In de huidige economische situatie, waarin bedrijven te maken hebben met uitdagingen zoals stijgende inflatie, verstoringen in de toeleveringsketen en een toenemend aantal faillissementen, is het beschermen van de eigen liquiditeit van groot belang. De Order to Cash Monitor 2024 laat zien dat veel bedrijven nog steeds worstelen met een gefragmenteerd Order to Cash (O2C) proces. Dat terwijl een geïntegreerde benadering van het O2C-proces niet alleen de liquiditeit kan verbeteren, maar ook de algehele efficiëntie en klanttevredenheid kan verhogen.
Wat is het order to cash proces?
Het O2C-proces begint wanneer een klant een bestelling plaatst en eindigt wanneer de betaling is ontvangen. Dit proces heeft een grote invloed op de liquiditeit en financiële gezondheid van een organisatie. Hoe langer dit proces duurt, hoe langer een bedrijf moet wachten op zijn geld, terwijl dat geld hard nodig kan zijn voor het betalen van rekeningen, lonen of investeringen in de toekomst. Een korter O2C-proces is dus voordelig voor elk bedrijf.
De gevaren van gefragmenteerde processen
Het O2C-proces bestaat uit verschillende deelprocessen, zoals facturatie, debiteurenbeheer en het verwerken van betalingen. Deze stappen zijn nauw met elkaar verbonden, en inefficiënties in één deelproces kunnen een domino-effect hebben op de rest van het proces.
Uit onderzoek onder meer dan 250 Nederlandse bedrijven blijkt dat de verschillende stappen van het O2C-proces vaak als losse onderdelen worden behandeld, wat kan leiden tot fouten en vertragingen. Fouten in de orderverwerking kunnen bijvoorbeeld leiden tot incorrecte facturen, wat op zijn beurt kan leiden tot betalingsgeschillen en vertragingen in de cashflow.
Voordelen van een geïntegreerde benadering
Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten: Door het O2C-proces als één geheel te beschouwen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat informatie consistent en accuraat is door alle stappen heen, wat de kans op fouten en geschillen vermindert. Uit de Order to Cash Monitor 2024 blijkt dat het gemiddeld 14,7 dagen duurt om een geschil op te lossen, waarbij klanten de betaling meestal uitstellen totdat het geschil is afgehandeld. Het verminderen van geschillen kan de doorlooptijd van het O2C-proces dus met gemiddeld twee weken verkorten.
Snellere doorlooptijden en meer liquiditeit: Een geïntegreerde benadering maakt het mogelijk om knelpunten snel te identificeren en aan te pakken, wat leidt tot kortere doorlooptijden en snellere betalingen. Het onderzoek toont aan dat de gemiddelde doorlooptijd van het O2C-proces in Nederland 51 dagen is. Als bedrijven deze doorlooptijd met bijvoorbeeld 10 dagen kunnen verkorten, kan dit gedurende het jaar miljoenen aan extra liquiditeit opleveren.
Betere samenwerking tussen afdelingen: Wanneer alle betrokken afdelingen samenwerken als één team, verbetert dit de communicatie en samenwerking, wat leidt tot een soepeler en efficiënter proces. Wat verkopers met klanten afspreken over orders en facturen, moet door operationele medewerkers worden nagekomen en door financiële medewerkers worden verwerkt.
Verbeterde klanttevredenheid: Een efficiënt en foutloos O2C-proces zorgt voor een betere klantervaring en -relatie. Wanneer klanten merken dat hun orders snel en zonder problemen worden verwerkt, versterkt dit hun vertrouwen in het bedrijf. Hetzelfde geldt voor foutloze facturen; dit komt professioneler over dan facturen met fouten. Bedrijven die door een langzame betalingsverwerking onterecht betalingsherinneringen of aanmaningen versturen, schaden de klantrelatie.
Monitor het gehele proces
Kortom, het behandelen van het Order to Cash proces als één integraal geheel kan een organisatie veel voordelen opleveren. Automatisering en training van medewerkers kunnen hierbij helpen. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan het gehele O2C-proces en daarmee de cashflow van het bedrijf.
Daarnaast is het belangrijk om KPI’s voor het gehele proces op te stellen en deze regelmatig te monitoren. Momenteel monitort slechts zo’n 7% van de bedrijven het gehele proces, wat betekent dat er nog veel winst te behalen valt.
Meer weten?
Download de Order to Cash Monitor 2024 en ontdek de verborgen kansen van het O2C-proces voor de liquiditeit via: www.diesis.nl/form/o2c-monitor-2024
Bron: Diesis
