Een soepel verloop van internationale handeltransacties vraagt om duidelijke afspraken over waar de verantwoordelijkheid van de verkoper ophoudt en waar die van de koper begint. In dit kader bestaan sinds 1936 zogeheten Incoterms van de International Chamber of Commerce (ICC). Exporttroubleshooter Piet Roos weet er alles van.
"Noem mij gerust een exportfreak" zegt Piet Roos. "Ik heb veertig jaar exportervaring op alle onderdelen. Vanaf de aanvraag, de offerte en de onderhandelingen tot en met de technische orderuitvoering en de nazorg. Incoterms is een van mijn specialisaties. Ik geef er regelmatig workshops over en heb tevens het handboek Incoterminologie geschreven, waarvan binnenkort de Engelse versie verschijnt. Dat boek gaat de hele wereld over." (*)
Wat zijn Incoterms en voor waarvoor zijn ze bedoeld?
"Incoterms zijn internationale leveringscondities oftewel de verplichtingen die een verkoper en een koper op zich nemen bij het sluiten van een koop- of verkoopcontract.
Ze zijn in de eerste plaats bedoeld voor de contracterende partijen, maar ook voor dienstverleners zoals expediteurs, vervoerders en transportverzekeringsmaatschappijen."
Zijn Incoterms zo ingewikkeld dat er een boek voor nodig is om ze te begrijpen?
"Begrijpen is één ding, goed toepassen is een tweede. Elke keer als ik een workshop geef, en dat zijn er heel wat per jaar, blijkt dat er regelmatig Incoterms worden afgesproken die vervolgens aan beide kanten verkeerd worden geïnterpreteerd. Dat kan enorme betalingsrisico's tot gevolg hebben. Een bedrijf moet daarom altijd zorgen dat de eigen betalingscondities matchen met de afgesproken Incoterms. Als daartussen een verschil zit, dan trek je als verkoper vaak aan het kortste eind.
Zijn die afspraken voldoende bekend bij betrokkenen?
"Nee, helaas zijn niet alle ondernemers goed op de hoogte van de inhoud van de Incoterms. Een Incoterm wordt te snel en te makkelijk overeengekomen, terwijl onvoldoende wordt stilgestaan bij de verplichtingen die daaruit voortvloeien.
Bovendien veranderen ze elke tien jaar. Sinds 1 januari 2011 van dit jaar is de versie ‘Incoterms 2010' van kracht. De veranderingen daarin hebben onder meer te maken met de ontwikkeling van het containertransport".
Wat is uw advies aan creditmanagers als het gaat om Incoterms?
"Ik adviseer een heropvoeding van iedereen in het bedrijf die met verkoop en transport te maken heeft. En daar bedoel ik mee: maak mensen bewust van de transportrisico's.
Breng deze risico's nog eens goed in kaart. Laat je voorlichten wat de Incoterms kunnen betekenen. Een verkoper heeft doorgaans meer belangstelling voor het sluiten van de deal dan voor de afspraken over de aflevering van de goederen. Met de allerbeste bedoelingen worden, in alle onwetendheid, soms leveringscondities overeengekomen die simpelweg niet zijn waar te maken. Dan moet de order uitvoerende afdeling schipperen met de condities met alle gevolgen van dien voor de betaling."
Dus wat is de conclusie?
Ook hier gaat het om duidelijke interne afspraken tussen de verkoopafdeling, de afdeling die levert en de afdeling creditmanagement. Incoterms kunnen daarbij, mits goed begrepen en goed toegepast, een belangrijke rol spelen."
(*) Het handboek ‘Incoterminologie 2010' van Piet Roos wordt uitgegeven door Fenedex in samenwerking met het Nieuwsblad Transport. Het boek biedt een praktische leidraad voor het gebruik van Incoterms. Kijk voor meer informatie op: www.exporttroubleshooter.nl
Wilt u meer weten over Incoterms 2010? Bezoek dan ook de workshop die Piet Roos geeft op de 7e Credit Expo op 10 november 2011 in het Nieuwegein Business Center.
Bron: www.creditexpo.nl
