We schetsen het beeld van een groot bedrijf, medio jaren negentig. Nee, geen verzonnen bedrijf. Integendeel: het was in die jaren de nationale trots.
De onderneming had weliswaar al beschikking over indrukwekkende systemen waarmee ze de maandelijks de facturatie deed. Vanuit alle krochten van de organisatie werden de gegevens aangeleverd waaruit de facturen werden samengesteld en uiteindelijk verstuurd naar de duizenden klanten. De versnippering van de organisatie en de introductie van nieuwe services die Nederland klaar moesten stomen voor het nieuwe tijdperk met iets dat internet heette, zorgde er helaas voor dat de facturen regelmatig fouten bevatten.
Niks aan te doen. De onderneming had een afdeling ‘financieel beheer’ waar twee ietwat stoffige mannen hun best deden om facturen die als foutief retour kwamen, te corrigeren en uiteindelijk met hoekige incassomethoden alsnog binnen te hengelen. Achteraf, altijd achteraf.
De twee mannen kenden de dienstverlening van hun werkgever slechts globaal en werden ook niet in het proces betrokken van productintroductie, klantenacties of anderszins zaken die van belang konden zijn voor het juist factureren. Ergo: rubbish in, rubbish out en bovendien geen enkele controle op de aard van de ‘rubbish’. Er werd ook geen enkele noodzaak gevoeld om dit beter te regelen. Het geld stroomde letterlijk binnen, waarbij een foutmarge van 15 procent op verkeerde facturen al werd ‘ingeboekt’.
Nogmaals. Niet verzonnen. Reguliere praktijk bij topondernemingen medio jaren negentig. Pré-internetbubbel. En toen ging het fout, gierend fout. Sterker: het ging diverse keren fout. Inclusief de – letterlijk – kapitale blunders die uiteindelijke de crisis zouden inluiden.
Inmiddels is er geen bedrijf ter aarde die zich de luxe van 15% foute facturen kan veroorloven. Met vraaguitval die op loer ligt, prijsdruk en steeds kleiner wordende marges op diensten op producten, is het juist van essentieel belang dat je als bedrijf op tijd de uitstaande saldo’s binnenkrijgt. En dat begint met een juiste factuur waarover geen discussie kan bestaan tussen klant en bedrijf. Er mag eenvoudig geen licht zitten tussen ‘wat denkt de klant te hebben gekocht’ en ‘wat denkt een bedrijf te hebben verkocht’.
Om die foutmarge zo gering mogelijk te maken en te houden, is het van belang om credit control en credit managers in een vroeg mogelijk stadium bij het gehele orderproces te betrekken. Dan hebben we het over de verschuiving van credit management naar Order to Cash. Het is een ontwikkeling die al is ingezet: credit managers die vanaf het begin zijn betrokken bij een klantvraag en de invulling daarvan, zodat de factuurgegevens kloppen en het gemakkelijker wordt om deze factuur op tijd te innen.
Dat betekent dat het vak van de credit manager meer en meer zal verschuiven. Bedrijven zullen hun credit managers meer en meer mee moeten nemen in het totale proces van ontwikkeling en levering van producten en diensten. Credit managers zullen meer een baken van kwaliteitsbewaking worden. Uit welke – factureerbare – componenten bestaat de dienst of het product? Welke marges worden hierop gehanteerd?
Hoe zit het met voorfinancieringen en de verwerking daarvan in de prijsstelling? En uiteindelijk: wat gaat de klant daadwerkelijk betalen? Dat is Order to Cash. 2.0.
Suzanne van der Horst is trainer, personal coach en eigenaar van Debtor Business. Debtor Business helpt haar bedrijven aan het verbeteren van hun werkkapitaal d.m.v. vier pilaren: Consultancy – Outsourcing – Training/ opleiding – Factoring. Volg Suzanne ook op twitter.com/Debtorbusiness.
Bron: Debtor Business
