De schaal waarop en de snelheid waarmee de recessie om zich heen grijpt is ongekend. Het aantal klanten met een betalingsachterstand stijgt en de hoogte van de schulden neemt toe. Credit management teams worstelen met de cashflow en de schulden stapelen zich op wat leidt tot toenemende solvabiliteitseisen op een moment dat kapitaal erg duur is.
In een poging de stijgende stroom aan verliezen het hoofd te bieden, krijgen incassomanagers het budget en het mandaat om software te implementeren die de standaard managementprocessen automatiseert en verbetert – en dit snel te doen.
Dientengevolge wenden veel banken, telecom providers en nutsbedrijven zich tot aanbieders van specifieke incassosystemen voor hulp om hun snel verslechterende ‘incasso’ performance te verbeteren.
Deze softwaresystemen zijn ontworpen voor een specifieke markt en op maat gemaakt voor specifieke lokale vereisten en worden ondersteund door een team van incasso-experts die zich uitsluitend bezig houden met incassosoftware systeemimplementaties en best practices op het gebied van creditmanagement.
Maar, naarmate de vraag naar deze gespecialiseerde softwaresystemen toeneemt, groeit onvermijdelijk ook het aantal aanbieders van andere producten met ingebouwde incassofuncties. Dit zijn veelal oplossingen met sterk variërende functionaliteits- en bruikbaarheidsniveaus. In het bijzonder ERP-, Billing- en CRM-leveranciers promoten nu agressief de functionaliteit van hun creditmanagement.
Hoewel historisch gezien incasso noch een kernfocus, noch een competentie van deze aanbieders zijn geweest, worden bestaande incassomodules opportunistisch opnieuw verpakt als een strategisch element van hun aanbod aan totaalsystemen.
Organisaties, langdurig geplaagd door dataconnectivity en onderhoudsproblemen met betrekking tot het beheer van meerdere ongelijkwaardige systemen, worden aangetrokken door de voordelen van een licentie op de incassofunctionaliteit van hun facturatie- en CRM applicatie. Inderdaad kan kiezen voor één aanbieder van een totaal ERP- of CRM-pakket met ook een incassofunctionaliteit ‘erbij’, een aantrekkelijk voorstel lijken.
De echte exploitatiekosten zijn echter vaak gemaskeerd. Omdat alle kosten nauwkeurig worden bekeken, dienen de selectiecriteria van het systeem zich nu, meer dan ooit, te concentreren op de totale exploitatiekosten en het rendement op het geïnvesteerde vermogen van het bedrijf.
Hoofdcriteria keuze incassosoftware
Het kiezen van de juiste software kan een martelgang zijn. Evenals de standaard prijsfunctionaliteit vergelijking, is de evaluatie van talrijke criteria zoals technologieplatform, systeemarchitectuur, service en support en zelfs bedrijfsvisie een integraal deel van de selectieprocedure geworden.
In deze omgeving van stijgende debiteurenverliezen, dient de prioriteit echter gelegd worden bij die gebieden die het meest kosten. Wat betreft het incassosysteem zijn er vier hoofdkenmerken die de grootste impact op de bedrijfsresultaten hebben:
1. Diepte en breedte van de systeemfunctionaliteit
2. Systeemflexibiliteit
3. Snelheid van aanwending
4. Totale exploitatiekosten
Door het zorgvuldig evalueren van alternatieven voor incassosystemen, ontdekken organisaties dat het implementeren van een specifieke oplossing met open interfaces en branche specifieke processen, de debiteurenverliezen beperken en de cashflow versnellen. Dit is een veel betere equivalent van de incassomodule in ERP- of CRM systemen tegen een fractie van het risico en met aanzienlijk lagere totale exploitatiekosten.
Overweegt u om professionele creditmanagementsoftware te gebruiken? Bezoek dan de 5e Credit Expo op 4 november en vergelijk in een dag de belangrijkste pakketten in de Nederlandse markt.
Bron: Sylvester Oranje
