Solutions”. Registreer nu alvast gratis via: www.creditexpo.nl/event/registreren
Bron: www.creditexpo.nl
