Op 1 februari 2014 is de geharmoniseerde betaalmarkt in Europa een feit.
De realisatie van deze zogenaamde Single Euro Payment Area (SEPA) raakt de financiële processen en systemen van praktisch alle bedrijven en instellingen. Zo maken de huidige nationale overboeking en incasso plaats voor Europese varianten, verandert het rekeningnummer van alle debiteuren, crediteuren en medewerkers, zijn er meer gegevens nodig in nieuwe formaten voor de aanlevering van betalingen aan de bank en moeten betaalbestanden soms op andere momenten worden aangeleverd. De credit manager dient zich daarnaast bewust te zijn van de effecten die deze veranderingen kunnen hebben op zijn werkveld. Met minder dan twee jaar te gaan, is het van belang tijdig te starten met een project om klaar te zijn voor SEPA. Gebruik hiervoor het volgende stappenplan:
Stap 1 – Stel een plan van aanpak op
Het is verstandig om een projectmanager aan te stellen die de veranderingen en mogelijkheden voor uw bedrijf in kaart brengt. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht. De overgang naar de IBAN als rekeningnummer raakt niet alleen de administratie en systemen, ook moeten formulieren, websites, briefpapier en klantbrieven worden aangepast. Voor bedrijven die in meerdere landen werken zijn er echter ook voordelen. Voor het verrichten van alle eurobetalingen is in principe nog maar één rekening nodig en kunt u het incassoproduct ook grensoverschrijdend gebruiken. Als in kaart is gebracht wat de veranderingen en mogelijkheden zijn voor uw bedrijf, kunt u op basis hiervan een plan van aanpak opstellen om goed en tijdig over te gaan op SEPA. Reserveer hiervoor voldoende capaciteit.
Stap 2 – Bepaal de overgangsdatum
Na 1 februari 2014 kunt u het huidige rekeningnummer en de huidige incasso’s en overschrijvingen niet meer gebruiken. Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden gelden. Steeds meer bedrijven, overheden en particulieren zullen de komende periode IBAN gaan gebruiken. En banken zetten vanaf het eerste kwartaal van 2013 de internetbankieromgeving om naar IBAN. Door klanten ingegeven SEPA betalingen zult u op een andere manier op uw (elektronische) dagafschrift gerapporteerd krijgen. Voor een goed inzicht in alle openstaande posten dient er mogelijk een aanpassing in systemen plaats te vinden. Kies dus een realistische datum maar stel het niet tot het laatste moment uit. Op www.overopIBAN.nl vindt u de IBAN Impact-Check, waarmee u een beeld krijgt van de impact op úw bedrijf en hoeveel tijd de aanpassingen in beslag kunnen nemen. Stel de overgang niet tot het laatste moment uit, want anders kunt u na 1 februari 2014 geen gebruik meer maken van het girale betalingsverkeer.
Stap 3 – Informeer medewerkers, klanten en leveranciers
Breng uw medewerkers, klanten, leveranciers en andere relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. Zo kunt u er zeker van zijn dat zij u tijdig kunnen blijven betalen. U beschikt al over een IBAN, deze kunt u vinden op uw rekeningafschriften en bij het internetbankieren.
Verzamel daarnaast de IBAN’s van uw klanten, medewerkers, leveranciers en relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie. U kunt alle huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN over laten zetten via www.ibanbicservice.nl. Dit is een tijdelijke service die banken bieden tot de overgangsdatum. Banken gaan tevens de adresboeken voor het internetbankieren automatisch omzetten, u wordt door uw bank geïnformeerd over wanneer dit wordt gedaan. Zorg verder dat uw loonstroken, facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere communicatiemiddelen waar uw rekeningnummer op staat, worden aangepast aan IBAN en bouw uw huidige voorraad briefpapier af.
Controleer ook de afspraken rond betalingen met leveranciers en afnemers. Bij overboekingen in SEPA betaalt iedereen namelijk zijn eigen bankkosten. Ook kan een borg van één maand bijvoorbeeld niet meer voldoende zijn gezien de terugboekingstermijn van incasso’s van bijna twee maanden (56 dagen).
Stap 4 – Maak tijdig afspraken met uw bank
Uw bank is het eerste aanspreekpunt voor de overgang naar SEPA, zowel voor algemene informatie rond de Europese betaalproducten als de bankspecifieke systemen, kanalen en aanleverprocedures en -formaten. Om klanten te helpen sturen banken informatie toe, organiseren ze voorlichtingsbijeenkomsten en bieden ze specifieke (telefonische) ondersteuning. Maak daar gebruik van. Maar niet alleen voor informatie moet u bij u bank zijn. Voor bijvoorbeeld het gebruik van de Europese incasso is een nieuw contract nodig.
Stap 5 – Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier
Als u gebruik maakt van software voor uw boekhouding en bedrijfsvoering, dan betekenen het gebruik van IBAN en de nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s dat u een aantal aanpassingen moet doen. Zo zullen alle databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen, omgezet moeten worden naar IBAN. Ook verandert de standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar ISO 20022 XML formaat. De meeste softwarepakketten zullen voor al deze veranderingen een upgrade nodig hebben. De meeste banken bieden ook de mogelijkheid om rekeningrapportage te ontvangen in het nieuwe formaat, vaak naast de bekende MT940. Dit nieuwe formaat bevat meer informatie en kan de automatische reconciliatie sterk verbeteren.
Stap 6 – Bepaal de consequenties voor uw bedrijfsprocessen
De invoering van SEPA beperkt zich niet tot het aanpassen van rekeningnummers en de wijze waarop aan de bank wordt aangeleverd. De nieuwe producten vragen ook om wijzigingen in processen. Dit geldt met name de nieuwe standaarden voor de incasso, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere landen geïncasseerd kan worden. Voor deze incasso gelden andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank. Een eenmalige incasso of eerste van een reeks levert u voortaan vijf dagen voor uitvoeringdatum aan bij de bank. Voor een vervolgincasso is dit twee dagen.
Ook moet u debiteuren twee weken voor de incasso informeren over het bedrag en het moment dat u gaat incasseren. Om te kunnen incasseren zijn additionele gegevens nodig zoals incassant ID (deze ontvangt u van uw bank), het kenmerk van de machtiging (een uniek kenmerk dat u zelf kunt bepalen), de IBAN van de debiteur en de datum van ondertekening van de machtiging. Het machtigingsformulier moet daarop aangepast worden. De huidige machtigingen van uw debiteuren (doorlopende machtigingen algemeen) blijven gewoon geldig. U hoeft hiervoor dus niet om nieuwe machtigingen te vragen.
U kunt ook gebruik blijven maken van eenmalige machtigingen, maar houdt er daarbij rekening mee dat de Europese variant wel de stornotermijn van 56 dagen kent. Gaat u gebruik maken van de zakelijke variant van de Europese incasso, dan zult u nieuwe machtigingen dienen te verkrijgen van de betreffende klanten en tevens deze klanten moeten informeren die machtigingen bij hun eigen bank te administreren.
Meer weten? Bezoek dan ook de sessie “Klaar voor SEPA in 6 stappen” van 11.45 tot 12.30 uur in Zaal 14 tijdens de 8e Credit Expo op woensdag 14 november 2012 in het Nieuwegein Business Center.
Bron: www.creditexpo.nl
