Het is algemeen bekend: een goede boekhouding is onmisbaar voor elke onderneming. Helaas kan het toch voorkomen dat er foutjes in de boekhouding sluipen. Dit kan een groot effect hebben voor een bedrijf, zoals fiscale gevolgen door onjuiste belastingaangiftes. Deze fouten kunnen leiden tot boetes of resulteren in een belastingcontrole. Bovendien kunnen onjuiste boekhoudkundige gegevens de besluitvorming binnen het management bemoeilijken. Het oplossen van fouten in de boekhouding is dan ook een belangrijke en tijdrovende klus voor finance professionals. Het vereist immers een grondige analyse van financiële gegevens. In deze blog bespreek ik de drie meest voorkomende fouten in de boekhouding en geef ik je tips om ze te vermijden.
1. Ontbrekende documenten
Allereerst komt het regelmatig voor dat finance professionals moeten werken met onvolledige informatie. Dit komt doordat medewerkers belangrijke documenten, zoals facturen en bankafschriften, niet altijd goed archiveren. Stel je voor dat je aan het einde van de maand de balans wilt opmaken, maar er ontbreken een paar belangrijke facturen. Dit zorgt voor vertragingen en fouten in de boekhouding. Ook bonnen die kwijtraken of formulieren die niet volledig zijn ingevuld, kunnen veel problemen veroorzaken.
Daarom moeten bedrijven zorgvuldig omgaan met het bewaren van bonnen en facturen. Als je elke transactie goed bijhoudt, voorkom je fouten. Digitale oplossingen kunnen hier heel handig bij zijn. Met speciale software kun je bijvoorbeeld een bon inscannen en meteen opslaan met een paar klikken. Dit maakt het veel makkelijker om alles goed te documenteren en terug te vinden wanneer je het nodig hebt.
2. Fouten bij het invoeren van financiële data
Daarnaast moeten finance professionals nog regelmatig handmatig financiële data invoeren, wat vaak leidt tot fouten. Denk aan een simpele fout bij het invoeren van getallen: het per ongeluk omwisselen van een cijfer kan een compleet verkeerde balans of een fout in een financieel rapport veroorzaken.
Bovendien is bij handmatig boekhouden de kans groter dat belangrijke deadlines en afspraken worden gemist. Dit betekent niet alleen dat betalingsherinneringen aan klanten en zakenpartners over het hoofd kunnen worden gezien, maar ook dat externe deadlines, zoals die van de Belastingdienst, worden gemist. Dit kan leiden tot hoge boetes, extra administratieve kosten en stress. Zo’n fout kan zelfs de financiële gezondheid van een bedrijf in gevaar brengen.
Om dergelijke fouten te voorkomen, zou het verstandig zijn om een vierogenprincipe te hanteren, maar dat is vaak niet haalbaar. Automatiseringssoftware kan de handmatige invoer overnemen en fungeren als controleur door fouten of afwijkingen te signaleren. Daarnaast helpen digitale hulpmiddelen bij het plannen van betalingen. Doordat alle benodigde documenten digitaal beschikbaar zijn, is het bovendien gemakkelijk om alle informatie in één oogopslag terug te vinden.
3. Gebrek aan duidelijke communicatie
Een ander probleem waar finance professionals tegenaan lopen, is de niet altijd vlekkeloze communicatie met andere afdelingen. Vooral met het management is deze communicatie essentieel. Stel je voor: de finance-afdeling maakt een technisch rapport vol ingewikkelde termen. Het management ziet dit rapport en kan niet gemakkelijk de kern van het verhaal terugvinden, waardoor belangrijke beslissingen vertraging oplopen of verkeerd worden ingeschat.
Het is dus belangrijk dat financiële gegevens niet alleen kloppen, maar ook duidelijk zijn voor iedereen. Dit kan je doen door heldere communicatieprocessen in te voeren. Denk aan regelmatige vergaderingen waarin alles wordt besproken, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Gestandaardiseerde rapporten helpen daar ook bij. Deze rapporten moeten in eenvoudige taal geschreven zijn. Daarnaast kunnen bedrijven digitale oplossingen gebruiken die alle financiële data op één plek verzamelen. Zo kan iedereen, van de boekhouding tot het management, dezelfde informatie zien en gebruiken.
Een toekomstbestendige boekhouding
Het is duidelijk dat een foutloze boekhouding essentieel is voor elk bedrijf. Fouten kunnen niet alleen veel tijd kosten, maar ook serieuze financiële gevolgen hebben. Dus, neem vandaag nog de stap om je boekhoudprocessen te verbeteren. Maak gebruik van technologie om je werk te vereenvoudigen, fouten te vermijden en voor duidelijke communicatie met het management te zorgen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je bedrijf beter functioneert.
Bron: Moss Nederland
