De belangrijkste reden waarom organisaties falen? Omdat het geld op is. Cash is een cruciaal element voor bedrijfsvoering en kan dan ook al uw aandacht en denkcapaciteit gebruiken. Deze 5 denkfouten over facturen maken bijna alle CFO’s. Welke maakt u? Zo voorkomt u dat u deze meest voorkomende denkfouten zelf maakt.
Denkfout 1: “Lang wachten op een betaling? Dat is nu eenmaal zo in onze sector”
Een betaling in 60 dagen ontvangen kan als normaal voelen als u niet anders heeft meegemaakt of gekend. Zeker als u weet dat in Nederland slechts de helft van de facturen binnen de gestelde factuurtermijn wordt betaald .. dan kan “dat is nu eenmaal zo” de overhand krijgen.
Betaaltermijn verminderen
Lang wachten op betaling hoeft echter geen norm te zijn. Er zijn diverse manieren om de betaaltijd te verminderen. Dat begint met bewust zijn dat het geen norm hoeft te zijn. U heeft meer invloed op het betaalgedrag van uw debiteuren dan u denkt! Lees meer over deze manieren in de inzichten van NLBeterBetaald in onze artikelen.
Denkfout 2: “Pas na de jaarrekening weten we hoe het geld door het bedrijf stroomt”
De jaarrekening is de meest gebruikte financiële cyclus van organisaties. Het geeft een overzicht van de gezondheid van de organisatie. Als periode gebruikt het echter vorig jaar… Waarom gebruikt u geen real-time inzicht in de financiën? Weet u pas na een halfjaar wat de financiële gezondheid van vorig jaar was, dan is het moeilijker te bepalen in welke richting u nú wilt gaan. Ook per kwartaal of per maand de balans opmaken is te kort om snel te anticiperen. Een dagelijks inzicht in de kaspositie, met uitleg van wijzigingen en debiteuren afgezet tegen crediteuren, geeft een veel beter inzicht.
Denkfout 3: “Een debiteur vragen de rekening sneller te betalen heeft geen zin”
U heeft een dienst geleverd en doet er alles aan om de klantrelatie goed te houden. Een debiteur vragen om de rekening sneller te betalen, voelt voor de relatie niet goed. “Dat heeft geen zin.” Totdat u één keer aan een groter bedrijf (of de overheid) vraagt om het wel te doen. Dan blijkt dat ze best sneller willen betalen of de rekening gedeeltelijk vooraf willen betalen. Of kijk het beest in de bek en vraag de klant de betaling te voldoen voorafgaand aan de dienst.
Denkfout 4: “Herinneringen stuur je pas na de vervaldatum van de factuur”
In een standaardproces van betaling zit de herinnering pas ná de vervaldatum. Afhankelijk van uw proces zit de herinnering vlak na de vervaldatum of juist veel later. Heeft u het proces niet of niet efficiënt op orde, dan worden herinneringen vaak vergeten of in bulk verstuurd. Een klant die maanden niets van u heeft gehoord, krijgt voor hem ineens een herinnering en vraagt zich af ‘waar was die factuur voor’?
Veel klanten kunnen een herinnering juist op prijs stellen; er zijn maar weinig bedrijven waar de administratie tiptop in orde is (en ook dan is een factuur vergeten een menselijke fout). Stuurt u de eerste herinnering voor de vervaldatum, dan is de kans groter dat uw debiteur binnen de betaaltermijn betaalt.
Denkfout 5: “Facturen zijn al jaren zo, die hebben we nooit bewust veranderd”
Bij de start van een bedrijf, in de eerste (groei)jaren of bij uitbreiding of vervanging van het financiële team wil het nog wel gebeuren: de template voor een factuur aanpassen. Daarna raakt het in een slop. Door de template doorlopen aan te passen, zorgt u ervoor dat u de klant helpt om sneller te betalen.
Welke manieren zijn er om uw factuurtemplate verbeteren?
Bied meerdere betaalmogelijkheden aan. Houd in de gaten bij welke betaalmogelijkheid u het snelst betaald krijgt en geef deze aan als voorkeursoptie. Wist u dat facturen met een iDEAL-betaallink 3x zo snel betaald worden?
Werp een scherpe blik op het taalgebruik in de factuur en ga uit van een onwetende ontvanger. Communiceer kristalhelder in uw facturen, waardoor debiteuren niet hoeven te raden waar de factuur over gaat en meer bereid zijn om de betaaltermijn te respecteren. Zorg dat essentiële onderdelen – zoals naam, adres, rekening- en btw-nummer, bedrag en betaaltermijn – kloppen en duidelijk zijn. Geeft uw debiteur specificaties voor uw factuur mee, zoals een ordernummer? Check dubbel dat u deze informatie vermeldt, om een langdurig proces van betaling voor te zijn.
Bonus denkfout: “Factureren is geen game”
Factureren is een serieuze en cruciale aangelegenheid voor uw organisatie. Dat wil niet zeggen dat u het niet als een game kunt zien! Mensen zijn van nature fanatiek, waardoor gamification – het toepassen van game-technieken in een niet-game-omgeving – werkt. Voeg een game-element toe met beloning. Kans is groot dat medewerkers zo fanatiek worden dat ze het om de ‘jacht’ te doen is, niet perse om de beloning erna.
Bijvoorbeeld:
- Welk team weet de snelheid van betalen in één jaar het beste te verbeteren? Of weet u met uw team de snelheid te verbeteren?
- Hoeveel herinneringen zijn er nodig om betaald te krijgen? Welk team weet dit het beste te verminderen zonder in te boeten op de betaalsnelheid?
- Hoeveel herinneringen worden er op de juiste tijd na versturen van de factuur daadwerkelijk uitgestuurd? Is het mogelijk de 100% aan te tikken?
Bron: nlbeterbetaald.nl
