Iedereen die een opleiding tot creditmanager of controller heeft gevolgd zal tijdens één van de eerste lessen hebben geleerd dat de term administreren zoveel betekent als:
‘Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten einde informatie te verstrekken ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en voor het afleggen van de verantwoording daarover.’ In deze definitie wordt echter heimelijk voorbij gegaan aan een aspect van de administratieve functie dat in de loop der jaren in de meeste opleidingen naar de achtergrond is verschoven maar in de praktijk sinds het eind van de jaren ‘90 een hot issue vormt: document management ofwel het beheer van gegevensdragers.
Document Management
Document management is gericht op het beheer van zowel fysieke als digitale documenten ter ondersteuning van de management informatie (bestuurlijke, stuur- en verantwoordingsinformatie) die vast ligt in deze documenten. Traditioneel wordt dit document management gezien als de archieffunctie van de organisatie die voornamelijk toeziet op de kwaliteit en de beveiliging van de opslag, de bewaking van bewaartermijnen, de ontsluiting (beschikbaarheid en toegankelijkheid) en de vernietiging van documenten. Deze beperkte zienswijze is achterhaald sinds de automatisering van het workflow management (WFM) en de hierop gebaseerde ontwikkelingen binnen de kantoorautomatisering. Het document management kent anno 2009 naast de gebruikelijke bewaarfunctie ook nog een selectie en logistieke functie.
Documentselectie
Documentselectie omvat het selectieproces van relevante documenten ter bevordering van de (be)sturing van de primaire, ondersteunende en managementprocessen binnen een organisatie. Daarnaast dient deze selectie ook te worden toegepast op al de documenten die uit hoofde van wet- en regelgeving voor bewaring maar ook voor vernietiging in aanmerking komen. Het selectieproces kent een drietal elkaar opeenvolgende stadia:
- informatieselectie: selectie van relevante documenten ten behoeve van het verkrijgen van managementinformatie,
- processelectie: selectie, toewijzing en distributie van de relevante documenten aan werknemers in de diverse primaire, ondersteunende en managementprocessen van de organisatie,
- archiefselectie: selectie van documenten naar soort archief (dynamisch, semistatisch, statisch) of vernietiging aan de hand van wet- en regelgeving.
Logistieke functie
Naast de bewaar- en de selectiefunctie wordt er binnen het document management tenslotte ook nog de logistieke ofwel de workflow functie onderscheiden. Deze functie leidt in de praktijk nog wel eens tot verwarring daar de begrippen logistiek en workflow veelal worden geassocieerd met de besturing van goederenstromen. De logistieke functie van het document management heeft echter geen betrekking op goederenstromen maar op de besturing van de administratieve werkstromen en de daaraan gekoppelde informatiestromen. Deze besturing vindt steeds vaker plaats op basis van digitale documenten. Afhankelijk van de hoeveelheid documenten, het aantal informatiewerkers, de onderscheiden processtappen en de samenstelling van de geleverde dienst, kan een organisatie grote performance verbeteringen realiseren met de implementatie van document management. Sinds de jaren ’70 is er in de Nederlandse economie een omvangrijke verschuiving opgetreden van bedrijven uit de industriële sector naar bedrijven in de commerciële dienstverlening. Het zijn met name de organisaties in deze laatste categorie, de zogenoemde ‘informatiefabrieken’ die het meeste nut ondervinden van document management. Voorbeelden van deze documentaire logistiek waren vanaf het eerste uur te vinden bij de verwerking van grote stromen inkomende en uitgaande facturen. Vandaag de dag kunnen echter ook kleinere workflows zoals de verwerking van betaalbatches op basis van documentaire logistiek plaats vinden.
Audit Trail
Tenslotte gaat er een preventieve werking uit van een adequaat toegepast document management. Met behulp van procedures en normen die in het document management systeem rond de digitale verwerking van documenten kunnen worden aangelegd kan een controlled environment worden gecreëerd als basis voor een betrouwbare audit trail.
Het boek ‘Documenten onder controle’ vormt een perfecte aanvulling op de reeds eerder verschenen delen in de Praktijkreeks Administratie: Elektronisch Factureren (PA14) en Credit Management Software (PA16). De boeken dekken samen de automatisering van de workflow van het order-to-cash traject af.
Titel : Documenten onder controle
Auteur : Geert-Jan van Bussel
Uitgever : Kluwer, Deventer
ISBN : 978-90-13-06267-0
Pagina`s : 127
Prijs : EUR 19,95
Bron: creditexpo.nl
