Het belangrijkste aandachtspunt bij elektronisch factureren zijn de afspraken over de inhoud van de elektronische factuur.
Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt tussen afzender en ontvanger over de gegevens die in het elektronische factuurbericht komen en hoe deze herkenbaar zijn door het administratiesysteem van de afzender alsook dat van de ontvanger. Handig is dat er inmiddels standaarden op de markt zijn waarin afspraken over de structuur en inhoud van de factuurberichten al grotendeels vastliggen. Zo heeft de overheid vorig jaar gekozen voor UBL 2.0 als standaard om elektronisch facturen te ontvangen en te verwerken.
De verwachting is dat er steeds meer afspraken worden gemaakt op brancheniveau als het gaat om de uitwisseling van elektronische documenten. Met name in de logistieke sector worden orderbevestigingen, pakbonnen en vrachtbrieven al jarenlang elektronisch uitgewisseld. Het is dus zeker geen nieuwe ontwikkeling. In de logistieke sector is het gemeengoed dat bijvoorbeeld vrachtbrieven en exportdocumenten elektronisch worden uitgewisseld tussen exporteurs, transporteurs en bijvoorbeeld de douane. Toen werd (en wordt feitelijk nog steeds) gesproken over EDI-berichten.
Als duidelijk is hoe de inhoud van de elektronische factuurberichten eruit ziet en herkenbaar zijn door het administratiesysteem van zowel de ontvanger als de afzender, is de volgende vraag hoe de factuurberichten worden verzonden. Met andere woorden: hoe kan het administratiesysteem van de afzender praten met het systeem van de ontvanger, zonder tussenkomst van het handmatig opnieuw invoeren van gegevens? Er kan gekozen worden om de gegevens tussen beide administratiesystemen rechtstreeks uit te wisselen. Dat is bijvoorbeeld mogelijk als beide systemen op internet zijn aangesloten en elkaar dus berichten kunnen sturen. Het systeem van de afzender stuurt dan het factuurbericht, waarna het systeem van de ontvanger een retourbericht terugstuurt met melding van ontvangst en informatie over de acceptatie en verdere verwerking van de factuur. Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van de diensten van een billing service provider.
Als er sprake is van veel aanbieders en/of veel afnemers, kan het handig zijn dat het berichtenverkeer wordt gecentraliseerd en op uniforme wijze plaatsvindt. Een aanbieder kan in dit geval de electronische factuur aanbieden aan een billing service provider die zorgt dat de factuur terecht komt bij de ontvanger. Naast de functie van doorgeefluik kan een billing service provider berichten ook omzetten naar de gewenste bestandsformaten.
Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED. Het volledige artikel (PDF) kunt u downloaden via: www.softwarepakket.nl
Bron: Softwarepakket.nl
