Ook in credit management wordt er naarstig gezocht naar mogelijkheden om processen verder te automatiseren danwel, en dat is wellicht nog veel belangrijker, om beter te presteren en structureel betere resultaten te kunnen behalen.
Risk management
Wanneer men de creditmanagement activiteiten in kaart brengt, dan ziet men al snel dat het tijdig binnenhalen van de uitstaande gelden weliswaar belangrijk is maar dat dit uiteindelijk maar een onderdeel is van een groter geheel. Overige activiteiten, zoals het inwinnen van handelsinformatie, het bepalen van de kredietlimiet, of/en wanneer updates plaats dienen te vinden, of men wel/geen zaken moet doen met een debiteur in een land met een verhoogd risico etc. leken vooralsnog minder geschikt voor een automatisering.
Niets is minder waar. Het centraliseren van activiteiten (het managen van risico’s van meerdere entiteiten), de complexere handel, het zaken doen met meerdere filialen (welke juridisch onafhankelijk kunnen zijn), de grotere doorstroom van de handel (volume), maar ook het alsmaar groter wordende aandachtsgebied (qua landen maar ook in aantallen), noopten het bedrijfsleven ook voor de andere credit management activiteiten naar automatiseringsmogelijkheden te zoeken.
Uiteindelijk zoekt men naar een situatie waarbij men zo efficiënt en effectief mogelijk kan werken met een minimum aan kredietrisico. Een situatie waarbij altijd beschikking is over dossiers voorzien van recente informatie, waarmee debiteuren met het gemiddelde in de industrie/branche kunnen worden vergeleken, waarmee het hele proces kan worden gestroomlijnd, waarmee de risicoacceptatie kan worden overgelaten aan het daartoe geautoriseerde niveau, en waarmee het management van optimale rapportages kan worden voorzien. Het lijkt hier en daar een utopie maar dat is achterhaald.
Mogelijkheden
De snel evoluerende technologische ontwikkelingen heeft automatisering van al deze elementen inmiddels mogelijk gemaakt. Vanwege de grote vraag naar dergelijke automatiseringsmogelijkheden hebben diverse software providers dit als een uitdaging opgepakt en bieden hiertoe additionele modules. Het nadeel is vaak dat erg generieke oplossingen zijn die moeilijk zijn aan te passen aan een bedrijfsspecifieke situatie.
Behoudens de meer algemene spelers hebben zich een enekele specialisten op dit zich sterk ontwikkelende marktsegment begeven. Data Exchange Europe is zo’n speler.
Zij hebben, gedurende een groot aantal jaren, op basis van vragen uit de markt, gewerkt aan het creëren van een dergelijke oplossing. Een toepassing die niet alleen flexibel is, dus modulair en multi-business, maar ook eenvoudig is aan te passen aan de specifieke situatie binnen de onderneming in kwestie. De software is grotendeels ontwikkeld door credit managers zelf, waarbij de praktijk als ‘lead’ is genomen. Het onderhavige pakket is op de markt gebracht onder de naam ‘Cretix’. Feitelijk werden de eerste schreden op dit vlak al ruim 18 jaar geleden gezet, al moest men toen, gezien de destijds geldende techniek, eerder spreken over ‘veredelde tabellen’.
Cretix is tegenwoordig in gebruik bij vijf grootindustriële ondernemingen. Alhoewel men van hetzelfde platform gebruik maakt, heeft eenieder gekozen voor een iets afwijkende, meer specifieke toepassing, een uitvoering die het bedrijf het beste past. Zo gebruikt een van de multinationals de software voor het risicomanagement van al hun activiteiten in Europa en maakt geen gebruik van de landenrisico module terwijl een ander, actief over de gehele wereld, hier wel actief gebruik van maakt. Weer een ander heeft besloten om de software uit te breiden met een workflow zodat zeker gesteld is dat de vastgelegde processtappen worden doorlopen. Waar de een werkt met een directe koppeling met het ERP systeem (downloaden van betalingsgegevens en uploaden van kredietlimieten), doet de andere dat tijdens de nachtverwerking.
Enkele andere vermeldenswaardige zaken zijn dat het systeem de mogelijkheid biedt gemiddelden binnen de eigen debiteuren portefeuille (geheel dan wel ten dele, op industrietak of branche) weer te geven en nieuwe klanten daartegen af te zetten; dat limieten door het systeem kunnen worden ‘verlengd’ (tot een nader aan te geven datum).
Voorts kan het systeem in een eigen VPN omgeving worden geïnstalleerd maar kan desgewenst ook als internet applicatie (SaaS) gebruikt worden.
Voordelen
Hierboven zijn reeds een aantal mogelijkheden van een dergelijke software aangehaald. Om volledig te zijn staan ze hieronder nogmaals op een rijtje:
– Optimaliseren van het risk management proces
– Permanent reduceren van de benodigde resources
– Verbeterde controle van het onderhavige risico
– Risico-analyse (dus alle kengetallen) met of zonder gebruikmaking van een score card
– Automatische vaststelling van kredietlimieten
– Beperking van de tijd die men normaliter benodigd in het incasso traject
– Automatisch downloaden van kredietinformatie van diverse gerenommeerde leveranciers
– Naleven van compliance issues
– Verbeteren inzichtelijkheid, derhalve kennisuitbreiding van kredietrisicobeheer
– Mogelijkheid om marketingactiviteiten te kunnen aansturen.
Alhoewel de voorgenoemde voordelen uiteindelijk zorgen voor een besparing op de directe kosten, is het belangrijk te vermelden dat men tevens een lagere afschrijving op debiteuren behaald alsmede een beperking van de externe handelsinformatiekosten. De investering is aldus snel en blijvend terugverdiend. Daar de software de mogelijkheid geeft om de als ‘kleiner’ of ‘groter’ gekwalificeerde risico’s door het systeem te laten beoordelen en de kredietlimiet te bepalen, kan de credit analist/manager zich meer bezig gaan houden met andere zaken die zijn aandacht behoeven.
Conclusie
De ondernemingen die gebruik maken van de beschreven software behoren allen tot de beste in de klas en dat is niet door de verkopende partij vastgesteld maar door partijen zoals Hackett, Ernst & Young en meer. Deze instituten geven aan dat, wanneer men tegenwoordig bij de besten uit de klas wil horen, men ook dient te investeren in de verdere automatisering van het risk management. In de toekomst zal eenieder dan ook een goede afweging moeten maken of en hoe de hier beschreven software bijdraagt tot verbeterde resultaten. In vergelijking met het verleden zijn er thans veel meer mogelijkheden en is het niet langer uitsluitend iets wat is voorbehouden aan zeer grote bedrijven.
Cretix is te zien de 8e Credit Expo op 14 november 2012. Degenen die niet zo lang willen wachten kunnen zich melden bij Data Exchange Europe via: www.cretix.eu
Over de auteur, William Bastiaan
Naast zijn huidige positie van Director Marketing & Sales bij Data Exchange Europe, is hij een van de grondleggers/bestuursleden van Creditreform China in Shanghai, directeur van 3ACredit (Europa) in Zwitserland en medeoprichter/bestuurslid van ICTF (International Credit & Trade Finance Ass.). In zijn vorige functies was hij o.m. Director Global Markets bij een Amerikaans ‘Receivable Management’ service provider en Global Credit Risk Manager bij een multinational in de chemische industrie. Hij was verder actief als bestuurslid van de VVCM, lid van de ECCA evenals voorzitter en bestuurslid van de FCIB.
Bron: creditexpo.nl
