Vanaf dit jaar wordt het voor professionele partijen (zoals advocaten, curatoren, en deurwaarders) op enig moment verplicht digitaal te procederen in bestuursrecht en civiel recht. Wat is de huidige stand van zaken? Monique Commelin, directeur van het moderniserings- en digitaliseringsprogramma Kwaliteit en Innovatie, geeft antwoord op 7 vragen.
Wat is de kern van digitaal procederen en wat verandert er eigenlijk?
Monique Commelin: ‘Vorig jaar heeft het parlement de wetgeving aangenomen die nodig is om digitaal te kunnen procederen. Ook zijn de procedures vereenvoudigd. In vergelijking met de huidige werkwijze, die voor een belangrijk deel nog op papier en via de postbode en de fax gaat, is de grootste verandering dat elke rechtszaak straks een digitaal dossier krijgt. De betrokken partijen krijgen toegang tot dat dossier en communiceren via een beveiligd portaal met elkaar: Mijn Rechtspraak. Zo kan iedereen 24 uur per dag, 7 dagen per week zien hoe het er voor staat met hun rechtszaak en wat de volgende stap is. In de oude situatie was dat vaak nogal onoverzichtelijk, zeker voor mensen die niet dagelijks met rechtspraak te maken hebben. Ook voor de rechter wordt het veel makkelijker om overzicht te houden en regie te voeren. Rechtspraak wordt letterlijk toegankelijker en begrijpelijker. Daar doen we het voor. Digitalisering van procedures is géén doel op zich.’
Waarom valt nog niet precies aan te geven wanneer digitaal procederen verplicht wordt?
‘In bestuursrecht en civiel recht wordt al op vrijwillige basis digitaal geprocedeerd. De stap naar verplicht digitaal procederen is een grote. We hebben er dan ook heel bewust voor gekozen om hiermee pas te starten als de techniek zich heeft bewezen. Pas dan vraagt de Rechtspraak aan de minister van Veiligheid en Justitie om een Koninklijk Besluit af te geven, waarmee digitaal procederen verplicht wordt. Dit zal in eerste instantie gelden voor asiel- en bewaringszaken in het hele land en voor civiele vorderingen vanaf 25.000 euro bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. Tussen het aanvragen van het KB bij de minister van V en J (de systeemverantwoordelijke, red.) en het daadwerkelijk verplicht worden van digitaal procederen, zit minimaal 2 maanden.’
Waarom is dit Koninklijk Besluit (KB) nog niet aangevraagd?
‘De Rechtspraak wil eerst de resultaten afwachten van een aantal tests. Daarbij gaat het met name om de snelheid van Mijn Werkomgeving; dit is het digitale dossier aan de kant van de Rechtspraakmedewerker. Ondertussen werken we door aan verbeteringen. Dit betekent dat we nog niet begin april kunnen starten met verplicht digitaal procederen, zoals we hoopten. Ik snap dat dit heel vervelend is, zowel voor Rechtspraakmedewerkers als voor advocaten. Maar we hebben steeds gezegd: het wordt pas verplicht als we zeker zijn van onze zaak. Naar verwachting vraagt de Rechtspraak voor de zomer aan de minister om het KB af te geven voor de genoemde zaken (asiel- en bewaring en civiele vorderingen vanaf 25.000 euro). Tot die tijd kan er op vrijwillige basis al digitaal worden geprocedeerd in deze zaken.’
‘De volgende stappen zullen zijn: verplicht digitaal procederen in civiele vorderingen vanaf 25.000 euro in het hele land én in algemene bestuurszaken.’
Wat is nu de stand van zaken in de verschillende rechtsgebieden?
Bestuur
‘Tot en met december 2016 diende 60 procent van de vreemdelingenadvocaten minimaal één zaak digitaal in. Daarmee hebben we nu in totaal 5.000 digitaal ingediende asiel- en bewaringszaken. 25 procent van deze zaken komt nu digitaal binnen en dit percentage blijft gestaag stijgen. In dit rechtsgebied loopt het dus goed. Ondertussen werken we samen met de Immigratie en Naturalisatiedienst en de Nederlandse Orde van Advocaten door aan verbeteringen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overzichtelijkheid van dossiers. In 2017 wordt voor de algemene bestuursrechtzaken verder gewerkt aan digitalisering van procedures. De Rechtspraak is in dit verband een samenwerking gestart met bestuursorganen, om een en ander goed af te stemmen.’
Civiel
‘Bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland kunnen advocaten sinds november 2016 vrijwillig digitaal procederen in civiele vorderingen vanaf 25.000 euro (boven de competentiegrens van de kantonrechter, red.). In civiele procedures verandert er best veel. Zo is er straks in deze procedure nog maar 1 inleidend processtuk die in de plaats komt van de dagvaarding of het verzoekschrift. En het recht op re- en dupliek en pleidooi vervalt; de rechter kan direct op de mondelinge behandeling uitspraak doen (zie ook modernisering civiel recht, red.). Helaas is het tot op heden nog maar 3 keer gebeurd dat digitaal is geprocedeerd. De drempel is best hoog: behalve de digitale werkwijze die nieuw is, geldt er dus ook het nieuwe procesrecht. Bovendien moeten beide partijen ermee akkoord gaan om via het digitale dossier met elkaar en met de rechtbank te communiceren. We hebben met advocaten wel extra gefingeerde zaken getest. Wat civiele zaken betreft is het dus echt wachten op de verplichte fase om meer ervaring op te kunnen doen. We kiezen er daarom voor om in eerste instantie beperkt te beginnen: alleen bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. Advocaten kunnen straks kiezen tussen het portaal Mijn Rechtspraak of het Aansluitpunt Rechtspraak. De test van het Aansluitpunt voor gebruik bij civiele vorderingen is succesvol verlopen. Dat brengt de mogelijkheid dichterbij voor advocatenkantoren om hun kantoorsysteem aan te sluiten op het systeem van de Rechtspraak. Handmatig uploaden van documenten is dan niet nodig.’
Toezicht
‘Op het gebied van toezicht (rechtbanken houden toezicht op curatoren bij faillissementen en bewind en mentorschap (CBM) en schuldsaneringen, red.) wordt al in meer dan de helft van de faillissementen digitaal gecommuniceerd tussen rechtbank en curator. Dat is inmiddels in alle typen faillissementen mogelijk. Wat toezicht op faillissementen betreft richten we ons inmiddels ook op kwaliteitsverbetering: hoe kan de IT helpen om efficiënter te werken en beter toezicht te houden?’
‘Voor het CBM-toezicht loopt er sinds vorig jaar een proef in 3 rechtbanken: Gelderland, Oost-Brabant en Overijssel. Hierbij zijn 28 bewindskantoren en 8 externe IT-leveranciers betrokken. Deze proef is verlengd tot aan de zomer. Dat heeft te maken met 2 dingen: de rechtbanken en bewindvoerders misten een aantal digitale mogelijkheden en het vooraf afgesproken aantal van 1.500 digitale goedgekeurde rekeningen en verantwoordingen was nog niet gehaald. Eind juli gaan we evalueren. Daarna gaan we, uiteraard alleen als het loopt zoals we hopen, landelijk invoeren. In het vierde kwartaal van 2017 zou er wat betreft CBM dan in heel Nederland digitaal kunnen worden gewerkt.’
‘De digitalisering van het toezicht in het kader van de Wet op de schuldsanering natuurlijke personen (Wsnp) wordt opgepakt als de digitalisering bij faillissementen en CBM is afgerond. Dan kan er optimaal worden geprofiteerd van de ervaringen. Wat werkwijze betreft lijken deze zaken op elkaar.’
Straf
‘Voor straf geldt dat al in 2013 een justitiebreed digitaliseringsprogramma is gestart. Daardoor loopt de digitalisering van de strafrechtspraak nu voor op de andere rechtsgebieden. Het streven is om medio 2018 volledig digitaal te werken.
Momenteel wordt ongeveer 80 procent van alle strafrechtszaken in Nederland digitaal afgehandeld. Dat zijn vrijwel uitsluitend enkelvoudige kamerzaken, die behandeld worden door de politierechter of de kantonrechter. Strafadvocaten hebben sinds 2015 toegang tot de digitale dossiers via een portaal op Rechtspraak.nl: Mijn Rechtspraak. Tussen augustus 2015 en oktober 2016 zijn ruim 70 duizend dossiers via dit portaal aan advocaten van verdachten verstrekt.’
‘Sinds 2016 wordt er bij 3 rechtbanken gewerkt met de digitale behandeling van zaken die door 3 rechters worden behandeld, de meervoudige-kamerzaken. Tot nu toe ging het daarbij nog om zaken zonder gedetineerden, in 2017 wordt op proef gewerkt in zaken mét gedetineerden. Dat is best complex, omdat er sprake is van veel afhankelijkheden en dwingende termijnen.’
‘Een ander, opvallend experiment dit jaar is de digitale handtekening. Die wordt eerst toegepast in onderzoeken waar de rechter-commissaris toestemming voor moet geven. Daarbij vindt intensief berichtenverkeer plaats met het Openbaar Ministerie, bijvoorbeeld om snel een machtiging voor een telefoontap te verkrijgen. De digitale ondertekening zal helpen om sneller en zonder dubbele invoer van gegevens de beslissing op de juiste plek te krijgen.’
‘Tot slot: dit jaar wordt het aantal rechtszalen met digitale mogelijkheden verder uitgebreid. De zogenoemde multimediazaal maakt het niet alleen mogelijk om zaken digitaal te behandelen, maar ook via beeldschermen te tonen aan procespartijen en publiek.’
Waarom is het eigenlijk voor de Rechtspraak best complex om goed werkende systemen op te leveren?
‘Het gaat in de Rechtspraaksystemen om grote aantallen data, die zeer vertrouwelijk zijn. Ook moeten verschillende partijen in hetzelfde dossier samenwerken en is er sprake van veel handelingen en complexe werkprocessen. Hier komt nog eens bij dat niet iedereen alles op hetzelfde tijdstip mag zien of doen. Een concept-uitspraak bijvoorbeeld, moet onzichtbaar blijven tot het moment van de uitspraak door de rechter. Digitale rechtspraak is echt iets anders dan webwinkelen of internetbankieren. We willen een snel systeem, maar het moet ook veilig, betrouwbaar en goed bruikbaar zijn. Dit staat soms op gespannen voet met elkaar.’
De Hoge Raad maakte onlangs bekend dat vanaf 1 maart alle nieuwe zaken in civiele vorderingszaken digitaal gaan. De Hoge Raad heeft het voordeel dat hij, vergeleken met de gerechten, een relatief beperkt aantal zaken op zijn bordje heeft en dat het proces veel eenduidiger is.
Wat doen jullie om ervoor te zorgen dat de partijen die straks digitaal moeten procederen weten waar ze aan toe zijn?
‘Op Rechtspraak.nl staan instructievideo`s en veelgestelde vragen over digitaal procederen. Er vinden voorlichtingsbijeenkomsten plaats, die we samen met de Nederlandse Orde van Advocaten organiseren. De vraag naar voorlichting is groot; daarom bieden we in het voorjaar ook webinars aan. Deze digitale voorlichting is voor iedereen ook nog op een later moment terug te kijken op Rechtspraak.nl.’
En is er hulp voor de mensen die al op de nieuwe manier werken?
‘Ja. het Rechtspraak Servicecentrum geeft antwoord op vragen die worden gesteld via Facebook.com/rechtspraak, Twitter (@RechtspraakNL) en de telefoon (088 361 61 61). De RSC-medewerkers hebben geen toegang tot de digitale dossiers, maar ze kunnen wel helpen bij het doorlopen van digitale procedures. Het RSC is op werkdagen open van 8.00 uur tot 20.00 uur. Als digitaal procederen in de loop van dit jaar verplicht wordt, gaat het RSC een proef doen met openstelling op zondag. ’
Bron: de Rechtspraak
