Bijna elke bestuurder kent de verplichting om de jaarrekening van het bedrijf te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Maar wat precies de termijnen zijn en welke gevolgen het te laat deponeren van de jaarcijfers voor hen betekent, is vaak onduidelijk. Door de invoering van de Flex-BV in oktober 2012 is er bovendien het een en ander veranderd. In dit artikel leest u de belangrijkste reglementen over de termijnen en de mogelijke sancties met betrekking tot deponering.
Deponeringstermijnen voor de Flex-BV
Tot voor kort moest een jaarrekening in alle gevallen uiterlijk binnen 11 maanden na afloop van het boekjaar opgemaakt zijn. Voor de opmaak van de jaarrekening door het bestuur geldt namelijk een termijn van 5 maanden na afloop van het boekjaar. De aandeelhoudersvergadering kan het bestuur maximaal nog eens 6 maanden uitstel verlenen bij bijzondere omstandigheden. De opgemaakte jaarrekening moet vervolgens door alle bestuurders worden ondertekend.
Vervolgens moet de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders worden vastgesteld. Grotere bedrijven moeten hun jaarrekening ook nog laten controleren door een accountant. In dat geval kan vaststelling pas geschieden nadat er een accountantsverklaring is afgegeven. De wet schrijft geen termijn voor waarbinnen deze vaststelling plaats moet vinden. Maar wanneer de jaarrekening niet binnen twee maanden na het opmaken (maximaal 11 maanden) is vastgesteld en goedgekeurd, moet de opgemaakte jaarrekening openbaar gemaakt worden door deponering. De totale termijn voor deponering bedraagt daarmee in totaal 13 maanden.
Na vaststelling moet het bestuur de jaarrekening binnen 8 dagen deponeren bij de KvK.
Alle termijnen en acties nog even op een rij:
- 5 maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening zijn opgemaakt door het bestuur.
- 6 maanden uitstel kan maximaal worden verleend door de aandeelhoudersvergadering als er bijzondere omstandigheden zijn. Uitstel hoeft u niet te melden aan de KvK.
- De opgemaakte jaarrekening wordt door alle bestuurders ondertekend.
- 2 maanden heeft het bedrijf om de stukken te laten vaststellen door de aandeelhoudersvergadering.
- 13 maanden is daarmee de uiterlijke termijn om te deponeren bij de KvK.
- 8 dagen na vaststelling moet het bestuur de jaarrekening deponeren bij de KvK.
Deponeringstermijnen na de Flex-BV
De invoering van de Flex-BV per 1 oktober 2012 leidt voor veel vennootschappen tot veranderingen. Er bestaat discussie over de vraag of deze wetgeving tot gevolg heeft dat in sommige gevallen een kortere termijn voor deponering dan de gebruikelijke 13 maanden van toepassing is. In een nieuw wetsartikel is namelijk bepaald dat als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur ook direct geldt als een vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders.
Nieuwe termijn 11 maanden?
Door deze nieuwe bepaling valt het moment van opmaken en vaststelling van de jaarrekening ineens samen. Het gevolg hiervan is dat de termijn voor vaststelling van 2 maanden vervalt en de uiterlijke termijn voor het publiceren van de jaarrekening – mogelijk onbedoeld – is teruggeschroefd. In totaal komt het dus neer op een totaal van 11 maanden + 8 dagen voor deponering , in plaats van 13. En dus eindigt de termijn voor deponering van de jaarrekening over 2013 voor deze BV’s op 8 december 2014.
Het is nog niet bekend of de overschrijding van de termijn ook wordt gezien als onbehoorlijk bestuur, met alle gevolgen van dien. De termijn lijkt immers onbewust te zijn verkort voor BV’s waarin de aandeelhouders tevens de bestuurders zijn. Het is daarom afwachten hoe de rechtspraak en/of de wetgever met deze termijn omgaan.
Risico’s uitsluiten
Om risico’s helemaal uit te sluiten is het is mogelijk om de werking van de nieuwe bepaling uit te sluiten in de statuten. Hierdoor ligt de uiterlijke publicatiedatum voor het boekjaar van 2013 weer op 31 januari 2015. Bij BV’s die al bestonden toen de Flex-BV werd ingevoerd is dat echter niet vaak het geval.
Gevolgen van het niet tijdig deponeren
Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan ernstige gevolgen hebben. Ten eerste is het een economisch delict, dus een strafbaar feit. Dit kan leiden tot een flink geldboete (met een maximum van € 19.500). Ten tweede, voor de praktijk zo mogelijk nog belangrijker, wordt het niet of niet tijdig deponeren van jaarrekeningen in geval van faillissement aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. Dit onbehoorlijk bestuur wordt gezien als een belangrijke oorzaak van het faillissement, met als gevolg dat een bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor het faillissement en dus voor alle schulden van de BV.
Daarnaast zorgt het niet tijdig deponeren van de jaarrekening ook nog eens voor een slechtere credit rating. Hoewel het publiceren van een jaarrekening soms slechts een formaliteit kan lijken, kan het nalaten daarvan dus grote gevolgen met zich brengen. Let daar dus goed op!
Vooralsnog lijkt u uit te kunnen gaan van een termijn van 13 maanden na afloop van het boekjaar. Dat betekent voor het boekjaar 2014 wellicht nog geen zorgen. Maar denk ook aan tijdige publicatie van de jaarrekening van 2013? Dit termijn vervalt op 31 januari 2015.
Bron: Graydon Blog
