Highlights
- De Van Marcke Group kiest voor de SOA People Credit Management Suite om de aanmaningsprocedures te verbeteren
- De geïntegreerde Dispute Management tool biedt de gebruikers een gecentraliseerde oplossing die toegang geeft tot alle relevante informatie en documentatie over geschillendossiers
- Geautomatiseerde rapportage maakt het voor AR-teams mogelijk om direct cijfers en analyses te zien over de best presterende klanten, verkopers en hoe snel geschillen worden opgelost
De Van Marcke Group is een familiebedrijf dat in 1929 werd opgericht. Als gespecialiseerde loodgietersgroothandel levert Van Marcke badkamers, wellnessapparatuur, keukens, verwarmingsinstallaties, sanitair en installatiemateriaal en duurzame oplossingen voor warmte en water. Als marktleider in België heeft het nog meer commerciële afzetmarkten in Frankrijk, Luxemburg, Zwitserland, de Verenigde Staten en Malta.
Uitdagingen
Het verkorten van de DSO is cruciaal voor een succesvolle bedrijfsvoering. Eventuele geschillen met betrekking tot klantzaken moeten snel en efficiënt worden aangepakt, zodat u het risico kunt beperken en uw cashflow veilig kunt stellen. Als groothandel met klanten over de hele wereld had de Van Marcke Group geen toegang tot de real-time informatie, die nodig waren om direct te zien welke klanten al waren aangemaand en welke reeds hadden betaald.
Hoewel een groot deel van het bedrijf twee jaar geleden is overgestapt op SAP, was het systeem voor geschillenbeheer niet geïntegreerd en leverde het niet de real-time gegevens die nodig waren om hun credit management te beheren en de DSO effectief in te korten. Om gebruik te maken van rapportages was bovendien BI nodig waarover Van Marcke op dat moment niet beschikte.
Als gevolg daarvan hebben klanten in het verleden wellicht een aanmaningsbrief ontvangen terwijl ze al hadden betaald, wat tot ontevredenheid heeft kunnen leiden. Met deze beperkingen en het ontbreken van een interface heeft het AR-team onderzoek gedaan naar geschikte alternatieven.
“Klanten kunnen terecht boos worden als ze een aanmaningsbrief krijgen terwijl ze al hebben betaald. Door het tijdsverschil tussen het uploaden van de gegevens en het versturen van de brieven liepen we altijd achter”, legt Sabine Stein, SAP Consultant, Van Marcke Group, uit.
Oplossing
Na een gedetailleerde analyse van concurrerende producten werd SOA People’s Credit Management Suite geselecteerd vanwege de kant-en-klare functionaliteit en de volledige integratie met SAP. De Dispute Management module is in eerste instantie uitgerold in het Amerikaanse hoofdkantoor dat 25 winkellocaties in Arizona beheert, en wordt met succes gebruikt in combinatie met Dispute Management.
Vanaf de eerste bedrijfs-workshop ontworpen om de behoeften vast te leggen tot en met de implementatie was het proces snel en efficiënt. De Group heeft de software zelf geïnstalleerd en alle belanghebbenden hebben een ontwerpovereenkomst goedgekeurd om de kwaliteitscontrole en het onderhoud met behulp van het SAP Quality Management programma te waarborgen.
Als een verkoper in het verleden een telefoontje kreeg of een e-mail van een klant over zijn account, werd deze informatie niet automatisch gedeeld met het AR-team. De geïntegreerde SOA People Dispute Management tool is naadloos toegankelijk voor zowel de financiële afdelingen als de verkoopteams en biedt de gebruikers een gecentraliseerde oplossing die hen toegang geeft tot alle benodigde informatie en documentatie over geschillendossiers.
Sabine vervolgt: “De functionaliteit en SAP-integratie waren belangrijke aspecten, en iets wat we niet aantroffen in de onderzochte oplossingen van concurrenten. Bij geschillenbeheer moet je de kloof tussen credit management en verkoopteams dichten; met de Dispute Management module werken ze nu veel nauwer samen”.
Met de gecentraliseerde tool zijn alle taken en interacties in elk dossier zichtbaar en kunnen acties worden toegewezen aan specifieke gebruikers, zodat klantaccounts pro-actiever kunnen worden beheerd. De klantervaring is ook verbeterd omdat ze alleen aanmaningsbrieven krijgen als ze die nodig hebben.
De geautomatiseerde rapportage stelt het AR-team ook in staat om direct cijfers en analyses te zien over de best presterende klanten, verkopers en de reactietijden voor hoe snel geschillen worden opgelost.
Sabine benadrukt: “Gebruikers vinden het erg prettig dat ze zicht hebben op alle geschillen en dat ze inzicht hebben in alle transacties, waardoor ze geschillen met klanten efficiënter en sneller kunnen oplossen. Ik wou dat ik deze tool had gehad toen ik kredietbeheerder was!”
Voordelen
- Van Marcke kan eenvoudig geschillendossiers creëren en alles over dat dossier op één plek vastleggen en delen, waardoor de DSO-tijden worden verkort en de dossiers snel worden afgehandeld
- Gebruikers hebben de gecentraliseerde dashboardoplossing die gemakkelijk te gebruiken is snel opgepakt
- De oplossing is 100% geïntegreerd met SAP en stemt alle afdelingen van de Group af op de kredietbeheerprocessen om de werklast en de administratie te verminderen
- Het is integreert met SAP ECC6 en SAP S/4HANA en dus toekomstbestendig zijn met de voorgenomen overgang van de Group naar nieuwere SAP-technologieën en -processen
Over de SOA People Credit Management Suite
“De SOA People Dispute Management tool geeft ons alles wat we nodig hebben om onze klantaccounts snel en efficiënt te beheren. De klantervaring is zeker verbeterd omdat klanten nu alleen een aanmaningsbrief krijgen als er een verplichting is, maar zeker niet als er geen noodzaak voor is” Sabine Stein, SAP Consultant, Van Marcke Group.
Sabine Stein is ook een van de deelnemers/sprekers van de rondetafelsessie “Optimalisatie van cashflow processen: hoe doe je dat in je ERP systeem?“, die op dinsdag 22 juni van 10:00 tot 11:15 uur plaatsvindt via ZOOM. Wilt u daarbij zijn? Voor aanvullende informatie en kosteloze registratie gaat u naar de eventbrite webpagina.
Bron: Credit Expo / SOA People
