In de afgelopen jaren heeft een toenemend aantal bedrijven moeite met het tijdig voldoen aan hun financiële verplichtingen. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de cashflow en de financiële gezondheid van een bedrijf. Effectief credit management wordt dan ook alsmaar belangrijker.
Bedrijven betalen steeds later
Recent onderzoek door DirectResearch toont aan dat maar liefst 1 op de 5 middelgrote bedrijven en 1 op de 10 grootbedrijven meer facturen te laat betaalt dan op tijd. Bovendien heeft kredietverzekeraar Allianz vastgesteld dat het aantal dagen dat facturen open blijven staan, ook bekend als de Days Sales Outstanding (DSO), in 2023 is gestegen tot 59.
Het fenomeen van late betalingen heeft impact op bedrijven van alle groottes en sectoren. Voor creditmanagers is het daarom van groot belang om proactief te handelen en effectieve strategieën toe te passen om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Maar hoe kun je nu het beste omgaan met klanten die steeds later betalen?
De gevolgen van late betalingen
Late betalingen hebben nadelige gevolgen voor de financiële gezondheid en operationele efficiëntie. Een van de meest schrijnende gevolgen is het ontstaan van liquiditeitsproblemen, waardoor ook de eigen organisatie moeite krijgt met het financieren van belangrijke bedrijfsactiviteiten en met het betalen van lopende rekeningen. Zo ontstaan er betalingsproblemen in de gehele keten: jouw klanten betalen jou te laat, waardoor jij door een tekort aan cash ook weer jouw eigen leveranciers te laat betaalt.
Bovendien kunnen late betalingen leiden tot verhoogde operationele kosten, zoals administratieve lasten en kosten voor het inschakelen van incassobureaus. Daarnaast brengen late betalingen het risico met zich mee dat openstaande facturen uiteindelijk helemaal niet worden betaald, wat kan leiden tot aanzienlijke verliezen voor het bedrijf.
Een gewaarschuwd mens…
Late betalingen kunnen verschillende oorzaken hebben, variërend van financiële moeilijkheden bij klanten tot administratieve inefficiënties binnen het bedrijf. Het is dan ook essentieel om de onderliggende redenen voor late betalingen te begrijpen en bijpassende strategieën te ontwikkelen, want zonder dat inzicht is het vinden van een effectieve aanpak vrijwel onmogelijk.
De eerste stap in het voorkomen van late betalingen is dan ook goed kredietbeheer. Op basis van betrouwbare kredietinformatie en inzage in betaalgedrag van klanten, kun je potentiële risico’s identificeren, zoals klanten die systematisch te laat betalen of die vaker boetes moeten betalen vanwege te late betalingen. Op basis van die informatie kun je onderbouwde besluiten nemen, zoals het aanscherpen van een kredietlimiet of het aanpassen van de betalingsvoorwaarden voor specifieke klanten.
Late betalingen voorkomen
Maar daarmee ben je er nog niet. Om late betalingen te voorkomen, is een proactieve en doelgerichte houding ten opzichte van credit management essentieel. Denk daarbij aan het opstellen van duidelijke en haalbare betalingsvoorwaarden, het continu monitoren van het betalingsgedrag van klanten en het implementeren van geautomatiseerde factureringssystemen.
Bovendien is effectieve communicatie met klanten een absolute must, zowel bij het vaststellen van betalingsvoorwaarden als bij het opvolgen van openstaande facturen. Een klant die haarfijn weet hoe de vork in de steel zit, zal minder snel geneigd zijn om zich onbedoeld schuldig te maken aan wanbetaling. Door een combinatie van verschillende strategieën kun je de kans op late betalingen minimaliseren en de financiële gezondheid van de organisatie beschermen.
Praktische tips voor effectief creditmanagement
- Duidelijke betalingsvoorwaarden opstellen: Zorg ervoor dat facturen overzichtelijk en beknopt zijn en dat de betalingsvoorwaarden nadrukkelijk worden vermeld. Communiceer deze voorwaarden ook duidelijk naar klanten.
- Het monitoren van het betalingsgedrag: Houd regelmatig bij hoe snel klanten hun facturen betalen en identificeer eventuele trends of patronen in het betalingsgedrag.
- Het inzetten van geautomatiseerd debiteurenbeheer: Maak gebruik van debiteurenbeheersoftware om het opvolgen van openstaande facturen te automatiseren en te versnellen, waardoor menselijke fouten worden geminimaliseerd en de efficiëntie wordt verbeterd.
- Proactieve communicatie met klanten: Onderhoud open communicatielijnen met klanten en moedig vroege communicatie aan wanneer er problemen zijn met betalingen. Zo kunnen eventuele geschillen snel worden opgelost voordat ze escaleren.
Een flexibele benadering van creditmanagementstrategieën
Effectief creditmanagement vereist niet alleen het implementeren van strategieën, maar ook het voortdurend evalueren en aanpassen ervan om te blijven voldoen aan veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften. Blijf continu met een kritische blik kijken naar de effectiviteit van je creditmanagementpraktijken en, indien nodig, aanpassingen doorvoeren om te anticiperen op mogelijke risico’s en uitdagingen.
Door flexibel en proactief te blijven, kun je de veerkracht van jouw organisatie vergroten en je beter wapenen tegen late betalingen en andere financiële risico’s. Ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen.
Bron: Diesis
