Dagelijks zijn debiteurenbeheerders actief om achterstallige vorderingen te incasseren. Telefonisch incasseren is hierbij een middel dat maar al te vaak wordt ingezet. Maar heeft uw debiteurenbeheerder wel de juiste wapens om succesvol te zijn? In dit blog leest u over mijn ervaringen.
Weinig bevoegdheden
Ik kom het te vaak tegen om het te negeren. Debiteurenbeheerders die, in onderhandelingen met de klant, te weinig mogelijkheden hebben om snel te kunnen schakelen. Zeker bij het telefonische benaderen van klanten ontbreekt het veel debiteurenbeheerders aan concrete bevoegdheden om effectief hun werk te doen. En welke onderhandelaar wil nu een onderhandeling instappen zonder te weten welke ruimte hij van zijn opdrachtgever heeft? Toch is het bij debiteurenbeheerders meer uitzondering dan regel!
Met de rug tegen de muur
Het gevolg is dat de leidinggevende of de ondernemer zichzelf met deze aanpak te kort doet, met als gevolg late betalingen, een hoge DSO, of extra (administratie) werk.
Zelfs uw imago wordt beschadigd als uw debiteurenbeheerder geen vuist kan maken. Uw klanten nemen uw debiteurenbeheerder en uw bedrijf niet serieus.
Welke wapens geeft u uw medewerker mee?
Betalingstermijn
Tot hoeveel dagen mag uitstel van betaling gegeven worden? Een dag? Een week? Wat staat u toe en vooral wat niet?
Creditering
Tot welk bedrag mag uw debiteurenbeheerder een creditering direct toezeggen om vandaag een bedrag van € 10.000 euro te incasseren?
Betaalgedrag
Welke betaalgedrag staat u niet meer toe, ook als commerciële belangen op het spel staan?
Inkoopvoorwaarden
Accepteren we altijd de inkoopvoorwaarden van de klant of juist nooit?
Rente, administratiekosten
Tot welk bedrag schelden we rente en kosten kwijt om een betaling te realiseren?
Leveringsstop
Op welk moment zet uw medewerker een leverstop in zonder overleg met de achterban?
Vertrouwen
Zomaar een paar wapens en vragen waarop u samen met uw medewerker een antwoord moet hebben voordat u hem of haar de onderhandelingen in stuurt. Het gaat niet alleen om heldere afspraken, maar ook het hebben van vertrouwen in uw collega’s. Een effectieve debiteurenbeheerder moet uw vertrouwen hebben om een juiste afweging van belangen te kunnen maken. Dat zal in de zakelijke praktijk geen onbeperkt vertrouwen zijn. Vertrouwen verdient nu eenmaal heldere kaders en goede controle achteraf.
Hoe houdt u de controle?
Daarom adviseer ik u uw debiteurenbeheerder te laten rapporteren, maar u ook te adviseren over de inzet van de verschillenden wapens. Welke termijn geeft hij weg? Of welke korting? Een dagelijks of wekelijkse rapportage per wapen geeft snel inzicht en biedt u de mogelijkheid bij te sturen als dat nodig mocht zijn.
Wat zal het resultaat zijn?
Binnen uw credit management beleid zal het resultaat van de juiste wapens voor uw mensen u verbazen. Zoals eerder al opgemerkt zal een lagere DSO, minder achterstalligheid en minder werk het directe gevolg zijn. Maar ook een meer gemotiveerde medewerker en meer tevreden klanten maken het de moeite waarde het vandaag nog aan de orde te stellen.
Noot voor de debiteurenbeheerder: dwing bovenstaande wapens en eigen bewegingsruimte af. Ik ben benieuwd naar uw ervaringen of vragen.
Bron: Graydon Blog
