Bedrijven maken afspraken met leveranciers over dropshipping, crossdocking, selfbilling, product data management, vendor managed inventories, promotievergoedingen, collaborative planning, groeibonussen, papierloze processen en shop-in-shop. Geweldige buzzwords.
Allemaal prima initiatieven om samen te werken aan betere inkoopprocessen, om de klanten nog beter van dienst te zijn, om minder werkkapitaal te hebben en om samen nog meer te verdienen. En de resultaten daarvan moet je bij Supplier Relationship Management nauwkeurig monitoren; haal je de geplande doelen ook echt?
SLA's
Om dat allemaal goed te regelen leggen inkopers die afspraken ook vast in hun inkoopcontracten en 'service level agreements'. Naast de vanzelfsprekende afspraken over prijzen, betalingstermijnen en Incoterms staan die contracten tegenwoordig bomvol met tientallen bonus/malus afspraken.
De leverancier krijgt een boete voor elke te late levering, elke back order die daaruit resulteert, elke niet automatisch te verwerken factuur, vergoeding voor plaatsing van een foto op de website, retouren door foute leveringen, niet vooraf aangemelde zendingen en ga zo maar door. Een schier oneindige lijst… Wat zullen ze daar uren over hebben gebakkeleid bij de jaargesprekken.
Cashflow
Vorige week was ik op bezoek bij een winkelier die slim zijn hele assortiment mobiele telefoon accessoires had ‘uitbesteed' aan een dropship-leverancier; van order-to-cash.
En in dat contract stonden 26 van dergelijke niet-prijs afspraken. Ze stonden geduldig in het inkoopcontract.
Na mijn vraag hoe ze dat elke maand monitoren bleef het stil aan de andere kant van de tafel. De controller en de inkoper wisten het gewoon niet. Na even rekenen had de webwinkelier in 2008 meer dan 250.000 euro bij deze ene leverancier laten liggen.
Een stevige stukje cashflow!
Leverancier
Ze hadden het wel eens geprobeerd. De discussies met de leveranciers waren vruchteloos. Bovendien leverde de Supplier Relationship Management software van die bekende ERP-leverancier de informatie niet, dus stond alles in losse Excell-sheets, en kostte het onevenredig veel tijd van iedereen om het even vast te leggen.
De afspraken waren noch Specifiek, noch Meetbaar. Dus helemaal niet SMART. En elk incidentje bleek een bron van eindeloos gesoebat met de leverancier. Dode letters dus… en het ultieme doel, een betere service en lagere ketenkosten- en voorraden, werd uiteindelijk helemaal niet gehaald. Jammer van die kostbare tijd van de inkoper.
Contract
Die dode letters in inkoopcontracten? Begraaf ze of ontwaak ze. Maar zorg vooral dat ze Specifiek en voor alle ketenpartners Meetbaar zijn, dat die afspraken ook echt bijdragen aan de strategische bedrijfdoelen en organiseer een proces om die afspraken op tijd te monitoren met leveranciers.
Bron: Delaatstemeter.nl
