De keuze voor debiteuren software kan behoorlijk wat kopzorgen opleveren: een verkeerde keuze kost niet alleen tijd en energie, maar u moet daarna weer opnieuw beginnen. Hoe maakt u een keuze voor de best geschikte debiteuren software voor uw organisatie? NLBeterBetaald stelde een lijst van 6 vragen op. Het risico dat u een verkeerde keuze voor software maakt, is hiermee een stuk kleiner.
Wat moet de debiteurenbeheer software kunnen?
Wat voor software heeft u in uw organisatie nodig? Waar is behoefte aan? Dat moet het uitgangspunt zijn van wat de software moet kunnen; om geen enkele andere reden zou u software moeten willen selecteren. Kleine bedrijven hebben immers compleet andere behoeften dan middelgrote bedrijven en grote corporates. Kan de software u volledig ondersteunen in het uitvoeren en stroomlijnen van het debiteurenbeheer?
Wat is de return on investment?
Wat levert één euro investering in de software u onderaan de streep op? Goede debiteuren software helpt uw processen te stroomlijnen en levert aan het einde van de maand of het jaar extra geïnde facturen op; facturen die u voorheen als niet-betaalde factuur afboekte.
Koppelt de software aan uw boekhoudpakket, CRM en/of sales software?
Goede software kan niet zonder koppelingen, in ieder geval met de meest gebruikte boekhoudpakketten. De koppelingen voorkomen dubbel, handmatig en dus ook foutgevoelig werk. Het is zonde als blijkt dat u het proces kunt stroomlijnen maar de efficiëntie op dit punt stokt.
Is de data beveiligd en vindt er een back-up van de data plaats?
Veel nieuwe software staat volledig in de cloud. Toch zitten ook hier risico’s aan, zeker als het aankomt op kritische, gevoelige bedrijfsinformatie zoals betalingen. Maakt de leverancier regelmatig back-ups? Veiligheid is een must have met de AVG/GDPR in het achterhoofd. Daarnaast is het Nederlandse MKB zeer interessant voor cybercriminelen. Is de software goed beveiligd? Is de leverancier van de software bijvoorbeeld ISO 27001 gecertificeerd?
Is de debiteuren software makkelijk in gebruik?
Waar elke software beweert dat het uw processen kan verbeteren, is het een andere factor die het daadwerkelijk doet: u en uw mensen. Is de software gebruiksvriendelijk? Kunt u er zonder al te veel training binnen een week mee aan de slag?
Zelfs als software gebruiksvriendelijk is, is het prettig om bij onbeantwoorde vragen contact te kunnen opnemen. Ook telefonisch. Kunt u de leverancier makkelijk bereiken?
Zit u jaren aan de software vast of kunt u eerder – zonder bijkomende kosten – opzeggen?
Kunt u software bijvoorbeeld maandelijks opzeggen, dan kunt u er eerder vanaf zonder al te veel rompslomp. Daarnaast heeft het een positief effect op de kwaliteit van de dienstverlening als u maandelijks kunt opzeggen.
Bron: NLbeterbetaald
