Johan Cruijff zei ‘simpel voetballen is moeilijk’.
Als we aan Credit Management denken en we spreken intern over de debiteuren, dan komt er veel naar boven en wordt het complex: Klanten met liquiditeitsproblemen, klanten die onwillig zijn om te betalen, disputen, verkeerd gestelde facturen en misverstanden over betalingscondities. Wat vertel je als Credit Manager intern, en hoe maak je duidelijk waar de schoen wringt? Hoe bereik je je doel: het op de kaart zetten van Credit Management?
Het doel is het verbeteren van het werkkapitaal zonder klanten te verliezen. Om intern je publiek te bereiken met deze boodschap kan het helpen afstand te nemen van de details. Dus de discussie op een meer academisch niveau te voeren. Ik werkte als Credit Manager bij Tata Steel IJmuiden BV (de oude Hoogovens Staalfabrieken). Mijn Commercieel Directeur Freek Schut en ik ontwikkelden samen het 3-T model. Het model hielp ons om helder te communiceren over ons openstaand saldo. We wilden méér communiceren dan alleen betalingsconditie (Terms), achterstanden (Timeliness) en disputen (Tail). Het 3T Model (Terms, Timeliness en Tail) hielp om denkbeelden over te brengen.
Terms
Terms vormt het grootste deel van het saldo: de Betalingsconditie. De betalingsconditie wordt “aan de voorkant” overeengekomen en dat ging alle kanten op. We moesten heldere regels opstellen. We legden een absolute betalingsconditie per land vast. Want in het vuur van de strijd werd de betalingsconditie wel eens als sluitpost gebruikt in onderhandelingen. De verkoper wilde vooral graag verkopen. Maar ook belangrijk was het om te onderstrepen dat we de markt iets bijzonders bieden. Want met een onderscheidend product is het gemakkelijker om een betalingsconditie op te leggen.
Timeliness
Ofwel: wordt er op tijd betaald. Hoe sterker de relatie van de Credit Managers met de klant, hoe vlugger er betaald wordt. Gek genoeg zetten we hier pas de credit management systemen in. Hier gaat het gezegde op “wie het eerst komt, wie het eerst maalt”. Maar betalen is ook een kwestie van gunnen. Als je als credit manager een prettige relatie met je klant hebt, vragen snel adresseert en disputen snel oplost dan krijg je gun-factor. Op tijd betalen heeft veel te maken met de relatie.
Tail
Hier komt de kracht van de interne organisatie en processen tot uiting. Leveren we wat we beloven, klopt kwaliteit, leveren we op tijd, communiceren we bij verkoop helder? Leert je organisatie van gemaakte fouten? Dan zal de Tail kort zijn. Ook op de Tail zetten we zwaar in op systemen. En terecht. Want op een factuur ouder dan 90 dagen moet worden voorzien. En daarom raakt de Tail je ook in je winstgevendheid. Om de organisatie in staat te stellen om te leren van haar fouten, dan moeten disputen geclusterd worden in hoofdredenen. Deze redenen voor disputen worden teruggevoerd de organisatie in die zo kan leren van haar fouten.
Terug naar de weerbarstige praktijk. Het leven van de Credit Manager is lastig. Cruciaal is om de aandacht te krijgen. Hou het eenvoudig en bindt het hoge management aan je zaak. Sta je eenmaal op de kaart, dan is het de kunst om simpel te blijven voetballen!
Wilt u meer weten over het 3t Model? Bezoek dan de presentatie van Vincent van Viersen op de 9e Credit Expo op donderdag 7 november 2013 in het NBC Congrescentrum in Nieuwegein.
Bron: www.creditexpo.nl
