Teunis Nieuwpoort, directielid van Flanderijn deelt zijn praktijkervaringen met Jacques Reijniers, hoogleraar Inkoopmanagement en directievoorzitter van Het NIC. "Aan het eind van de dag is die zogenaamd goedkope partij feitelijk duurder, omdat ze een hoop geld laten liggen." Jacques Reijniers is tevens een van de topsprekers op de 6e Credit Expo op woensdag 17 november 2010 in het Nieuwegein Business Center.
Steeds meer grote organisaties in de private of publieke sector besteden hun incassodiensten aan. Dat levert in praktijk nogal wat frustratie op, want goed aanbesteden is een kunst op zich.
Teunis Nieuwpoort: "Het uitgangspunt van een aanbesteding is dat alle partijen evenveel kans krijgen en uiteindelijk de beste partij aan boord komt. Wij ervaren dat dit uitgangspunt in praktijk vaak niet wordt gerealiseerd. Inkopers hebben namelijk vaak een schrijnend gebrek aan kennis over de incassomaterie en letten toch vooral op de laagste prijs, zonder daar de geleverde prestatie tegenover te zetten."
Jacques Reijniers: "Dat beeld herken ik, al neem ik aan dat je het dan vooral over de publieke sector hebt. Mijn ervaring is dat private opdrachtgevers zakelijker zijn en bij een aanbesteding echt op zoek gaan naar een betrouwbare leverancier die het probleem oplost en een goede ‘return on investment' levert. In de publieke sector ligt dat echter anders, om een aantal redenen."
Teunis Nieuwpoort: "Ik luister."
Jacques Reijniers: "Om te beginnen is de aanbestedingsprocedure in de publieke sector min of meer ‘dichtgemetseld'. Nadat uitvraag is gedaan kan er in feite geen informatie meer worden gevraagd, noch ingebracht. Terwijl die informatie heel wezenlijk kan zijn om een goed aanbod te kunnen doen. Verder zijn overheidsdiensten als de dood dat ze een fout maken, want ze liggen letterlijk onder een vergrootglas. De concurrentie in de markt is namelijk dusdanig dat niet-geselecteerde leveranciers er helaas op uit zijn een gunning onderuit te schoffelen op gemaakte vormfouten. De regelgeving maakt dit mogelijk. Er is dus bovenmatig veel aandacht voor procedures en juristerij, en dat gaat nogal eens ten koste van waar het echt om zou moeten gaan: de beste dienst met eindresultaat tegen de beste prijs inkopen. Daar komt bij dat binnen de overheid de verantwoordelijkheid voor de investeringen doorgaans bij een andere afdeling ligt dan die voor de exploitatie. In die optiek lijkt het logisch dat een inkoper naar de laagste initiële prijs kijkt: dat is het enige waar hij voor verantwoordelijk lijkt. Tot slot is dan natuurlijk de onvoorspelbaarheid van het politieke proces waar je mee te maken hebt en het feit dat de overheid vaak meerdere beleidsdoelstellingen tegelijkertijd probeert te realiseren die soms niet samengaan.
Dan moet het én goedkoper én duurzamer én het sociaal beleid ondersteunen én bedrijfseconomisch rendabel zijn. Ook dat brengt onevenwichtigheid in het selectieproces."
Teunis Nieuwpoort: "Wat ik mis in je opsomming is dat gebrek aan kennis. Wij ervaren regelmatig dat inkopers geen benul hebben van de incassomaterie en met name niet van de tariefstructuren. Dan gaat de voorkeur toch uit naar een goedkopere partij, ook al realiseren die maar een incassoscore van 60%. Terwijl wij door veel extra inspanning te leveren een score van 80% kunnen realiseren, maar natuurlijk daardoor wel iets duurder zijn. Alleen: aan het eind van de dag is die zogenaamd goedkope partij feitelijk duurder, omdat ze een hoop geld laten liggen."
Jacques Reijniers: "Terecht opgemerkt. Dat heeft te maken met de rol van inkoper. Die is in feite aangesteld als ‘sluis' naar de toeleveringsmarkt. Op zich is er met die gedachte niets mis, want een groot deel van het budget van organisaties gaat op aan externe leveranciers. Het probleem is natuurlijk dat niet langer de echte ‘probleemhebber' – in jullie geval zal dat vaak de creditmanager zijn – onderhandelt met de toeleveranciers, maar iemand die niet echt materiedeskundig is. En als die iemand dan ook nog van directiewege wordt afgerekend op het realiseren van 20% aan bezuinigingen en geen fouten in de regelgeving, dan gaat het mis."
Teunis Nieuwpoort: "Waarom vormen de creditmanager en de inkoper dan geen team? Dat zou toch logisch zijn? Dan breng je juiste expertise bij elkaar."
Jacques Reijniers: "Dat zou inderdaad moeten. Maar de vraag is of de creditmanager voldoende invloed heeft op de inkoper bij het opstellen van het bestek of het RFP (Request For Proposal, red.). Hier ligt een grote uitdaging."
Teunis Nieuwpoort: "Moeten er dan niet gewoon betere inkopers komen, mensen met verstand van zaken?" Jacques Reijniers: "Terechte opmerking. De goeden niet te na gesproken – en die zijn er ook – zijn er nog al wat inkopers van de oude stal, die gewend zijn inkoopprocedures te volgen. Dat laatste is sterk aan het veranderen, en daarom worden er vandaag de dag steeds meer eisen aan inkopers gesteld. Kort door de bocht kun je stellen dat ze niet alleen verstand moeten hebben van wat ze inkopen en het resultaat er van voor de organisatie, maar ook kijk moeten hebben op het inkoopproces als zodanig en de belangrijke randaspecten als duurzaamheid en rechtmatigheid. Het gaat steeds minder vaak over potloden of papier, en steeds vaker over complexe diensten waarbij van tevoren niet helemaal valt te voorspellen hoe ze ingevuld moeten worden en hoe lang het duurt om ze in te vullen. Incasso is een dergelijke dienst, althans tenminste ten dele. Daar vallen relatief eenvoudige handelingen onder, maar ook relatief complexe processen …"
Teunis Nieuwpoort: "Wat mij opvalt is dat eigenlijk geen van die inkopers de moeite neemt om eens een paar uur in ons bedrijf te komen kijken. Dan zou hij of zij namelijk al een heleboel te weten kunnen komen over hoe wij de dienst invullen. Gewoon door naar de kwaliteit van onze processen te kijken …" Jacques Reijniers: "Dat is een hele goede suggestie. In ons vak noemen we dat ‘marktconsultatie'. Ten onrechte wordt vaak gesteld dat dit niet kan vanwege de Europese Aanbestedingsregelgeving. Maar, dit vraagt wel een inkoper met competenties die dit kunnen en van een bijdrage van de directie. Maar hier ligt ook een initiërende kans voor de leverancier. Te veel wordt ook een verkeerde prestatie-indicator gehanteerd: ik doe mijn werk goed als ik 20% weet te bezuinigen …"
Teunis Nieuwpoort: "Je noemde net duurzaamheid als één van de belangrijke aspecten van het inkoopproces. Wij merken natuurlijk ook dat daar bij aanbestedingen op wordt gelet. Maar tegelijkertijd blijken dan soms incassopartijen door de selectie te komen omdat ze zogenaamd op ‘no cure, no pay' basis werken. Nu is het een publiek geheim dat partijen die zogenaamd voor niets werken doorgaans enorme kosten doorberekenen aan de debiteur en vrijwel direct inkomensbeslag leggen, zodat ze er toch financieel uitspringen. Als je dan duurzaamheid en de drie P's hoog in het vaandel hebt staan, dan is het in menselijk opzicht weinig duurzaam om voor een dergelijke partij te kiezen. Hoe zie jij dat?"
Jacques Reijniers: "Een begrijpelijke frustratie, die wel deels te maken heeft met die meervoudige doelstellingen die ik al eerder noemde in combinatie met een gebrek aan overzicht over het geheel. Het is om die reden dat vooraf helder moet zijn wat het prioritaire belang is van deze doelstelling ten opzichte van de andere."
Teunis Nieuwpoort: "De analyse is dan wel helder. Zie je ook mogelijkheden dingen op te lossen, te verbeteren?"
Jacques Reijniers: "Als hoogleraar schrijf ik veel, discussieer tijdens colleges met studenten uit de praktijk en spreek ik veel op congressen, en steeds weer benadruk ik de meerwaarde van de leveranciersdialoog en het doen van marktconsultatie. Dit ervaar ik ook in de dagelijkse praktijk. In gewoon Nederlands: ‘Beste inkoper, ga nog vó&o
acute;r dat je überhaupt iets op papier zet éérst eens je oor te luisteren leggen bij de diverse aanbieders en bepaal op basis daarvan je uitvraag. Maar, ga ook in een vroeg stadium als leverancier de aanpak uitleggen aan de creditmanager. Hij is namelijk de functionaris die de vakinhoudelijke input moet leveren aan de inkoper om het eisenpakket te formuleren. Die stap is echt essentieel om op een concurrentiewaardige manier een dienst in te kopen. Wantrouwen brengt ons niet verder, inkoper en leverancier moeten niet met de rug naar elkaar toe staan …"
Teunis Nieuwpoort: "Persoonlijk zie ik dat ook niet zo. Maar zoals gezegd gebeurt het niet vaak dat inkopers bij ons op bezoek komen, omdat ze vaak niet eens inzien dat ze mogelijk een probleem hebben …"
Jacques Reijniers: "Dat is natuurlijk waar: als Het NIC begeleiden wij klanten bij het aanbestedingsproces. Uit het feit dat ze ons inhuren blijkt dan in ieder geval dat de organisatie al zover is dat ze inzien dat ze het niet alleen kunnen – de eerste stap.
Maar terug naar de oplossingen: een tweede verbetering zou kunnen zijn dat je besluit in een aantal stappen tot een definitieve keuze te komen. Daarmee voorkom je dat al direct in het bestek van alles wordt vastgelegd dat eigenlijk niet realistisch is. Dus een soort van preselectie, waarna je met minder partijen een volgende selectieronde ingaat. Bij het aanbesteden van bijvoorbeeld gebouwen gebeurt dat ook."
Teunis Nieuwpoort: "Krijg je dan toch niet al een soort vooringenomenheid? Dan is er toch niet langer sprake van vrije toegang voor iedereen in de markt?
Jacques Reijniers: "Je zult ergens moeten beginnen. Uiteindelijk gaat het om het einddoel: maximaal creditmanagement resultaat. Het is complexe materie en dat zal het ook altijd wel blijven."
Bron: JUIST, uitgave van Flanderijn Gerechtsdeurwaarders & Incasso
