Outsourcing (of in gewoon Nederlands: uitbesteding) van werkzaamheden is populair in het Nederlandse bedrijfsleven. Toch bestaat er nog huivering om ook het debiteurenbeheer uit te besteden. Het gaat dan immers om geld én om klantcontacten die vaak gevoelig liggen – bijvoorbeeld bij betalingsproblemen.
Wat zijn de voors en tegens van het outsourcen van debiteurenbeheer en facturatie? En waar moet u op letten als u uw debiteurenadministratie wel overweegt uit te besteden?
Voordelen outsourcen van debiteurenbeheer
Het outsourcen van uw debiteurenbeheer, debiteurenadministratie en facturatie biedt vele voordelen. Denk aan:
• Meer tijd. U kunt de tijd die u besteedt aan debiteurenbeheer besteden aan ondernemen of andere belangrijke zaken, waardoor u efficiënter en effectiever uw werk doet.
• Financiële flexibiliteit. Als u iemand voor debiteurenbeheer in dienst neemt, zijn dat vaste (personeels)kosten die u altijd kwijt bent. Bij uitbesteding van debiteurenbeheer worden het variabele kosten, omdat u betaalt op basis van de hoeveelheid werk.
• Specialistische kennis. Debiteurenadministratie is een vak apart. Door te kiezen voor uitbesteding aan een specialist, weet u dus zeker dat het zo goed mogelijk gebeurt.
• Eerder uw geld. Professionals in debiteurenbeheer weten hoe ze uw facturen eerder kunnen innen. U krijgt dus eerder uw geld, wat een positieve invloed heeft op uw werkkapitaal.
• Goed excuus. Uw eigen medewerkers zijn misschien voorzichtiger met het verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen, zeker als uw verkopers zelf verantwoordelijk zijn voor het innen van facturen. Bij uitbesteding kunt u de externe partij ‘de schuld geven’ van een streng betalingsbeleid.
Nadelen outsourcen van debiteurenbeheer
Iedere medaille heeft twee kanten – en dus heeft het outsourcen van uw debiteurenbeheer, debiteurenadministratie en facturatie ook nadelen. Denk daarbij aan:
• Afhankelijkheid. Intern kunt u een medewerker vragen ‘even snel’ iets te doen. Extern is dat een stuk lastiger, waardoor uw reactiesnelheid en slagvaardigheid afnemen. Bovendien heeft u minder grip op uw kosten als u met één partner samenwerkt. Verhoogt deze de tarieven, dan zult u deze moeten accepteren (of u krijgt te maken met een soms complexe verhuizing naar een andere leverancier).
• Kennisverlies. Omdat u uw debiteurenbeheer uitbesteedt, hoeft u zich er zelf niet meer in te verdiepen. Ontstaan er nieuwe technologieën, wetten of werkwijzen dan loopt u deze als gevolg daarvan waarschijnlijk mis. Hierdoor verliest u langzaamaan steeds meer grip en kunt u het werk van uw leverancier steeds slechter beoordelen en controleren.
• Minder invloed. Uw klanten zijn goud waard – voor u. Maar wie zegt dat een externe partij net zo zorgvuldig met uw klanten omgaat? U kunt de manier waarop uw klanten benaderd en behandeld worden minder goed beïnvloeden.
En dus: wel of niet doen?
De keuze die u maakt, hangt af van wat u belangrijk vindt. Wilt u flexibel blijven en nergens omkijken naar hebben? Dan is outsourcen een goede optie. Kiest u voor grip? Dan is outsourcen misschien minder voor de hand liggend. Ook kosten spelen een rol: welke werkzaamheden besteedt u uit, wat kost dat op jaarbasis – en kan een eigen medewerker dat wellicht goedkoper? Om tot een weloverwogen besluit te komen, zijn dit enkele punten die u in uw overweging kunt meenemen:
- Welke informatie wilt u in rapportages?
- Hoe vaak heeft u behoefte aan overleg?
- Om hoeveel facturen gaat het per jaar?
- Welke werkzaamheden komen kijken bij uw specifieke debiteurenbeheer?
- Ligt de focus op factureren of op herinneren en aanmanen?
- En wie kan dat dan beter en goedkoper: u, een medewerker of een externe partij?
Meer informatie
Wilt u meer weten over het uitbesteden van debiteurenbeheer en alternatieven voor het innen van facturen, zoals factoring? Lees dan ook dit en dit artikel eens.
Bron: Graydon Blog
