Op 12 februari en 8 april 2009 prijkten er krantenkoppen in de landelijke media die melding maakten van ‘Nieuwe regels elektronisch factureren' respectievelijk ‘Het convenant e-factureren'. Uit de krantenartikelen bleek dat Nederlandse bedrijven vanaf 20 februari 2009 hun elektronische facturen vormvrij kunnen verzenden.
Hiermee heeft Nederland de regels omtrent de echtheidsvereisten die door de Wet op de Omzetbelasting aan elektronische facturen werden gesteld grotendeels losgelaten. Nederland anticipeert met deze wetswijziging op de door de Europese Commissie voorgenomen besluitvorming voor elektronisch factureren binnen de Europese Unie.
e-invoicing en e-billing
Elektronisch factureren of digitaal factureren blijken paraplubegrippen te zijn voor de termen e-invoicing en e-billing. Onder e-invoicing wordt verstaan: ‘het elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klanten (BtB) waaronder begrepen overheidsinstanties (BtG), waarbij de factuur eventueel wordt voorzien van toegevoegde waarde diensten zoals een module voor betaling, klachtenafhandeling, after-sales service, CRM en archivering'.
Onder e-billing wordt hetzelfde verstaan met dien verstande dat het bij deze variant uitsluitend om particuliere klanten gaat (BtC).
Wettelijke factuureisen
De regels rond het elektronisch factureren zijn in Nederland voor het eerst vastgelegd in het ‘Besluit omzetbelasting, administratieve en factureringsverplichtingen' van 19 april 2007 (CPP2007/308M, stcrt. nr. 83). Een excerpt van deze wettekst is opgenomen als bijlage in het boek ‘Elektronisch factureren'. De regels waarnaar bovengenoemde krantenkoppen verwijzen zijn vastgelegd in ‘Besluit omzetbelasting, administratieve en factureringsverplichtingen' van 12 februari 2009 (CPP2009/263M, stcrt. nr. 32).
Al deze wetteksten kunnen worden gedownload van de site: www.minfin.nl.
Inhoud boek
De inhoud van het boek ‘Elektronische facturen' laat zich grosso modo indelen naar vier hoofdstukken: de factuur en de factuurvereisten, het verzenden van elektronische facturen, het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen en tenslotte het archiveren van factuurgegevens.
Factuur en factuurvereisten
Het eerste hoofdstuk geeft de lezer inzicht in het begrippenkader en de functies van de factuur. De factuur heeft vooraleerst een handelsrechtelijke en fiscale bewijsfunctie.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat er vanuit de Wet op de Omzetbelasting specifieke eisen worden gesteld aan de inhoud van de factuur. Bovendien moeten alle lidstaten van de Europese Unie de Europese Richtlijn voor Facturering (die sedert 1 januari 2004 van kracht is) hebben opgenomen in hun nationale wetgeving. Het doel van deze wetgeving is het harmoniseren van de regels voor het opstellen en verzenden van een factuur (gelijksoortigheid facturen) binnen de lidstaten van de Europese Unie.
Door middel van het wetsvoorstel Richtlijn facturering (2003) zijn deze factuureisen door de Nederlandse wetgever verwerkt in de Wet op de Omzetbelasting, de Uitvoeringsbeschikking OB alsmede de AWR. De belangrijkste wetten zijn als bijlage opgenomen in het hier besproken boek. Naast de bewijsfunctie heeft de factuur voorts een signaalfunctie in zowel het order-to-cash als het purchase-to-pay proces.
Voor de ontvangende partij vormt de binnenkomende factuur immers het signaal dat het fiattering- en betaalproces (accounts payable) kan worden gestart. Voor de verzendende partij vormt de uitgaande factuur het signaal om het proces van debiteurenbewaking (accounts receivable) te starten. Tenslotte wordt in het boek kort ingegaan op de laatste functie van de factuur: de communicatie & marketingfunctie.
Het verzenden van elektronische facturen; accounts receivable
Het tweede hoofdstuk geeft een aantal opsommingen van eisen die door de belastingdienst worden gesteld aan het proces van elektronisch factureren en aan het daaruit voortkomende product: de elektronische factuur. Daarnaast worden ook nog een tweetal sets met controlevereisten voor de verzender respectievelijk acceptatievereisten voor de ontvanger gegeven. Uit al deze vereisten blijkt dat controleerbaarheid, authenticiteit, integriteit en track & traceability van de elektronische factuur primeren.
Het hoofdstuk wordt afgesloten met diverse methoden voor elektronisch factureren. Behandeld worden de simpele variant waarbij een factuur elektronisch wordt opgemaakt en deze als attachment per e-mail wordt verzonden, de klassieke EDI (Electronic Data Interchange) varianten en de meer recente XML (eXtensible Markup Language) varianten. Hoe actueel het onderwerp ‘elektronisch factureren' is blijkt met name uit dit hoofdstuk. Inmiddels (medio 2009) is immers gebleken dat de wetgeving een aantal van de in 2007 gestelde vormeisen heeft laten varen. Het is dan ook aanbevelenswaardig de nieuwe wetgeving omtrent de elektronische factuurvereisten te downloaden via: www.minfin.nl
Het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen; accounts payable
Wat geldt voor het proces van de accounts receivable, geldt vice versa niet per definitie voor het proces van de accounts payable. Het terrein van het digitaal verwerken van inkoopfacturen kent immers twee varianten. Ten eerste bestaat er reeds sedert het begin van de jaren '90 van de vorige eeuw de mogelijkheid om van fysieke facturen een digitaal image door middel van een scan te maken. Deze techniek wordt bijna uitsluitend toegepast op binnenkomende facturen.
Het zijn dan ook van oudsher de aanbieders van DIS (Document Informatie Systemen) die deze markt, al dan niet in combinatie met OCR (Optical Character Recognition) en/of WFM (Workflow Management) systemen beheersen. De tweede variant is natuurlijk de geautomatiseerde verwerking van binnenkomende elektronische facturen. Afhankelijk van de methode die de verzendende partij gebruikt zal de ontvangende partij andere acties dienen te ondernemen. Zo zal de ontvangst van een attachment bij de e-mail in welhaast dezelfde acties resulteren als de scan van de fysieke factuur.
Wordt de factuur echter in een EDI, XML of XBRL variant verzonden, dan is het in principe mogelijk dat de ontvangende partij de inkoopfactuur door middel van de auto-reconciliatie functie in de administratieve software geautomatiseerd laat boeken. Deze laatste mogelijkheid vormt onder meer de reden waarom een carrière van de crediteurenbeheerder een kortere lijn dan die van de debiteurenbeheerder vertoont.
De hierboven genoemde mogelijkheden worden in het derde hoofdstuk behandeld binnen het kader van de ketengedachte. Ook nu weer worden er diverse vereisten benoemd waaraan een adequate geautomatiseerde verwerking dient te voldoen. Na de diverse verwerkingsprocessen eindigen de facturen tenslotte in het digitale archief waar het laatste hoofdstuk van het boek summier op ingaat.
Doelgroep
De doelgroep van onderhavig boek is breed. Vooraleerst krijgen administrateurs, controllers en creditmanagers op een toegankelijke manier inzicht in de eisen waaraan de elektronische factuur en het verwerkingsproces dienen te voldoen. Daarnaast worden echter ook enkele ICT en WFM gerelateerde aspecten behandeld. Al bij al vormt dit boekje een eerste oriënterende kennismaking met de digitale factuur. Daarnaast moet de lezer goed bedenken dat het onderwerp de afgelopen jaren een hoge vlucht heeft genomen en dat zowel de technische als wettelijke veranderingen elkaar snel opvolgen.
Het boek ‘Elektronisch factureren, verzenden, verwerken en archiveren' is het 14e deel uit de Praktijkreeks Administratie van Kluwer (PA 14). De PA serie is opgebouwd rond actuele thema`s uit de wereld van administrateurs, controllers en credit managers. Uitgangspunt van de reeks is het bieden van informatie die direct in de dagelijkse praktijk van de administrateur kan worden toegepast. De boeken uit de PA serie worden uitgegeven in pocketformaat.
Tite
l : Elektronisch factureren
Auteur : Friso de Jong
Uitgever : Kluwer, Deventer
ISBN : 978-90-13-04825-4
Prijs : EUR 19,95
Software Guide, praktijkgids voor Credit Managers
De Software Guide, praktijkgids voor Credit Managers is een uitgave van de Vereniging voor Credit Management (VVCM). Zoals de titel aangeeft gaat het hier meer om een vademecum dan een boek. De gids biedt inzicht in de functionele eigenschappen van de bekendste creditmanagement software pakketten die in Nederland verkrijgbaar zijn.
Daarnaast wordt aandacht besteed aan andere pakketten die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor credit managers zoals applicaties voor elektronisch factureren en financiële analyse. Bovendien bevat de Software Guide enkele business cases, best practices en meningen van credit managers uit het veld.
De ‘Software Guide, Praktijkgids voor Credit Managers' is een uitgave van de VVCM, de Nederlandse Vereniging voor Credit Management. De Software Guide is hét overzicht op het gebied van automatisering binnen het credit management in Nederland. De gids is enkel verkrijgbaar via de website: www.vvcm.nl.
Titel : Software Guide, Praktijkgids voor Credit Managers
Uitgever : VVCM, Maarssen
Prijs : EUR 10,- (exclusief verzendkosten en BTW)
Bestellen : www.vvcm.nl
Bron: creditexpo.nl
