De beste poortwachters die u kunnen hoeden voor slecht betalende of zelfs failliete prospects en klanten zijn uw verkopers.
Dit artikel geeft inzicht in de rol die sales en accountmanagers en medewerkers van de verkoop-binnendienst kunnen vervullen in de beoordeling van de kredietwaardigheid van prospects en klanten.
De toegevoegde waarde die deze functies kunnen leveren aan de processen van de creditmanager en hiermee aan de organisatie zijn vooral van preventieve aard. De activiteiten en middelen die hiertoe kunnen worden ingezet worden hier beschreven in de vorm van een blauwdruk (best-practice). Achtereenvolgens komen aan bod: de Credit Policy (strategisch) en de processen en procedures (operationeel).
Credit Policy
Strategie, doelen en doelstellingen definieert u in beleidslijnen. Met betrekking tot uw business kunt u ook een beleidsstuk opstellen m.b.t. de validatie van uw huidige en toekomstige klanten alsmede de hieruit voortkomende bestellingen en geldstromen. Dit stuk staat bekend als de Credit Policy en wordt veelal als zelfstandig stuk opgesteld.
Daarnaast is het mogelijk om de Credit Policy als onderdeel in het Treasury Statuut op te nemen. Met name bij financiële instellingen zal dit laatste het geval zijn. In beide gevallen zal het in de stukken weergegeven beleid op elkaar moeten aansluiten. Zowel het cash-, treasury- als creditmanagement zijn complementair aan elkaar en zien toe op het beheer van het werkkapitaal en de bewaking van de liquiditeit.
Het doel van de Credit Policy is te voorzien in richtlijnen over:
– klantenbeheer in relatie tot het beheer van de debiteurenpositie
– inventariseren en evalueren van risico’s die samenhangen met het verkoopproces;
– beheersen van afgeleide risico’s in relatie tot het verkoopproces en werkkapitaal.
Onderwerpen die in een Credit Policy aan bod komen:
– algemene voorwaarden (AV);
– contouren van het risk assesment (risico inventarisatie & evaluatie van klanten/landen);
– uitgangspunten voor debiteurenfinanciering en verzekering;
– opzet en samenstelling van kredietlimieten;
– opzet en werking van de debiteuren administratie;
– uitgangspunten voor credit control en incasso.
De totstandkoming en handhaving van de Credit Policy valt onder verantwoordelijkheid van het management team. Het zijn met name de Sales manager, de Financieel manager en het hoofd juridische zaken die elk vanuit hun discipline een belangrijke bijdrage aan het stuk kunnen leveren.
Processen en procedures
Onderstaand schema geeft een overzicht van de processen waarmee een credit controller dagelijks kan worden geconfronteerd. Het schema onderscheidt drie soorten processen:
– initiërende processen (processen account- en salesmanagement);
– processen credit management;
– opvolgende processen (administraties, control en financieel verkeer).
Processen en procedures: initiërende processen
Het klinkt in eerste instantie wellicht bevreemdend, maar toch is het de nuchtere waarheid: “zonder klanten(beheer) geen verkopen en zonder verkopen geen debiteuren(beheer)”.
Nu moeten we hieruit overigens niet direct de conclusie trekken dat de creditcontroller de salesmanager zou moeten bedanken voor zijn bestaansrecht. In tegendeel; goede salesmanagers zouden credit controllers voor een deel overbodig moeten maken en het is de taak van de credit controller om de salesmanager hierop te wijzen en de tools hiertoe te verstrekken!
De in het schema weergegeven processen van het account management (prospect- en account management) en van het sales management (offertes, orders en after sales service) zijn belangrijke triggers voor het credit management. Indien deze vijf processen op een adequate wijze worden beheerst, dan zullen er reeds in deze fase een aantal preventieve maatregelen tegen het (potentieel) credit risk van kracht zijn.
Deze preventieve maatregelen dienen te zijn verankerd in de AO-procedures rond de initiërende processen. Een goed account & sales management dient de credit controller immers te voorzien van de juiste informatie om prospects en klanten, hun (buitenlandse) business units, alsmede de door hen geplaatste offerteaanvragen en orders aan een risk assesment (risico inventarisatie en evaluatie) te onderwerpen.
Daarnaast heeft het account en sales management voeling met de markt, en regelmatig contact met klanten, waaruit informatie omtrent trends en ontwikkelingen uit de branche naar boven komen. En hiermee zijn we aan het tweede aspect van de stelling “zonder klanten(beheer) geen verkopen en zonder verkopen geen debiteuren(beheer)” gekomen.
Uit de stelling blijkt duidelijk dat een “klant” niet gelijk is aan een “debiteur”, maar dat het begrip “debiteur” wel onlosmakelijk verbonden is met het begrip “klant” (visa versa gaat de stelling om diverse redenen overigens niet op). En toch; veelal wordt het beheer van klanten en debiteuren òf samengevoegd bij één functie òf op arbitraire wijze verdeeld over diverse functies. Een gedrocht dat bij veel organisaties als gevolg van deze niet strikt gehanteerde scheiding in de boekhouding is geslopen, is de sub-administratie debiteuren die in de loop der tijd is verworden tot “klanten annex debiteurenadministratie”.
Klantenbeheer is prospectief van aard. Uw beste klant is de klant die in de toekomst de toegevoegde waarde van uw producten of diensten blijft waarderen, hierdoor het initiatief tot herhalingsaankopen blijft nemen en .hiervoor conform de AV blijft betalen!
“Debiteuren” is weliswaar een boekhoudkundig begrip, maar het beheer van de debiteuren is evenzo prospectief van aard. Het omvat immers het in de toekomst te verzilveren bedrag aan openstaande vorderingen. Naast de kwaliteit van uw product of dienst is de kans dat uw klant een klant blijft sterk afhankelijk van de wijze waarop u met deze klant/ debiteur communiceert. Bedenk hierbij dat deze consistent dient te zijn en dat ook de AV, de factuur en aanmaningen tot de communicatiekanalen behoren.
Om tenslotte zorg te dragen voor de handhaving van uw Credit Policy dienen de AO-procedures te voorzien in maatstaven voor kengetallen die inzicht geven in de efficiency en effectiviteit van uw sales apparaat. Het is goed om bij de budgetbesprekingen met uw account- en salesmanagers de gewenste normwaarden van deze stuurvariabelen duidelijk te communiceren.
Top-3-Credit-Ratio’s ten behoeve van het accountmanagement
- Laat de bonus van uw salesmanager nooit alleen afhangen van “de omzet”, maar wel van de combinatie van gerealiseerde omzet/ cash in-flow / marge;
- Stel periodiek per accountmanager de witte, grijze en zwarte lijst op (aging list). in vergelijking tot de omvang van de omzet, de omvang van de Credit Ceiling Overruns en de omvang van de Risk Assesment Overruns.
- Houdt van uw klanten de Weighted Average Days of Sales Outstanding (WADSO) bij en vergelijk deze met de witte, grijze en zwarte lijst per accountmanager.
Drs. Jean Gieskens AC CCM QT
Jean Gieskens is bestuurslid van de Stichting NORA, de Nederlandse Orde voor Rating Advisory & Analyses en is als hoofddocent verbonden aan de VVCM. Jean treedt met grote regelmaat op als spreker op congressen en als gastdocent voor diverse universiteiten en hogescholen.
Bron: www.creditexpo.nl
