Om woest van te worden: klanten die niet betalen. Maar met boosheid kom je nergens. Met alleen praten of principes trouwens ook niet. Maar met deze vijf tips kom je er wél!
Bij zakendoen is geen plek voor emoties. Leuke klanten zijn een pré en succes kun je samen vieren, maar het blijft werk. En als jouw klant plotseling besluit om afspraken niet na te komen, zitten emoties alleen maar in de weg. Zoals bij Michael van de Werf, een zelfstandige marketingspecialist, met kantoorruimte in hetzelfde pand als een vorderingenloket. Hij wist vaag wat de vorderingenmannen deden en groette ze in het voorbijgaan. Maar op een ochtend afgelopen januari stond hij ineens trillend van woede in hun kantoor. In zijn hand: een geprinte mail.
De joviale Horecaman
Eind 2013 werkte Michael af en toe als freelancer voor een groot horecabedrijf. Bij de jaarlijkse ‘Horecaman van het jaar’-verkiezing in Utrecht, werd de directeur van dit bedrijf verkozen tot Horecaman 2014. Michael rook een marketingkans en ontwikkelde een mooie PR-campagne. De Horecaman was enthousiast en ze tekenden een contract. Opstartkosten 2000 euro en maandelijkse kosten 1000 euro, voor de looptijd van een jaar.
Tot en met juni gaat het goed. De zaken van de Horecaman bloeien en het kan niet op. Michael mag altijd komen eten en drinken. Maar dan komt ineens de klad in het betalen. Vanwege de amicale relatie en prima betalingsgeschiedenis, blijft Michael zijn werk gewoon doen. Tot er 5000 euro openstaat.
Lang verhaal kort
Dan begint de bekende ellende. Michael stuurt facturen, herinneringen en aanmaningen. De Horecaman belooft betaling, gaat met modder gooien en beantwoordt uiteindelijk zijn mails niet meer. Maar dan ineens stuurt hij bericht. Een e-mail op poten, waarin hij dreigt met rechtszaken en hoge kosten. Michael zou de afspraken uit het contract niet na zijn gekomen. Bovendien is Michael niet de enige geadresseerde; in de cc staat het mailadres van een advocaat. Woedend print Michael de mail en vijf minuten later staat hij in het kantoor van het vorderingenloket.
Vijf gouden tips
Elke ondernemer heeft klanten die niet of moeilijk betalen. Wat moet je doen (en vooral laten) in zo’n situatie?
- Blijf zakelijk! Ga niet achter je pc zitten om een boos antwoord te schrijven. Voor je het weet zit je aan 4 kantjes tekst. Dat kost tijd en energie en leidt vaak af van de hoofdzaak, maar belangrijker: je loopt het risico dat je informatie geeft die juridisch tegen je kan worden gebruikt. Hou het to the point; verwijs naar de overeenkomst, mailwisseling, etc. en vermijd emotioneel taalgebruik.
- Bye bye principes. Principes zijn nobel, maar ze kosten ook geld. Als je principieel gaat procederen totdat elk dubbeltje is betaald, leg je er geld op toe.
- Sluitingstermijn van je aanbod. Bied je de klant bij een geschil een coulance-korting, op voorwaarde dat ze snel betalen? Zet er dan bij tot wanneer dit aanbod geldt en vermeld dat daarna de oorspronkelijke hoofdsom weer opeisbaar wordt. Doe je dit niet, dan kan de rechter besluiten dat er een nieuwe overeenkomst is gesloten en het aangeboden, verlaagde bedrag de eindsom is.
- Jaag ze op kosten met de cc. Probeert jouw klant jou te intimideren met de advocaat in cc? Bedenk dan dit: elke mail, brief of bijlage die je stuurt kost jouw klant geld. Want de advocaat gaat jouw correspondentie lezen en brengt die tijd in rekening. Cc-en maar!
- Praten én actie. Als een vordering voor de rechter komt, is er een correspondentietraject aan vooraf gegaan. Geef bij al jouw correspondentie duidelijk aan wat je verlangt (bijv. betaal de factuur volledig binnen 10 dagen) en wat je volgende stap is (bijv. daarna brengen wij de wettelijke rente en incassokosten in rekening). Het is prima – vaak zelfs heel constructief – om de deur open te houden voor een gesprek met de wederpartij, maar zet tegelijkertijd wel het formele incassotraject in gang. Daarmee zorg je ervoor dat je klant niet onnodig tijd blijft kopen om zijn betaling uit te stellen.
Als ondernemer moet je soms vechten voor je centen. Wil je betaald krijgen? Dan staat je maar één ding te doen. Don’t get mad, get even.
Rob de Haan is medeoprichter van Verkoopjevordering.nl. In zijn column beschrijft hij persoonlijke verhalen uit ons land tijdens de crisis. Waargebeurde ondernemersverhalen, waarin mensen en locaties onherkenbaar zijn gemaakt.
